Registrácia je prvým kontaktom s vašimi hosťami a hladký proces registrácie udržuje úroveň vzrušenia na vysokej úrovni a udáva tón pre skvelú udalosť. Na druhej strane, neorganizovaný a časovo náročný zážitok môže spôsobiť, že dav bude reptať až do začiatku vášho podujatia. Pri toľkej jazde na registračnom stole to určite chcete mať hneď na prvýkrát. Postupujte podľa tohto kontrolného zoznamu základných prvkov, aby ste zaistili dobrý začiatok.
Väčšie je lepšie
Jednoduchá matematika nám hovorí, že veľké davy budú vyžadovať viac pracovnej sily, ak sa chcete vyhnúť dlhým radom. Odporúčam jednu obsluhu na sto hostí a jedného plavca na dvesto hostí. Pokiaľ ide o potreby stola, predpokladajte dvoch obsluhujúcich osôb na osem stôp a pridajte k tomuto výpočtu ďalšiu tabuľku pre zásoby a pracovný priestor.
Zostaň pripojený
Nechcete behať po chodbách a hľadať elektrickú zásuvku alebo internetové pripojenie, preto si tieto linky vopred pripravte k vášmu stolu. Budete si tiež chcieť vziať notebook, aj keď ho neplánujete používať. Online prístup sa môže hodiť, ak potrebujete skontrolovať e-maily alebo pomôcť strateným hosťom nájsť cestu do az miesta konania. V neposlednom rade skontrolujte svetelnú situáciu. Ak je chodba slabo osvetlená, možno budete chcieť pridať niekoľko stolových svietidiel, ktoré vám pomôžu čítať zoznamy.
Nezabudnite na kancelárske potreby
Každý plánovač by mal mať naplnenú krabicu s náradím kancelárske potreby ako páska, nožnice a sortiment fixiek. Medzi ďalšie pozoruhodné položky vášho baliaceho zoznamu patria prázdne menovky, čísla stolov a vyhradené značky, ktoré môžete použiť podľa potreby. Áno, vaše miesto bude mať prístup k väčšine týchto vecí, ale čas a frustráciu, ktoré si ušetríte tým, že ich budete mať vedľa seba, sú na nezaplatenie.
Urýchliť odpovede
Jedným z najväčších narušení vášho „rytmu registrácie“ bude množstvo jednoduchých otázok od dobrovoľníkov aj od účastníkov. Môžete zabrániť tomu, aby tieto otázky spomaľovali registračnú linku nastavením tabuľky pomocníka. Budete prekvapení, o koľko efektívnejšie môže prebiehať check-in stôl, keď máte oddanú osobu, ktorá odpovedá na otázky typu „kde je kúpeľňa?“
Zostaňte otvorený
Počas celého podujatia je nevyhnutné mať pri registračnom stole aspoň jednu osobu. Nechcete, aby sa relatívne malý problém dostal do niečoho väčšieho, pretože nikto nebol k dispozícii, aby vám pomohol. Zvyčajne sa to stane, keď sú hostia nútení hľadať inde, keď váš tím nemožno nájsť. Stačí jedna zle načasovaná prestávka v kúpeľni, aby ste poslali netrpezlivého účastníka do kuchyne, aby si vyžiadal šalát bez cibule!
Udržujte svojich priateľov blízko
Existuje niekoľko kontaktných čísiel, na ktorých sa budete chcieť pred začiatkom podujatia vyliečiť. Prvým je mobilné číslo vášho koordinátora miesta konania. Keď sa v kúpeľni minú papierové utierky, nebude čas na prehľadávanie budovy, takže toto číslo je absolútnou nevyhnutnosťou. Ďalším dobrým číslom, ktoré by ste mali mať na otázky súvisiace s jedlom, je číslo manažéra stravovania. Nakoniec potvrďte najlepšie čísla tiesňového volania pre políciu a hasičov. Niektoré hotely majú svojich vlastných bezpečnostných pracovníkov, ktorí sú v týchto situáciách často najlepším kontaktným miestom.
Registračné tabuľky by mali poskytovať viac než len a uvítací znak a menovka. Z pohľadu hosťa predstavujú centrum služieb zákazníkom pre vašu udalosť. Ale aby ste splnili toto očakávanie, musíte byť pripravení. Koniec koncov, ak hostia nemôžu prejsť cez registráciu, zvyšok vášho plánovacieho úsilia zostane nepovšimnutý.
