Každý projekt môže z času na čas profitovať z auditu. Ale nebojte sa, nie je to také strašidelné, ako to znie. Projektový audit je miesto, kde nestranná osoba posúdi váš projekt a poskytne návod, čo by sa dalo urobiť inak, aby sa zlepšili jeho šance na úspech. Tento článok vysvetľuje všetko a prevedie vás prípravou na audit projektu.
Aký formálny je audit projektu
Projektový audit je zvyčajne formálnym cvičením. Neformálny ekvivalent sa bežne nazýva peer review. Tu si kolega prezerá váš projekt a súvisiacu dokumentáciu a dáva vám spätnú väzbu o tom, kde by ste mali stráviť trochu viac času.
Projektové audity sú formálne v tom, že majú zvyčajne definovaný súbor otázok a vykonáva ich niekto, kto takéto veci robí pravidelne.
Kto vykonáva projektové audity
Osoba, ktorá robí audit vášho projektu, môže byť iná projektový manažér (pravdepodobne niekto, kto má veľké skúsenosti s riadením projektov), ale je pravdepodobnejšie, že to bude niekto z projektovej kancelárie, ktorý často vykonáva audity.
Bude to niekto, kto sa môže považovať za nestranného, takže to nebude váš priamy manažér alebo sponzor projektu. Môže to byť dokonca tím ľudí, v závislosti od veľkosti projektu.
Ako sa pripraviť na audit projektu
Prvou a hlavnou vecou, ktorú je potrebné zorganizovať, je mať kópie projektovej dokumentácie, ktoré môže audítor posúdiť. Ak máte a koordinátor projektu, požiadajte ich, aby dali dokopy balík dokumentov (najlepšie elektronických). Všetky svoje informácie by ste mali mať ľahko dostupné, no aj keď tak urobíte, tento krok môže chvíľu trvať. Minimálne sa uistite, že máte plán projektu, denník rizík, denník problémov, rozpočtua harmonogram, ktorý má audítor k dispozícii.
Kto sa musí zapojiť
To závisí od druhu vecí, na ktoré sa chce audítor pozrieť. Vy, ako projektový manažér, s nimi budete musieť stráviť nejaký čas. Očakávajte, že členovia vášho tímu budú tiež povolaní na rozhovor s audítorom.
Majte na pamäti, že čím dlhšie strávia prácou na úlohách súvisiacich s auditom, tým menej času na to majú projektovú prácu, takže možno budete musieť preplánovať niektoré činnosti a počas auditu pracovať pomalšie obdobie.
Ako dlho trvá projektový audit
Na audit projektu nie je stanovené žiadne pevné časové obdobie. Pri veľkých projektoch zistíte, že to trvá oveľa dlhšie. Na malých projektoch by audítor mohol byť hotový v priebehu niekoľkých hodín. Hneď ako budete vedieť, že váš projekt bude predmetom auditu, opýtajte sa svojho audítorského tímu, ako dlho predpokladajú, že jeho práca bude trvať.
Čo hľadá audit
Ak bol audit zvolaný z dôvodu konkrétneho problému, ako je napríklad nesplnenie cieľov kvality, potom očakávajte, že túto oblasť dôkladne preverí. Rutinný audit sa zoširoka zameria na rôzne oblasti projektového manažmentu a výstupy, na ktorých projekt pracuje. Pokryje čas, náklady a kvalitu vášho projektu a zapojenie zainteresovaných strán.
Cieľom auditu je zistiť, či projekt splní svoje ciele alebo nie. Ak sa audítor domnieva, že na základe aktuálnej výkonnosti projekt nedosiahne tieto ciele, predloží odporúčania na opatrenia.
Odporúčania závisia od toho, čo sa nájde
Odporúčania v správe audítora budú závisieť od toho, čo zistil. Očakávajte, že budú pozitívne a formulované spôsobom, ktorý vám umožní ľahko si ich osvojiť. Mali by byť praktické.
V jednom extréme môže audítor odporučiť, aby bol váš projekt uzavretý, aj keď by sa tak stalo iba vtedy, ak by to cítili že od tohto momentu neexistuje žiadna šanca, že akákoľvek projektová práca prinesie akúkoľvek hodnotu pre spoločnosť Organizácia.
Pozrite sa na svoj projektový audit ako na pozitívnu skúsenosť. Mal by vás včas upozorniť na akékoľvek známky toho, že váš projekt má problémy, a je to príležitosť spolupracovať so skúseným projektovým profesionálom. Implementácia ich odporúčaní by mala urobiť vás, váš tím a váš projekt úspešnejšími, a to môže byť len dobré.
