To, čo napíšete v profesionálnej e-mailovej správe, je dôležité a boli by ste prekvapení, ako veľmi záleží na vašom štýle a veľkosti písma pre vášho čitateľa.
Je výhodné vybrať písmo, ktoré je čisté, prehľadné a ľahko čitateľné. Nemusíte sa uspokojiť s predvoleným písmom vo svojom e-mailovom programe. Mali by ste sa držať ďalej od nových písiem, ako sú tie, ktoré vyzerajú ako tučný rukopis alebo kurzíva, v dôsledku čoho môže váš e-mail pôsobiť neprofesionálne.
Tipy na výber štýlu a veľkosti písma e-mailu
Použitie profesionálneho písma je nenápadná voľba, ktorá môže pomôcť vašej správe prejsť. Nižšie uvádzame niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu pri výbere správneho písma:
Výber veľkosti písma
Urobte svoje písmo dostatočne veľké, aby čitateľ nemusel žmurkať, aby správu skonzumoval, ale nie také veľké, aby sa čitateľ musel posúvať, aby dokončil celý e-mail. Podľa toho, aký dlhý je váš text, 10-bodový resp 12-bodové písmo veľkosť je optimálna.
Príjemca má možnosť zmeniť veľkosť písma vo svojej verzii e-mailu, ale nemali by ste ho do toho nútiť.
Štýly písma pre e-mail
Držte sa klasiky. Známe písma ako Arial, Verdana, Calibri a Times New Roman fungujú dobre pre profesionálne e-maily. Možno zistíte, že váš e-mailový program používa jeden z týchto štýlov ako predvolený. Ak nie, budú medzi možnosťami dostupnými v programe.
Rôzne e-mailové programy majú rôzne zobrazenia a nezvyčajné písmo, ktoré dobre funguje vo vašom programe, môže byť ťažko čitateľné alebo môže byť v inom programe zvláštne naformátované.
Vyhnite sa ozdobným fontom, ktoré vyzerajú ako rukopisné alebo skriptové fonty, a akémukoľvek novému fontu, ako je Comic Sans. Môžete to považovať za atraktívne, ale príjemca to môže považovať za neprofesionálne, nečitateľné alebo oboje.
Bez ohľadu na to, aký štýl písma si vyberiete, buďte vo svojich správach konzistentní v štýle aj veľkosti. Prepínanie medzi Arial a Times New Roman alebo medzi veľkosťami písma je pre čitateľov nepríjemné.
Ako vybrať písmo
Bez ohľadu na to, ktorý e-mailový program používate, zvyčajne si môžete vybrať štýl a veľkosť písma pre správu jedným z týchto dvoch spôsobov:
- Po vytvorení novej e-mailovej správy vyberte požadovaný štýl a veľkosť písma z možností dostupných v programe. Štýl a veľkosť písma sa zobrazia okrem iných možností v páse ikon, na ktoré sa dá kliknúť, v hornej alebo dolnej časti poľa e-mailovej správy. Kliknite na ikonu štýlu písma a vyberte si zo zoznamu, ktorý sa zobrazí. Urobte to isté pre veľkosť písma.
- Vytvorte e-mailovú správu a zadajte svoj text. Potom zvýraznite celý text a kliknite na výber štýlu a veľkosti písma.
V tomto páse ikon je veľa ďalších možností a na účely firemného e-mailu ich pravdepodobne budete chcieť všetky ignorovať. Text písaný kurzívou a tučným písmom je zbytočný výkvet v obchodnej komunikácii. Pri hraní s farbami pozadia alebo textu budete vyzerať, že máte príliš veľa času.
Medzery pre správy
Správnym používaním medzier bude vaša e-mailová správa čitateľnejšia. Pridajte riadok medzery za pozdrav, riadok medzi každý odsek a riadky pred a za podpis vašej správy. Toto biele miesto uľahčuje čitateľom absorbovanie textu. Ďalším praktickým spôsobom, ako zaviesť biele miesta a uľahčiť skenovanie a čítanie e-mailov, je použitie odrážok na rozdelenie dlhých odsekov.
Tu je viac informácií o tom, ako umiestniť e-mailovú správu.
Pridanie vášho podpisu
Hoci vo všeobecnosti chcete vo svojom e-maile konzistentne používať jedno písmo, je prijateľné, aby sa váš podpis zobrazoval v inom štýle a veľkosti písma.
Podpisy často obsahujú meno odosielateľa vo väčšom písme a môžu byť aj tučné. Získajte ďalšie rady, ako založiť profesionála emailový podpisvrátane toho, čo zahrnúť do podpisu a čo vynechať.
Pred odoslaním otestujte svoj e-mail
Keď nájdete štýl a veľkosť písma, ktoré podľa vás vyzerajú čisto, korigovať to. Potom si pošlite kópiu a znova ju skontrolujte. Keď ste si istí, že ste vybrali správne, môžete začať používať nové písmo e-mailu.
Skontrolujte viacero zariadení
Pred odoslaním konečnej verzie e-mailu skontrolujte svoju testovaciu správu, aby ste zistili, ako sa číta na telefóne a tablete (ak nejaký máte), ako aj na počítači. Týmto spôsobom budete vedieť, že máte právo na formátovanie podľa toho, akým spôsobom si čitateľ vašu správu prezerá.
