Existuje mnoho dôvodov, prečo spoločnosti začínajú hľadať nový softvér na plánovanie podnikových zdrojov (ERP).
ERP vs. QuickBooks a ďalší účtovný softvér
Mnoho spoločností prerastá svoju základnú úroveň účtovný softvér balíky, ako napríklad QuickBooks alebo Peachtree. Iní zistia, že ich existujúci softvér sa neintegruje s inými softvérovými systémami tretích strán a vytvára potrebu robiť viac práce. Bez ohľadu na dôvod, prvá otázka, ktorú si pravdepodobne položíte pri kúpe nového ERP systému, je „Koľko to bude stáť?
Skryté náklady v cene softvéru
Celkové náklady na vlastníctvo zahŕňajú rôzne náklady, nielen licenčné poplatky za softvér. Whitepaper panelov ERP naznačuje, že implementácia ERP má štyri náklady:
- Poplatky za softvérovú licenciu
- Udržiavacie poplatky
- Hardvér
- Realizačné služby
Iní špecialisti na implementáciu však naznačujú, že tieto náklady sú oveľa vyššie ako náklady uvedené v dokumente ERP. Spoločnosť IQMS, ktorá ponúka softvérové systémy ERP od roku 1989, uviedla vo svojich skúsenostiach s implementáciou ERP množstvo ďalších skrytých nákladov, ktoré by majitelia firiem mali zvážiť. Podľa IQMS,
- Implementácia
- Školenie
- Vývoj pre prispôsobenie
- Redesign procesu
- Údržba
- Upgrady
- podpora
IQMS odporúča, aby ste sa uistili, že váš dodávateľ softvéru zahrnul všetky tieto náklady do svojho návrhu pre vás budete mať primeraný odhad celkových nákladov, ak vám ich ochotne „vyložia na stôl“. pozri.
Podľa toho plánujte náklady na implementáciu
Celkové náklady na implementáciu nebudú nikdy známe, kým nedokončíte svoj projekt, pretože spätný pohľad je 20/20. Takáto retrospektívna analýza vám však pomôže pri hodnotení vášho rozpočtu, ktorý je pripravený pred dokončením implementácie vášho nového ERP systému. Aj keď nikdy nemôžete presne vedieť, aké budú vaše konečné náklady, môžete sa uistiť, že váš rozpočet je aspoň primeraný.
Vo svete podnikania nie je horší pocit ako prekročenie rozpočtu a mnohé projekty sú nadrozpočtové len preto, že sú podrozpočtové. Uistite sa teda, že vykonajte niekoľko jednoduchých kontrol, aby ste zistili, či sú zahrnuté všetky náklady a či sa rozpočtové náklady zdajú primerané.
To vyvoláva otázku: "Čo sú primerané náklady?" Najlepšia rada pochádza od J. Carlton Collins, CPA, ktorý napísal, že „Skutočnosť je taká, že náklady na implementáciu na strednom trhu špičkový účtovný softvérový systém sa bude zvyčajne pohybovať od 1:1 do 2:1 v porovnaní s cenou softvér."
Toto jednoduché pravidlo vám môže pomôcť pri celkových nákladoch. Celkové prekročenie nákladov je zvyčajne oveľa vyššie ako prekročenie primeraného plánovania, prípravy a testovania.
Mali by ste očakávať, že v tejto plánovacej a prípravnej fáze miniete 20 až 25 percent svojich nákladov a Collins uvádza, že len 10 percent nákladov sa vynakladá na skutočnú implementáciu softvéru, zatiaľ čo leví podiel nákladov na implementáciu ERP tvoria školenia náklady.
Je ERP tou najlepšou voľbou pre vašu spoločnosť?
Z toho vyplýva, že musíte vziať do úvahy, že vaše celkové náklady na implementáciu ERP zahŕňajú všetky náklady a to tieto odhady nákladov sú rozumné, ak chcete získať presný obraz o tom, čo budete míňať na svoje nové systému.
Mali by ste tiež venovať primerané zdroje na plánovanie, prípravu, testovanie a školenie, pretože ak nie míňať peniaze v týchto oblastiach, potom pravdepodobne za svoj ERP systém zaplatíte viac, než sa očakávalo implementáciu.
