Stretnutia sú nevyhnutnou súčasťou podnikania. Zdieľate informácie, brainstormujete nápady, vytvárate riešenia a vytvárate procesy a systémy. Problém je, že mnohé z týchto stretnutí sú bolestivo nudné, čo znamená, že ľudia, ktorí sa zúčastňujú, majú vyladené mozgy.
Ak ľudia nie sú sústredení a nevenujú pozornosť, stretnutie stráca čas všetkých. Urobte z nudných stretnutí vzrušujúcejšie (aby niečo dokázali) pomocou týchto piatich praktických tipov:
Zakázať smartfóny
Ľudia budú trvať na tom, že musia mať svoje telefóny – koniec koncov, môže dôjsť k núdzovej situácii. Počas vášho štvrťročného plánovacieho stretnutia by sa mohol skončiť svet, ale je to nepravdepodobné.
Technológia vám umožňuje sústrediť sa na to, čo nie je pred vami – na stretnutie. Ak by sa ľudia stretli zoči-voči tým, s ktorými si písali počas vášho stretnutia, písali by niekomu inému. Telefóny zostávajú na stoloch.
Bez telefónu sa počas stretnutia dejú dve veci. Ste nútení zostať v prítomnosti a prestávky trávite komunikáciou s ostatnými účastníkmi. Stretnutia sú zaujímavejšie, keď sa rozprávate s kolegami a spoznávate ich. Prekážkou v tom sú telefóny.
Pripraviť, pripraviť, pripraviť
Nudné, únavné stretnutia sa vyskytujú, keď vedúci alebo moderátor príde neskoro, nemá program a má ho. Dobre pripravené stretnutie môže byť fascinujúce a pútavé. Keď má líder plán a účel, stretnutie bude zaujímavejšie. Keď neexistuje smer alebo cieľ, stretnutie nebude zaujímavé.
Ďalšou časťou prípravy je zlepšenie vašich zručností. Boli ste na stretnutiach, ktoré boli produktívne a interaktívne a vďaka ktorým ste mali pocit, že by ste mohli ísť ďalej a dosiahnuť veľké veci. A zúčastnili ste sa stretnutí, kde ste si celkom istí, že keby ste zaspali, nikomu by ste nechýbali a nič dôležité by ste nezmeškali. Rozdiel je v osobe, ktorá vedie stretnutie.
Ak sú vaše stretnutia nudné, pozrite sa do zrkadla. Nájdite spôsob, ako sa zlepšiť. Zúčastnite sa hodiny (vaše HR oddelenie vám môže pomôcť s návrhmi) a požiadajte o spätnú väzbu a mentoring od spolupracovníka, ktorého zručnosti pri stretnutiach obdivujete. Ak o to požiadate, je k dispozícii veľa pomoci a väčšina z nich je bezplatná.
Všetci sa zúčastňujú
Ak účasť nie je nevyhnutná, celý problém môžete vyriešiť e-mailom. Je zriedkavé, že potrebujete priviesť skupinu na sprostredkovanie informácií. Témy ako hromadné prepúšťanie alebo kompletná reštrukturalizácia firmy sú výnimkou a najlepšie ich rieši manažér, ktorý sa rozpráva s každým. V opačnom prípade by stretnutia mali byť interaktívne.
Na brainstormingu by mal hovoriť každý. Ak sa niekto neozýva, požiadajte túto osobu, aby prispela. Introverti môžu byť nepohodlní, takže to urobte bez tlaku, ako je to len možné. Vaša kultúra stretnutí musí zabezpečiť, aby boli zahrnuté nápady všetkých a účastníci by o tom mali vedieť vopred, aby neboli prekvapení.
Či už ide o plánovacie stretnutie, stretnutie na stanovenie cieľov alebo dokonca stretnutie so štvrťročnou správou, vždy si nechajte čas na otázky a pripomienky.
Nenechajte žiadnu osobu dominovať
Ak vediete stretnutie, môžete hovoriť viac ako ostatní, ale nedovoľte, aby v konverzácii dominovala jedna osoba. To je vzorec pre nudné stretnutie. Presmerujte komentáre a zavolajte ľudí s odbornými znalosťami v danej oblasti, aby odradili nutkavého rečníka.
Ľudia, ktorí si nájdu čas na stretnutie a prinesú svoje znalosti a skúsenosti, si zaslúžia šancu vystúpiť a podeliť sa o svoje názory. Ako vodca sa môžete naučiť kontrolovať správanie, ktoré podkopáva stretnutie.
Tu je spôsob, ako zdvorilo zastaviť zamestnankyňu – nazvime ju Jane – keď dokončí svoj štvrtý komentár a začne sa venovať piatemu: „Ďakujem, Jane, poznáme vašu pozíciu. Chcel by som počuť, čo hovorí Karen. A Jim a Bob ešte nemali príležitosť prehovoriť."
Niekedy sa budete musieť pred stretnutím porozprávať s Janes z vašej kancelárie, aby ste im pripomenuli bod príchodu spoločne ako skupina znamená zdieľať nápady so všetkými, a ak budú dominovať, stretnutie nebude také úspešné. Diskusia o tomto správaní bezprostredne po stretnutí tiež funguje dobre, pretože budete mať k dispozícii nové príklady.
Vytvárajte použiteľné položky
Zaujímavé a vzrušujúce stretnutie sa končí vecami, ktoré ľudia môžu a mali by robiť, buď na presadzovanie svojich individuálnych cieľov, cieľov spoločnosti, alebo v ideálnom prípade oboch. Ak ľudia neodídu s vedomím, aké budú ich ďalšie kroky, stretnutie zlyhalo.
Zabudujte nadväzujúce kroky na zodpovednosť. Môže sa to uskutočniť na druhom stretnutí alebo individuálne, ale musí sa to stať. Ľudia sa naladia, ak budú vedieť, že akčné predmety sú len na parádu.
Urobte týchto päť zmien a nudné stretnutia budú vzrušujúcejšie a produktívnejšie. Keď ľudia zažívajú zaujímavé a produktívne stretnutia, profituje z toho celá organizácia.
