Každý rok umožňuje otvorená registrácia zamestnávateľom na krátky čas, zvyčajne na 30 až 45 dní, svojim zamestnancom ponúkať skupinové výhody. Počas tohto kritického okna musia byť zamestnanci informovaní o zamestnaneckých výhodách, na ktoré sa môžu prihlásiť, kedy tak urobiť a kde sa majú zaregistrovať. Žiaľ, veľa tímov ľudských zdrojov má problémy s informovaním zamestnancov o potrebných informáciách, takže im môžu uniknúť.
E-mail môže byť pri správnom používaní výkonným komunikačným nástrojom na vzdelávanie zamestnancov počas otvorených období zápisu. Keďže je to široko akceptované a dostupné ako komunikačný nástroj, môže to byť dobrý spôsob, ako osloviť všetkých zamestnancov. Naučte sa odborné tipy na komunikáciu výhod počas otvorenej registrácie, aby vaši zamestnanci tento rok naplno využili ponuky vašich skupinových výhod.
Komunikujte o výhodách pred, počas a po otvorenej registrácii
Mesiace pred dátumom otvorenej registrácie je dôležité mať solídny komunikačný plán na poskytovanie príslušné informácie pre zamestnancov pred registráciou, počas aktívnej registrácie a po ukončení registrácie hore. Môže to byť séria e-mailov, ktoré povzbudzujú zamestnancov, aby podnikli konkrétne kroky, s odkazmi na stránku registrácie a informáciami o výhodách.
Priraďte zástupcu pre komunikáciu centrálnych výhod
Počas otvorenej registrácie je dôležitá schopnosť reagovať, pretože zamestnanci budú mať počas tejto doby nespočetné množstvo otázok. Nezabudnite priradiť aspoň jednu osobu, ktorá bude slúžiť ako kontaktný bod pre všetky prichádzajúce e-maily od zamestnancov, ktorí majú otázky a obavy. Mal by to byť niekto dobre oboznámený s podrobnosťami plánu, sadzbami a termínmi.
Použite interný systém na zhromažďovanie informácií súvisiacich s výhodami a analýzy
Sleduje vaša spoločnosť aktívne registrácie, čiastočné registrácie a ďalšie aspekty procesu registrácie? Ak nie, potom môže byť interný systém užitočný na to, aby ste mali prehľad o riadení registrácie v celej organizácii. Na nastavenie e-mailových upozornení na zmeny údajov použite bezplatný e-mailový server, ako je napríklad Outlook.
Vytvorte sériu správ pre týždenné kontaktné body so zamestnancami
Otvorená registrácia môže byť jednoduchšia a produktívnejšia, ak existuje neustála výmena názorov medzi tímom ľudských zdrojov a zamestnancami. Ako súčasť svojej stratégie e-mailovej komunikácie vytvorte sériu správ, ktoré hovoria o témach zdravia a wellness, o funkciách benefitných programov a iných súvisiacich záležitostiach. Posielajte týždenné e-maily o kontaktných bodoch všetkým.
Poskytnite manažérom týždenný účet snáh o registráciu výhod
Vždy je dobré získať plný buy-in od manažérov počas procesu registrácie výhod. prečo? Manažéri môžu pomôcť zamestnancom uprednostniť zapísanie sa do ich výhod na nadchádzajúci plánovací rok a môžu sa podeliť o to, ako výhody podporujú ciele zamestnancov. Používajte cielenú e-mailovú kampaň pre manažérov počas období OE, aby ste mali prehľad o dôležitých úlohách a dátumoch.
Urobte z e-mailov s výhodami zábavu
Obdobie otvoreného zápisu nemusí byť stresujúce. V skutočnosti to môže byť príležitosť na trochu zábavy. Vytvárajte e-maily, ktoré obsahujú zábavné hry, ako sú triviálne otázky, zaujímavé fakty o spoločnosti a bezplatné darčeky pre zdravé občerstvenie.
Zabezpečte správnu gramatiku a pravopis v e-mailoch
Pred odoslaním akýchkoľvek e-mailov s výhodami sa uistite, že gramatika a pravopis sú dôkladne skontrolované. Môže zabezpečiť, aby sa k čitateľom nedostali žiadne preklepy a aby e-maily dávali dobrý zmysel. Preklepy môžu zamestnancov zmiasť a vyzerajú neprofesionálne.
Použite štandardnú e-mailovú šablónu a vynechajte HTML
Odborníci tvrdia, že pri vytváraní e-mailov na komunikáciu o výhodách je najlepšie držať sa štandardnej šablóny e-mailu a udržiavať ju jednoduchou. Zatúlaný HTML môže rušiť niektoré programy na čítanie e-mailov, najmä na mobilných zariadeniach.
Napíšte silné riadky predmetov
E-maily sa budú čítať až po ich otvorení. A to sa nestane, ak riadok predmetu príjemcov nenúti. Pri písaní e-mailov sa zamerajte na vytvorenie predmetu e-mailu, ktorý bude príjemcov zaujímať, aby ho otvorili e-mail so silnými slovami ako „naliehavé“, „citlivé na čas“ a „pozornosť“ môže pomôcť dosiahnuť tento cieľ.
Použite celkové výpisy odmien v sezónnych e-mailoch
Ak chcete zamestnancom pomôcť pochopiť plnú hodnotu ich zamestnaneckých výhod, použite výpisy celkových odmien aspoň raz v tomto štvrťroku. Môže byť priložený ako PDF k jednotlivým e-mailom alebo môže byť do e-mailu zahrnutý hypertextový odkaz na spustenie celkového výpisu odmien podľa potreby zamestnancov.
