Event management a plánovanie akcie sú často zameniteľné, aj keď sú to dve veľmi odlišné veci. Jednoducho, plánovanie a riadenie nie je to isté. Aj keď sa súbory zručností týchto dvoch funkcií prekrývajú, ide o dve odlišné funkcie. Vytvára problémy tým, ktorí jednajú s klientmi, ktorí si mylne myslia, že potrebujú manažéra udalostí, keď potrebujú plánovač udalostí. A pre tých klientov, ktorí majú dojem, že všetci event manažéri riešia aj plánovanie eventov. Poďme teda objasniť zmätok, pretože je dôležité, aby ste vy a vaši klienti mali rovnaké pochopenie.
Čo je v názve?
Odvetvie plánovania udalostí je hostiteľom mnohých pracovných názvov a popisov práce. Plánovač udalostí, plánovač stretnutí, koordinátor udalostí, plánovač konferencií a manažér udalostí, aby sme vymenovali len niektoré. Zdá sa, že zoznam je nekonečný. S rastom odvetvia rastie aj zoznam pracovných funkcií.
Zatiaľ čo rast pracovných miest je vždy dobrá vec, rozsah funkcií plánovania udalostí a názvov pracovných miest v oblasti správy udalostí môže byť pre nich mätúce.
Plánovanie akcie
Začnime s plánovanie akcie. Tu je kľúčové operatívne slovo plánovanie. Všetky udalosti – od svadobných obradov cez narodeninové oslavy až po veľké firemné stretnutia – začínajú nejakým plánom. Počiatočné diskusie s klientmi týkajúce sa nápadov na udalosti, tém, požadovaných dátumov a rozpočtových pokynov sú súčasťou procesu plánovania udalosti.
Plánovanie udalostí začína na začiatku, od úplných raných štádií konceptu a pokračuje až do skutočnej udalosti. A úprimne, niekoľko týždňov po udalosti, keď plánovači udalostí zabalia podrobnosti a vybavia následné položky. Plánovanie udalosti zahŕňa úzku spoluprácu s klientom pri navrhovaní udalosti, ktorá odráža klientovu víziu stretnutia a spĺňa cieľ udalosti. Klienti, ktorí si najmú plánovač udalostí najať niekoho, kto naplánuje všetky aspekty udalosti vrátane súvisiacich podrobností a akčných položiek a dohliadne na udalosť až do jej dokončenia.
Povinnosti plánovania udalostí môžu zahŕňať, ale nie sú obmedzené na:
- Výber celkovej témy udalosti
- Vypracovanie rozpočtu
- Výber miesta konania
- Vyjednávanie hotelových zmlúv
- Najímanie externých predajcov
- Plánovanie jedálneho lístka
- Prenájom cateringu
- Zabezpečovanie hosťujúcich rečníkov alebo zábavy
- Koordinácia dopravy
- Výber farebnej schémy
- Rozvíjanie pozvánok
Plánovanie udalosti je všetko, čo súvisí s prípravou udalosti. Táto funkcia spadá pod väčšiu záštitu manažmentu udalostí.
Event Management
Každý typ udalosti sa skladá z mnohých častí, ktoré do seba zapadajú ako kúsky skladačky. Všetky tieto časti sa nakoniec spoja a vytvoria udalosť. Pri úspešných udalostiach sa všetky tieto súvisiace časti spájajú v správnom čase a na správnom mieste, hladko, efektívne a podľa plánu. Tento proces sa nazýva správa udalostí. Je to zjednodušene povedané projektový manažment samotného podujatia.
Manažment podujatí zahŕňa vytváranie, koordináciu a riadenie všetkých rôznych komponentov udalosti, ako aj tímov ľudí zodpovedných za každý aspekt. Niektoré aspekty správy udalostí môžu zahŕňať, ale nie sú obmedzené na:
- Rezervácia miesta na podujatie
- Koordinácia externých predajcov
- Vypracovanie plánu parkovania
- Navrhovanie havarijných plánov
- Zabezpečenie dodržiavania noriem BOZP
- Riadiaci pracovníci zodpovední za každú funkciu
- Dohľad nad priebehom udalosti
- Monitorovanie udalosti
- Riešenie udalostí na mieste
Manažéri udalostí a plánovači udalostí spolupracujú
Definovanie týchto dvoch funkcií je náročné, pretože nielenže spolu úzko súvisia, ale aj povinnosti sa často prekrývajú. Individuálni plánovači udalostí môžu ponúkať služby správy udalostí a manažéri udalostí môžu ponúkať aj plánovanie udalostí. Všetko závisí od individuálneho plánovača alebo tímu manažmentu firemného podujatia, miesta konania a samotnej udalosti.
Je dôležité pochopiť rozdiely medzi nimi a určiť, ktoré služby budete poskytovať. Napríklad; Ak ponúkate služby plánovania podujatí pre veľké podujatie, budete spolupracovať s event manažérom, ktorý bude koordinovať vaše služby so službami cateringového manažéra, audiovizuálneho tímu atď. Definujte svoju rolu a služby, ktoré budete poskytovať, a jasne o nich informujte potenciálnych klientov, aby ste sa vyhli akýmkoľvek nejasnostiam počas procesu plánovania.
