Ak ste si niekedy objednávali produkt alebo spotrebný materiál pre svoju maloobchodnú predajňu, možno ste dostali otázku, či máte číslo objednávky. Objednávka (PO) je písomná kúpna zmluva medzi kupujúcim a predávajúcim, ktorá podrobne uvádza presný tovar alebo služby, ktoré majú byť poskytnuté od jedného predajcu. Bude špecifikovať platobné podmienky, dátumy dodania, identifikáciu položky, množstvá, prepravné podmienky a všetky ostatné povinnosti a podmienky.
Objednávky sú vo všeobecnosti predtlačené, očíslované dokumenty generované systémom finančného riadenia predajcu. Inými slovami, ak používate účtovný softvér napr QuickBooks, keď si objednáte produkty od predajcu, vytvorí vám objednávku v systéme. Účelom PO je vytvoriť sledovateľný dokument vo vašom účtovníctve alebo systéme POS, ktorý sa dá použiť na všetky druhy výhodných spôsobov vedenia vášho podnikania.
Ako fungujú objednávky so systémom zásob
- Objednávka informuje váš inventárny systém o tom, čo máte na objednávke. Ak používate open-to-buy systém, vie už neobjednávať žiadny produkt, pretože už sú nejaké objednané.
- Môže stanoviť špecifiká nákupu s predajcom. Napríklad evidentne obsahuje množstvá každého produktu, ktorý si objednávate, no taktiež podrobne popisuje spôsob platby, za akých podmienok budete za produkty platiť (vrátane zoznamka) a spôsob, akým chcete produkty doručiť do vášho obchodu.
- Mnohí predajcovia majú nastavený alebo predvolený systém, ktorý používajú na fakturáciu a prepravu. Takže bez akýchkoľvek pokynov sa napríklad pri odosielaní k vám nastavia na zem UPS. Možno to však budete potrebovať rýchlejšie a PO vám to môže oznámiť.
- PO je dokument zodpovednosti pre všetky strany. Pri objednávaní je veľmi ľahké urobiť chybu. Ale keď je všetko v písomnej forme, je ťažké argumentovať. Pamätám si veľakrát, keď mi predajca nesprávne vyúčtoval a vyfakturoval, ale moja objednávka bola zálohovaná a bola vrátená alebo opravená.
- Jeden príklad toho, dostal som faktúru na 300 krabice krému na topánky, keď som si objednal 300 kusov. V krabici je 100 kusov, takže si viete predstaviť, o koľko bola faktúra vyššia ako mala byť.
- Keď tovar dorazí od predajcu, môžete ho skontrolovať podľa objednávky a uistiť sa, že zásielka je správna.
- Nakoniec umožňuje zapojiť všetkých vašich zamestnancov. Jeden zamestnanec môže napríklad objednávať a druhý prijímať.
Jednou z ďalších výhod nákupných objednávok je vaša bonita. Banky sa často pozerajú na vaše PO, aby zistili, či ste solventný. Spoľahlivý proces nákupnej objednávky vám môže pomôcť získať schválenie. Chudobný spôsobí, že nedostanete pôžičku. Dá sa použiť aj na úver u predajcu. Niektorí predajcovia môžu napríklad vyžadovať, aby ste pri objednávke zaplatili v hotovosti. Po období, keď s vami obchodujete, vám môžu povoliť, aby ste predložili PO v porovnaní s kreditnou kartou. To je obrovské pri spravovaní vášho cash flow.
PO sú bežnou praxou v maloobchode. A každý POS alebo účtovný softvér, ktorý si môžete nainštalovať do svojho obchodu, bude mať pre vás komponent PO.
