Prečo sú popisy práce dobrovoľníkov také dôležité
Žiadna firma ani nezisková organizácia by nezačala najímať ľudí skôr, než by zistili, čo od nich potrebujú. Popisy práce píšu veľmi podrobne, pretože ide o plány na nábor, riadenie a udržanie zamestnancov.
Rovnaký princíp platí aj pre dobrovoľníkov.
Popis práce dobrovoľníka je neuveriteľne užitočný nástroj, ktorý vám pomôže nábor dobrovoľníkov, vedenie daného dobrovoľníka a jeho udržanie. Stanovenie očakávaní s popisom práce by malo byť úlohou číslo jedna pre každého manažéra dobrovoľníkov.
Môžete sa zdráhať tejto požiadavke a myslieť si, že možno budete musieť napísať veľa popisov práce. V skutočnosti nebudete potrebovať popisy práce pre niektorých vašich dobrovoľníkov, najmä tých, ktorí vykonávajú jednorazovú úlohu s obmedzenou zložitosťou. Napríklad dobrovoľníci, ktorých získate na registráciu účastníkov u vás ročný charitatívny beh pravdepodobne v deň akcie nepotrebujete nič okrem ústneho poučenia. Ani dobrovoľníci nepotrebujú na váš každoročný upratovací deň oveľa viac na zber odpadu alebo trhanie buriny.
Vaša charita má však pravdepodobne aj niekoľko zložitých dlhodobých dobrovoľníckych prác, kde môže byť potrebné špecializované školenie. V takýchto prípadoch má zmysel zaobchádzať s týmito pozíciami ako s platenou pozíciou. To zahŕňa podrobný popis práce, ktorý môžete použiť na nábor týchto dobrovoľníkov. Opis práce môže byť užitočný aj pri hodnotení dobrovoľníkov, čo vám obom pomôže zapamätať si, o čom je práca.
Každý popis práce by mal vysvetľovať zadanie, ako aj zručnosti, schopnosti a záujmy potrebné na úspešné vykonávanie dobrovoľníckej úlohy.
Jasnosť je to, čo každý dobrovoľník preferuje. Ešte predtým, ako začnete s náborom dobrovoľníkov, vytvorte si zoznam úloh, ktoré chcete, aby vykonávali, a potom tieto pozície čo najjasnejšie opíšte.
Popis práce dobrovoľníka sa veľmi nelíši od toho, ktorý pripravíte pre plateného zamestnanca. Jasné očakávania môžu pomôcť vyhnúť sa a množstvo problémov vrátane právnych.
Čo zahrnúť do popisu práce dobrovoľníka
Existuje mnoho spôsobov, ako napísať popis pozície, ale tu sú niektoré oblasti, ktoré by mal pokrývať:
-
Názov práce
Popisný názov dáva dobrovoľníkovi pocit identity a pomáha zamestnancom a iným dobrovoľníkom pochopiť túto konkrétnu úlohu. Vyhnite sa popisom, ktoré súvisia s platbou. Prečo napríklad nazývať recepčnú „dobrovoľnou“ recepčnou? Nehovoríte „platený“ recepčný pre zamestnanca. -
Miesto práce
Kde bude jednotlivec pracovať? Môže sa práca vykonávať doma alebo na konkrétnom mieste? Je v blízkosti vášho pracoviska verejná doprava, aby ste mohli zamestnať ľudí, ktorí nemusia mať osobnú dopravu? -
Účel pozície
Ako ovplyvní práca dobrovoľníka projekt výsledok, klientov, príp poslanie? Uveďte očakávaný dopad priamych služieb aj administratívnych úloh, aby dobrovoľníci pochopili, akí sú pre organizáciu dôležití. -
Zodpovednosti a povinnosti
Vysvetlite špecifické povinnosti a povinnosti dobrovoľníckej pozície. Povedzte jasne, čo sa očakáva. -
Kvalifikácia
Pri uvádzaní kvalifikácií pre akúkoľvek dobrovoľnícku pozíciu sa oplatí byť veľmi jasný a konkrétny. Zahrňte požadované vzdelanie, osobné vlastnosti, zručnosti, schopnosti a skúsenosti. -
Záväzok sa očakáva
Koľko času očakávate od dobrovoľníka? Zahrňte dĺžku služby, hodiny týždenne a hodiny denne. Zahrňte všetky špeciálne požiadavky, ako je práca cez víkend. -
Školenie
Uveďte čo školenia, ktoré dobrovoľník dostane. Zahrňte všeobecné školenie, ktoré vyžadujú všetky pozície, plus akékoľvek školenie špecifické pre danú pozíciu pre túto úlohu.
Uveďte dátum popisu alebo dátum jeho aktualizácie. Uveďte meno supervízora dobrovoľníka a jeho kontaktné informácie. Uveďte informácie o tom, ako získať ďalšie informácie a komu v prípade záujmu zavolať.
Ukážka popisu práce dobrovoľníka
Pracovná pozícia: Day Chair
Účel: Day Chair slúži ako recepčná pre Agentúru okresu Charles pre starnutie, čím podporuje poslanie agentúry podporovať staršie obyvateľstvo okresu Charles. Day Chair zastupuje agentúru voči členom verejnosti, ktorí navštevujú jej kancelárie v pondelok, stredu a piatok od 9:00 do 16:00.
miesto: Day Chair pracuje vo verejnej recepcii centrály agentúry na 567 N. Oak St v Tulse, OK.
Kľúčové zodpovednosti:
- Day Chair odpovedá na telefón a usmerňuje hovory.
- Víta hostí a nasmeruje ich do iných kancelárií alebo miest.
- Odpovedá na otázky o agentúre a v prípade potreby poskytuje formuláre.
- Vytlačí zoznam aktivít, ktoré sa v daný deň konajú v kanceláriách agentúry a na satelitných miestach.
- Uskutočňuje telefonáty s pripomienkou ostatným dobrovoľníkom, ktorí boli zaradení do projektov na nasledujúci deň.
- Otvorí poštu a rozošle ju.
- Do databázy zapíše dary prijaté poštou.
- Korektúry kópie brožúry, keď to čas dovolí.
- Pomôcky pri príprave hromadných zásielok.
- Pripravuje korešpondenciu podľa potreby.
- Ostatné povinnosti podľa pridelenia.
Správy pre zástupcu riaditeľa Agentúry okresu Charles o starnutí.
Dĺžka stretnutia: Day Chair slúži jeden deň v týždni počas troch mesiacov. Po troch mesiacoch môže byť denný predseda opätovne vymenovaný na ďalšie tri mesiace podľa uváženia supervízora. Po šiestich mesiacoch môže osoba, ktorá slúži ako Day Chair, rotovať na inú pozíciu v rámci agentúry.
Časová viazanosť: Jeden deň v týždni (M, W alebo F) počas šiestich hodín (9-12 a 13-16 hod), minimálne tri mesiace.
Kvalifikácia: Základné znalosti práce s počítačom a zadávanie údajov. Príjemné vystupovanie, trpezlivosť, schopnosť riešiť problémy, spoľahlivosť.
Podpora: Zaškolenie na túto pozíciu bude zabezpečené. V prípade otázok a pomoci bude k dispozícii aj zástupca riaditeľa.
Požiadavka na vek: žiadne.
Kód obliekania: Business Casual.
Ďalšie kategórie, ktoré by ste mohli chcieť zahrnúť do popisu pozície dobrovoľníka, sú:
- Vyžadujú sa certifikácie/licencie, ako napríklad certifikácia CPR alebo komerčný vodičský preukaz.
- Možnosti rozvoja, ako je školenie a postup na iné pozície.
- Vyžadujú sa bezpečnostné kontroly, ako napríklad kontrola kriminálnej histórie alebo kontrola odtlačkov prstov.
- Výhody, ako napríklad osvedčenie o službe, bezplatné parkovanie alebo odpustenie školného.
Popisy práce dobrovoľníka nie sú len pre dobro dobrovoľníka, ale aj preto, aby sa ubezpečil, že neexistujú žiadne právne problémy. Dobrovoľníci milujú jasné očakávania, školenia a dôslednosť od ich dobrovoľných manažérov.
Písanie dobrých popisov práce je len súčasťou prípravy vašej neziskovej organizácie na prijatie a prácu s dobrovoľníkmi.
