Dobrovoľníci sú skvelí a dokonca nevyhnutné pre vašu charitu. Ak sa však s dobrovoľníkom niečo pokazí, môže to znamenať zlú správu pre vašu organizáciu.
Napríklad, čo ak má dobrovoľník nehodu, keď s vami slúži? Čo ak dobrovoľník poruší zákon alebo ublíži niekomu inému? Vaša organizácia môže byť zodpovedná.
Tu je päť spôsobov, ako znížiť pravdepodobnosť, že narazíte na problémy so svojimi dobrovoľníkmi. Niektoré z nich sa môžu zdať náročné, ale venujte čas tomu, aby ste ich urobili správne a ochránili tak vašu organizáciu, ako aj vašich dobrovoľníkov.
Vypracujte zásady a postupy pre dobrovoľníctvo
Poraďte sa s právnikom alebo dobrovoľným špecialistom, aby ste sa uistili, že sú primerané. Zásady by mali vysvetľovať dobrovoľnícke povinnosti a riešiť problémy, ako je diskriminácia, obťažovanie a iné potenciálne nezákonné správanie.
Výslovným zákazom zlého správania môže byť vaša organizácia chránená pred zodpovednosťou. Nezabudnite zahrnúť aj ochranu dobrovoľníka pred zneužívaním zo strany organizácie a jej zamestnancov.
Napíšte popisy práce pre všetky dobrovoľnícke pozície
Vyjadrite sa explicitne očakávania pre dobrovoľníka a čo môže a čo nemôže robiť. Uveďte akékoľvek možné riziko pre dobrovoľníka a požiadajte o podpísané oslobodenie od zodpovednosti. Dôkladný a stručný popis práce môže pomôcť ochrániť organizáciu pred zodpovednosťou, ak dobrovoľník prekročí rámec toho, čo je mu dovolené.
Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zahrnúť do popisu práce:
- tvoj účel neziskovej organizácie
- potrebné školenie na túto pozíciu
- povinnosti, ktoré sa od dobrovoľníka očakávajú
- čas potrebný na vykonanie úlohy
- miesto, kde bude dobrovoľník vykonávať prácu
Vyžadujte od každého dobrovoľníka vyplnenie žiadosti
Väčšinou sa to oplatí vyžadovať aplikáciu. Niekedy však pri skupinových projektoch, ktoré zahŕňajú „volanie dobytka“ pre dobrovoľníkov, môžete jednoducho nechať dobrovoľníkov vyplniť vyhlásenie, ktoré zbaví organizáciu zodpovednosti.
Zložitosť aplikácie bude závisieť od pozície. Ak dobrovoľník pracuje so zraniteľnými ľuďmi, ako sú deti alebo starší ľudia, latka by mala byť vyššia. Pre podradné úlohy s malým rizikom pre kohokoľvek by bola vhodná kratšia aplikácia. Dávajte pozor, aby ste mali rôzne aplikácie pre rôzne úlohy. Nemá zmysel odrádzať niektorých dobrovoľníkov dlhou formou, ak to nie je potrebné.
Tu je niekoľko vecí, ktoré treba v prípade potreby zahrnúť do aplikácie:
- Osobné údaje ako adresa, telefónne číslo, emailová adresa, kontaktná osoba v prípade choroby alebo nehody, vodičský preukaz, doklad o poistení osoby atď.
- Kvalifikácia, ak je to potrebné pre danú prácu, ako napríklad špeciálne zručnosti alebo dosiahnuté vzdelanie.
- Referencie, ktoré môžu potvrdiť dobrý charakter alebo pracovnú morálku uchádzača. Referencie môžu pochádzať od člena komunity, inej neziskovej organizácie, v ktorej sa žiadateľ prihlásil ako dobrovoľník, alebo od zamestnávateľa.
- Písomné povolenie na vykonanie previerky, ktoré je nevyhnutné, ak budú dobrovoľníci pracovať s deťmi alebo inými rizikovými skupinami obyvateľstva
- Zrieknutie sa dôvernosti, aby ste mohli zhromažďovať informácie, ktoré potrebujete, a primerane ich zdieľať.
Vykonajte náležitý skríning
Tu buďte opatrní. Skríning je obzvlášť dôležitý pre dobrovoľníkov, ktorí môžu byť v kontakte so zraniteľnými ľuďmi, alebo ktorí musia počas dobrovoľníckej práce šoférovať alebo vykonávať iné druhy nebezpečnej práce.
Podľa jednej štúdie však 31 percent neziskových organizácií dobrovoľnícke skríningy nevykonáva. Neziskové organizácie si často myslia, že môžu sami strážiť svojich dobrovoľníkov a zanedbávajú vykonávanie náležitých previerok. To však môže spôsobiť, že organizácia bude zodpovedná. Myslite na skríning ako na súčasť vašich bezpečnostných postupov a riadenia rizík.
Skríning by mal byť vždy rešpektujúci a v maximálnej možnej miere chrániť súkromie dobrovoľníkov. Pred pokračovaním získajte písomný súhlas na skríning. Z času na čas si tiež preventívne preverte.
Skríning môže byť taký jednoduchý ako osobný pohovor alebo môže zahŕňať:
- kriminálne previerky
- vodičské preukazy a vodičské preukazy
- potvrdenie o poistení
- skríning zdravotného stavu alebo vyžiadanie dokladu o niektorých očkovaniach
- overenie poverení, ako je napríklad osvedčenie o výučbe alebo hodnotenie špeciálnych zručností
Poskytnite vynikajúce školenia a riadenie
Dobrovoľníka nikdy neopúšťajte bez neho primerané školenie. Dobrovoľníci oceňujú, že sú vyškolení, takže vedia, čo a kedy majú robiť. Trénujte v skupinách alebo jeden na jedného. Vypracujte písomné materiály, ktoré si dobrovoľník môže vziať so sebou, a zaškolte sa na svoje špecifické úlohy. Priraďte dobrovoľníka k zamestnancovi na dohľad.
Školenie môže zahŕňať:
- kódexu správania vašej organizácie
- ako konať pri zastupovaní organizácie
- ako identifikovať a nahlásiť zneužitie
- ako zachovať dôvernosť organizácie a ľudí, ktorým slúži
- čo konkrétne od dobrovoľníka očakávate
- ako nahlásiť prípadné problémy
- kto to má na starosti a ako sa k nim dostať
Nakoniec buďte ochotní prepustiť dobrovoľníka, ak porušuje niektoré z pravidiel, je ťažké s ním vychádzať, je nespoľahlivý alebo akýmkoľvek spôsobom uráža. Vypracujte písomný postup pre zamestnancov, ak musia prepustiť dobrovoľníka.
Vždy informujte dobrovoľníka, prečo ho prepúšťate, a potom zdokumentujte prepustenie, rovnako ako v prípade plateného zamestnanca. Mať postup, dodržať ho a zaznamenať akciu vám pomôže, ak sa dobrovoľník rozhodne podať sťažnosť vášmu vrcholovému manažmentu alebo sa vám inak pokúsi ozvať.
Nezabudnite mať pre svojich zamestnancov pravidlá, ktoré upravujú, ako sa správajú k dobrovoľníkom. Opíšte, čo je obťažovanie a ako sa mu vyhnúť. Nastavte postup podávania sťažností, ktorý môžu dobrovoľníci použiť na nahlásenie akéhokoľvek zneužitia.
Dobrovoľníci chcú konať dobro a oceňujú, keď je organizácia pripravená s nimi spolupracovať. Chcú zaviesť dobré politiky a mať riadnu odbornú prípravu a riadenie. Udržiavanie dobrovoľníkov si vyžaduje nielen vďačnosť z vašej strany, ale aj organizovaný prístup, ktorý chráni dobrovoľníkov aj vašu neziskovú organizáciu.
