Čo robia zamestnávatelia so zamestnancami pri surfovaní po webe v práci

Zamestnanci strávia jednu až tri hodiny denne surfovaním na webe osobnými podnikmi v práci, v závislosti od skúmanej štúdie. Keďže väčšina štúdií závisí od údajov poskytnutých zamestnancami, táto strata produktivity v kombinácii s obavami zamestnávateľov o to, kde ich majú zamestnanci surfujú na webe v práci spôsobuje, že sa viac zamestnávateľov rozhodne monitorovať používanie internetu zamestnancami.

Zamestnanci nakupujú, robia bankovníctvo, navštevujú športové stránky, platia účty, chatujú na Facebooku, tweetujú na Twitteri a podobne. U väčšiny zamestnancov ide o príležitostné činnosti, ktorým sa venujú cez prestávky a obedy. Ak strávia niekoľko minút pracovného času, pravdepodobne si to vynahradia odpovedaním na e-maily, keď deti idú spať.

Zneužívanie internetu v práci

Percento zamestnancov zneužíva privilégium používania internetu v práci. V jednej spoločnosti trávil nespokojný nadriadený 6-7 hodín denne tým, že robil všetko od hľadania práce až po zháňanie receptov, nakupovanie a sťahovanie kupónov.

V inom zamestnanec zmenil polohu svojho počítača, takže pohľad na jeho obrazovku nemohol vidieť nikto okrem zamestnanca. To vyvolalo podozrenie zamestnancov IT, takže si prezreli jeho internetovú históriu a zistili, že zamestnanec sťahuje a pozerá pornografické filmy.

Ak by zamestnávateľ nevedel, že zamestnanec pozerá porno, zamestnávateľ by mohol čeliť a žaloba za sexuálne obťažovanie alebo a tvrdenie o nepriateľskom pracovnom prostredí. Ani jedno by nebolo vítané, a tak zamestnávateľ prepustil zamestnanca. (V zásadách používania internetu zamestnávateľa sú jasne uvedené podmienky, za ktorých by dal zamestnancovi výpoveď.)

Dohľad zamestnávateľa nad zamestnancami, ktorí surfujú na webe

Zamestnávatelia, ktorí blokujú prístup zamestnancom surfujúcim na webe v práci, sa obávajú, že zamestnanci navštevujú stránky pre dospelých sexuálny, romantický alebo pornografický obsah, ako aj stránky pre hry, sociálne siete, zábavu, nakupovanie/aukcie a športu. Niektoré spoločnosti navyše používajú bloky adries URL, aby zabránili zamestnancom navštevovať externé blogy. Iní blokujú prístup na stránky, ako je Facebook v práci.

V závislosti od spoločnosti má monitorovanie počítača mnoho podôb: niektorí zamestnávatelia sledujú obsah, stlačenie klávesov a čas strávený pri klávesnici; iní ukladajú a kontrolujú počítačové súbory. Mnoho firiem používa výstrahy na sledovanie toho, čo o spoločnosti píšu zamestnanci a iní monitorovať stránky sociálnych sietí.

Keď spoločnosti monitorujú e-maily, niektoré používajú technologické nástroje na zvládnutie úlohy pri hľadaní kľúčových slov a fráz, zatiaľ čo iné poveria zamestnanca, aby si ich prečítal a skontroloval manuálne.

Prečo zamestnávatelia monitorujú online správanie

Zamestnávatelia sa domnievajú, že tento dohľad nad zamestnancami je potrebný pre produktivitu zamestnancov, právne dôvody, bezpečnosť firemných informácií a na zabránenie prostredia obťažovania.

Manny Avramidis, prezident a generálny riaditeľ Americkej manažérskej asociácie, píše:

„Existujú primárne dôvody, prečo zamestnávatelia monitorujú správanie zamestnancov na internete v práci, v závislosti od organizácie a jej zamestnancov. Produktivita zamestnancov je kľúčová. Niektoré spoločnosti povedia, že otázky obchodného tajomstva sú dôležité, nie nevyhnutne preto, že zamestnanci úmyselne zdieľajú spoločnosť zamestnanci si však nemusia uvedomovať dôležitosť takých položiek, ako sú nové vlastnosti produktu a organizácia, pre konkurentov grafy.

„Intranetové stránky zdieľajú informácie, o ktorých zamestnávatelia nechcú, aby sa to dozvedeli cudzinci, kvôli konkurencii a potrebe poraziť konkurentov na trhu. Iné spoločnosti sa obávajú podvodov, pokiaľ ide o bezpečnosť údajov, pričom sa ubezpečujú, že informácie nie sú odcudzené.

„Niektoré spoločnosti povedia, že bezpečnosť a produktivita sú ich kľúčovými problémami, ktoré môžu zahŕňať monitorovanie polohy zamestnancov prostredníctvom GPS [globálne pozičný satelit], videokamery vo výrobných pracovných priestoroch a ochrankári na kontrolu preukazov totožnosti a obsahu predmetov prinesených do práca. A iní zamestnávatelia uvedú potenciálnu zodpovednosť, pretože boli upálení na súdoch. Väčšina organizácií má určitý kapitál na monitorovanie a je to pomerne lacné. Tak to robia."

Viac obáv zamestnávateľov o surfovanie po webe v práci

Okrem obáv o druhy stránok, ktoré zamestnanci z týchto dôvodov v práci navštevujú, motivuje zamestnávateľov k monitorovaniu zamestnancov surfujúcich na webe v práci aj množstvo ďalších obáv.

Súdne spory sú pre zamestnávateľov vážnym problémom, povedala Nancy Flynn, výkonná riaditeľka The ePolicy Institute a autorka Príručka elektronickej politiky a ďalšie knihy súvisiace s internetovou politikou.

Podľa Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM), „V tomto veku digitálnych informácií, obchodní manažéri, personalisti, IT odborníci a právnici musia úzko spolupracovať pri vytváraní zásad a postupov súvisiacich so zamestnaním evidencia. V prípade súdneho sporu súvisiaceho so zamestnaním sa pravdepodobne vykoná dôkladné prehľadanie elektronických záznamov zamestnávateľa.

„Elektronické údaje zahŕňajú e-mail, webové stránky, súbory na spracovanie textu, počítačové databázy a iné informácie, ktoré sú uložené v počítači a ktoré existujú na médiu, ktoré je možné len na čítanie použiť počítačov. Môže tiež zahŕňať zanechané elektronické stopy, napríklad keď manažér pridá alebo odstráni text do kontroly výkonnosti, vzorce, ktoré zamestnanci používali na výpočty v tabuľkových procesoroch alebo úpravy memoranda a iné neúmyselne uložené údajov.

„Elektronické údaje sú v súdnom konaní čoraz dôležitejšie. Konzultácia s právnym poradcom o elektronickom uchovávaní, uchovávaní a ničení údajov je obzvlášť dôležitá, pretože Federálne pravidlá občianskeho súdneho konania – Pravidlo 34 bolo zmenené a doplnené konkrétne tak, aby sa zaoberali pravidlami zisťovania pre elektronické uchovávanie informácie."

Podľa Avramidisa z AMA je dohľad nad zamestnancami nevyhnutný, pretože technológia na to je lacnejšia. On píše:

„Zamestnávatelia často zaostávajú, keď zamestnancom povedia, že ich budú monitorovať, ale nepopisujú presne, aké správanie sa očakáva alebo neočakáva. Je dôležité presne vysvetliť, aké sú ich očakávania od politiky. Odporúča sa každoročné vzdelávanie zamestnancov a vysvetľovanie definície toho, čo je spravodlivé a prijateľné používanie internetu a elektronickej pošty.“

Zatiaľ čo rastúci počet štátov a jurisdikcií vyžaduje od zamestnávateľov upozorniť zamestnancov na elektronické monitorovanie, väčšina zamestnávateľov robí dobrú prácu, keď upozorňuje zamestnancov, keď sú sledovaní.

Väčšina zamestnávateľov informuje zamestnancov, že spoločnosť monitoruje obsah, stlačenie klávesov a čas strávený pri klávesnici a väčšina zamestnancov informuje, že spoločnosť kontroluje ich používanie počítača. Väčšina zamestnancov upozorňuje aj na monitorovanie e-mailov.

Mali by ste sledovať zamestnancov?

Sledovanie času a využívania zamestnancov online je signálom nedôvery a nekongruencie s kultúrou orientovanou na zamestnancov ktorý považuje zamestnancov za hlavné aktíva spoločnosti.

Ak menej ako 1 % zamestnancov podľa niektorých správ zneužíva svoj pracovný deň a zamestnávateľa dôverovať online, prečo sa 100 % zamestnancov cíti nepríjemne a nedôveruje im? Takže prax elektronicky monitorovať zamestnancov v práci má silné klady a zápory.

Elektronický dohľad nad zamestnancami v práci môže priniesť výsledky, ktoré sú prospešné pre zamestnávateľa pri kontrole zneužívania. Môžu chrániť záujmy zamestnávateľa v súdnom spore – alebo nie – v závislosti od povahy situácie.

Existujú však závažné dôvody, prečo zamestnávateľ nemusí chcieť používať monitorovanie zamestnancov na internete. Avramidis hovorí, že toto rozhodnutie závisí od spoločnosti a pracovného prostredia, ktoré chce zamestnávateľ vytvoriť:

„V závislosti od miery povolenej slobody v spoločnosti alebo typu zamestnávateľa nemusí byť elektronické sledovanie zamestnancov žiadúce. Spoločnosti, ktoré zamestnávajú nových absolventov vysokých škôl, ktorí majú absolútne rozmazané čiary a sú online celý deň, sú príkladom.

Počas veľkých dní nakupovania online, ako je Cyber ​​Monday alebo Prime Day, veľkých športových príležitostí, ako je March Madness na majstrovstvách NCAA a iných populárnych udalostí, môžu byť zamestnávatelia v pokušení reagovať prehnane. Zamestnanci sa môžu cítiť, akoby sa pri vykonávaní svojich internetových aktivít potrebovali prepašovať a podvádzať. Zdravá rovnováha však prospieva všetkým stranám.

Zamestnávatelia si možno budú chcieť dvakrát premyslieť vývoj a implementáciu zásad, ktoré zakazujú používanie osobného počítača online počas pracovného dňa, keď zamestnanci stále odpovedajú na e-maily aj po pracovnej dobe.

Zamestnanci musia tiež praktizovať rozumné používanie internetu. Len málo zamestnávateľov sa bude hádať o pár minút pri zadávaní objednávky, no mnohí zaslúžene namietajú proti tomu, aby zamestnanec porovnával ceny online počas polovice pracovného dňa. IT oddelenia majú medzitým oprávnené obavy z toho, ako streamovanie spomaľuje firemné systémy.

Bolo by vhodné, aby zamestnanci porozumeli politike a očakávaniam svojho zamestnávateľa v oblasti internetu, e-mailu a počítača. Zamestnávatelia, ktorí prepustili pracovníkov pre zneužitie e-mailu, tak urobili z týchto dôvodov:

• Porušenie firemnej politiky
• nevhodný alebo urážlivý jazyk
• Nadmerné osobné použitie
• Porušenie pravidiel dôvernosti spoločnosti

Oboznámte sa so zásadami svojho zamestnávateľa o používaní internetu a elektronickej pošty. To, čo nepoznáte alebo čomu nevenujete pozornosť, by mohlo poškodiť vaše postavenie u zamestnávateľa.

Alternatívy k monitorovaniu zamestnancov

Tu sú spôsoby, ako vytvoriť organizačné prostredie, v ktorom zamestnanci nezneužívajú dôveru svojho zamestnávateľa:

• Rozvinúť pevnú látku internet a e-mailová politika ktorá poskytuje zamestnancom jasné očakávania o postoji zamestnávateľa k osobnému času online v práci. Táto politika môže vo všeobecnosti zakázať určité aktivity a návštevy stránok bez toho, aby sa zamestnanci cítili ako zločinci. Politika môže zdôrazniť zodpovednosť, vieru, profesionálnu dôveru a dôveru.
• Komunikujte politiku pomocou množstva príkladov, aby zamestnanci neboli zmätení ohľadom požiadaviek. Neustále komunikujte svoje očakávania a individuálne oslovujte zamestnancov, ktorí využívajú čas svojho zamestnávateľa. Ak produktivita alebo príspevok zamestnanca poklesne, komunikujte so zamestnancom a zistite, či používanie online ovplyvňuje výkon. Použite progresívna disciplína so zamestnancami, ktorí opakovane porušujú vaše očakávania a dôveru.
• Vyškolte svojich manažérov a nadriadených o tom, ako vytvoriť a udržiavať očakávania a zásady vášho pracoviska. Naučte ich, aby rozpoznali, kedy zamestnanec môže v práci zneužívať internetový čas alebo stránky.
• Rozvíjať a udržiavať kultúru dôvery. Najefektívnejším prístupom je vytvorenie prostredia, v ktorom si zamestnanci sami monitorujú osobný online čas v práci. So zamestnancami, ktorí sú cez linku, riešte prípad od prípadu. Nezaťažujte tým väčšinu svojich pracovitých zamestnancov príliš zaťažujúce politiky kvôli činom niekoľkých. Zbavte sa mála.

Monitorovanie spôsobuje, že zamestnanci strácajú energiu obavami o to, či to, čo robia, je prijateľné, a podporuje mentalitu 9:5. An zamestnávateľ podľa výberu hľadá alternatívy k monitorovaniu zamestnancov cez internet.