Výkonný asistent Popis práce: Plat, zručnosti a ďalšie

Výkonní asistenti sú podobní administratívni asistenti alebo sekretárky v tom, že všetci podporujú prácu niekoho iného – zvyčajne výkonného pracovníka – tým, že vybavujú alebo dohliadajú na kancelárske povinnosti. Rozdiel je v tom, že výkonný asistent je špecificky vedúci pracovník kancelárie pridelený vrcholovému manažérovi. To zahŕňa dohľad a školenie ostatných zamestnancov kancelárie, ako aj riešenie úloh, ktoré by mohli mať dramatický vplyv na úspech spoločnosti.

Povinnosti a zodpovednosti výkonného asistenta

Táto práca vo všeobecnosti vyžaduje schopnosť vykonávať nasledujúcu prácu:

• Preskúmajte dokumenty
• Účtovníctvo/vedenie účtovníctva
• Správa kalendára
• Vykonávať výskum
• Vzťahy s klientmi
• Navrhnite a spravujte informačný systém
• Vybavujte žiadosti o informácie
• Organizujte stretnutia
• Uchovávať záznamy
• Usporiadajte cestovné plány
• Písanie
• Plánovanie akcie
• Pripravte štatistické správy
• Spracovanie výkazov o výdavkoch
• Urobte si zápisnicu zo stretnutia

Povinnosti výkonného asistenta zahŕňajú rovnaké povinnosti, aké vykonávajú administratívni asistenti: uskutočňovanie a prijímanie telefonátov; posielanie poznámok, e-mailov a listov v mene výkonného orgánu; prijímanie návštev; manipulácia s plánovaním; a viac.

Často vykonávajú prieskum a pripravujú správy, ktoré ovplyvňujú politiku spoločnosti. Tieto povinnosti znamenajú, že výkonní asistenti musia dôkladne rozumieť práci svojho zamestnávateľa. Výsledkom je, že títo pracovníci môžu tiež pôsobiť ako spojka medzi výkonným a zvyškom administratívneho personálu.

Plat výkonného asistenta

Výkonní asistenti zarobili v roku 2020 priemerný ročný plat 63 110 USD, čo ich radí medzi 10 % najlepšie zarábajúcich spomedzi všetkých sekretárok a administratívnych asistentov:

• Priemerný ročný plat: 63 110 USD (30,34 USD/hod.)
• Top 10% ročný plat: 94 830 USD (45,59 USD/hod.)
• Spodných 10 % ročný plat: 39 350 USD (18,92 USD/hod.)

Vzdelávanie, školenie a certifikácia

Existuje len málo požiadaviek na vzdelanie, aby ste mohli začať ako sekretárka, ale získanie pozície výkonného asistenta zvyčajne prichádza až po niekoľkých rokoch praxe.

• vzdelanie: Stredoškolský diplom postačuje na väčšinu pracovných miest na základnej úrovni, ale tí s pridruženým alebo bakalárskym titulom v odboroch súvisiacich s podnikaním budú obchodovateľnejší.
• certifikácia: Nikto nemusí byť certifikovaný ako výkonný asistent, ale prostredníctvom online kurzov sú k dispozícii certifikácie pre väčšinu softvérových programov, ktoré vyžadujú odbornosť. Takéto certifikácie môžu urobiť kandidáta na prácu príťažlivejším.
• Školenie: Skúsenosti a dôvera sa získavajú vykonávaním práce, výkonní asistenti sa vo všeobecnosti osvedčili počas dlhšieho časového obdobia.

Zručnosti a kompetencie výkonného asistenta

Písanie, zakladanie a iné administratívne zručnosti sú dôležité, ale najlepší výkonní asistenti majú často silné osobnosti, ktoré sa prejavujú prostredníctvom niekoľkých užitočných mäkkých zručností:

• Komunikačné schopnosti: Výkonní asistenti často slúžia ako strážca brány, rozhodujú o tom, ktoré správy a ktorí návštevníci resp volajúci musia ísť priamo k svojmu zamestnávateľovi a ktorí potrebujú presmerovanie alebo spracovanie v inom spôsobom. To zahŕňa schopnosť rýchlo získať informácie z tých, ktorí si vyžadujú čas od svojho šéfa.
• Manažment času: Každý, kto riadi čas inej osoby, ako to často robia výkonní asistenti pre svojich šéfov, musí byť dobrý aj v riadení vlastného času.
• dôveryhodnosť: Výkonní asistenti majú často prístup k citlivým informáciám a vedúci pracovníci, pre ktorých pracujú, im musia plne dôverovať, aby boli vo svojej práci čo najefektívnejšie.
• Multitasking: Výkonní asistenti sa pravidelne venujú viacerým úlohám naraz, pričom sledujú plány svojich šéfov a udržiavajú ich na správnej ceste.

Pracovný výhľad

Očakáva sa, že pracovné príležitosti pre výkonných tajomníkov a administratívnych asistentov klesnú približne o 20 % za desaťročie, ktoré sa skončí v roku 2029, podľa amerického úradu pre štatistiku práce. To je oveľa horšie ako 4-percentný rast plánovaný pre všetky povolania a výrazne horší ako 9-percentný pokles predpokladaný pre všetky sekretárky a asistentky.

Pokles sa pripisuje nárastu počtu manažérov v organizácii, ktorí zdieľajú jedného asistenta. Je to pravdepodobnejšie, pretože mobilná a iná elektronická komunikácia to umožnila tak, že vedúci pracovníci si s väčšou pravdepodobnosťou vybavia vlastnú korešpondenciu a plánovanie.

Pracovné prostredie

Výkonní asistenti zvyčajne pracujú v kancelárskom prostredí a komunikujú s návštevníkmi, volajúcimi a inými vedúcimi pracovníkmi okrem svojich vlastných šéfov. Práca môže byť rýchla a náročná a rola vrátnika niekedy vyžaduje, aby výkonní asistenti povedali nie ľuďom, ktorí nechcú brať nie ako odpoveď.

Pracovný rozvrh

Hodiny často nasledujú po typických hodinách bežného pracovného týždňa. Vedúci pracovníci, ktorí pracujú neskoro, však niekedy očakávajú, že ich výkonní asistenti budú k dispozícii aj po pracovnej dobe.

Porovnanie podobných prác

Ľudia, ktorí majú záujem pracovať ako výkonný asistent, môžu tiež zvážiť jednu z nasledujúcich kariérnych dráh, ktoré sú uvedené s priemernými ročnými platmi:

• asistent v administratíve: $40,990
• Súdny reportér: $61,660
• Finančný referent: $41,520