Proces výberu dodávateľa môže byť veľmi komplikovaný a emocionálny podnik, ak neviete, ako k nemu pristupovať od samého začiatku. Tu je šesť krokov, ktoré vám pomôžu vybrať správneho dodávateľa pre vašu firmu. Táto príručka vám ukáže, ako analyzovať vaše obchodné požiadavky, hľadať potenciálnych dodávateľov, viesť tím pri výbere víťazného dodávateľa a poskytnúť vám prehľad o zmluvných rokovaniach. a vyhnúť sa chybám pri vyjednávaní.
Analyzujte obchodné požiadavky
Predtým, ako začnete zbierať údaje alebo vykonávať rozhovory, zostavte tím ľudí, ktorí majú záujem o tento konkrétny proces výberu dodávateľa. Prvou úlohou, ktorú musí tím pre výber dodávateľa splniť, je písomne definovať produkt, materiál alebo službu, pre ktorú hľadáte dodávateľa. Ďalej definujte technické a obchodné požiadavky. Definujte tiež požiadavky dodávateľa. Nakoniec zverejnite svoj dokument v oblastiach relevantných pre tento proces výberu dodávateľov a požiadajte ich o vstup. Nechajte tím analyzovať pripomienky a vytvorte konečný dokument. V súhrne:
- Zostavte hodnotiaci tím
- Definujte produkt, materiál alebo službu
- Definujte technické a obchodné požiadavky
- Definujte požiadavky dodávateľa
- Zverejnite dokument s požiadavkami na schválenie
Vyhľadávanie dodávateľov
Teraz, keď máte dohodu o obchodných požiadavkách a požiadavkách dodávateľa, tím teraz musí začať hľadať možných dodávateľov, ktorí budú schopní dodať materiál, produkt alebo službu. Čím väčší je rozsah procesu výberu dodávateľa, tým viac dodávateľov by ste mali dať na stôl. Samozrejme, nie všetci predajcovia budú spĺňať vaše minimálne požiadavky a tím sa bude musieť rozhodnúť, od ktorých dodávateľov bude hľadať ďalšie informácie. Ďalej napíšte žiadosť o informácie (RFI) a odošlite ju vybraným dodávateľom. Nakoniec vyhodnoťte ich odpovede a vyberte malý počet predajcov, ktorí sa dostanú do „Short List“ a prejdite do ďalšieho kola. V súhrne:
- Zostavte zoznam možných predajcov
- Vyberte dodávateľov, od ktorých chcete požiadať o ďalšie informácie
- Napíšte žiadosť o informácie (RFI)
- Vyhodnoťte odpovede a vytvorte „krátky zoznam“ predajcov
Žiadosť o ponuku (RFP) a žiadosť o cenovú ponuku (RFQ)
Obchodné požiadavky sú definované a máte krátky zoznam dodávateľov, ktorých chcete hodnotiť. Teraz je čas napísať a Žiadosť o návrh alebo Žiadosť o cenovú ponuku. Bez ohľadu na formát, ktorý si vyberiete, vaša RFP alebo RFQ by mala obsahovať nasledujúce časti:
- Podrobnosti o odoslaní
- Úvod a zhrnutie
- Prehľad a pozadie podnikania
- Podrobné špecifikácie
- Predpoklady a obmedzenia
- Podmienky
- Kritériá pre výber
Hodnotenie ponuky a výber dodávateľa
Hlavným cieľom hodnotenie návrhu Fáza výberu dodávateľa je minimalizovať ľudské emócie a politické postavenie, aby sa dospelo k rozhodnutiu, ktoré je v najlepšom záujme spoločnosti. Buďte pri vyšetrovaní dôslední, získajte informácie od všetkých zainteresovaných strán a pomocou nasledujúcej metodológie priveďte tím k jednotnému rozhodnutiu o výbere dodávateľa:
- Vykonajte predbežnú kontrolu všetkých návrhov dodávateľov
- Zaznamenajte obchodné požiadavky a požiadavky dodávateľa
- Každej požiadavke priraďte hodnotu dôležitosti
- Ku každej požiadavke priraďte hodnotu výkonu
- Vypočítajte celkové skóre výkonu
- Vyberte víťazného predajcu
Stratégie vyjednávania zmlúv
Poslednou fázou procesu výberu dodávateľa je vyjednávanie o zmluve stratégie. Pamätajte, že chcete „spolupracovať“ s vaším predajcom a nie „brať ho do čističiek“. Skontrolujte svoje ciele pre vaše vyjednávanie o zmluve a plán vyjednávania tak, že pokryjete nasledujúce položky:
- Uveďte/zoraďte svoje priority spolu s alternatívami
- Zistite rozdiel medzi tým, čo potrebujete a čo chcete
- Poznajte svoj konečný výsledok, aby ste vedeli, kedy odísť
- Definujte akékoľvek časové obmedzenia a benchmarky
- Posúdiť potenciálne záväzky a riziká
- Dôvernosť, zákaz súťaženia, riešenie sporov, zmeny požiadaviek
- Urobte to isté pre svojho predajcu (t. j. prejdite kilometer v jeho topánkach)
Chyby pri vyjednávaní zmluvy
Najmenšia chyba môže zabiť inak produktívny proces vyjednávania zmluvy. Vyhnite sa chybám pri vyjednávaní zmluvy a vyhnite sa ohrozeniu inak produktívneho procesu vyjednávania zmluvy.
