Inštruktážny list (LOI) je formálne oznámenie napísané vo vojenskom formáte, v ktorom sa prijímajúca strana informuje o konkrétnych problémoch a podrobne uvádza, ako by ich odosielateľ chcel riešiť. Vo všeobecnosti sa inštruktážne listy používajú v obchodnej komunikácii a osobných záležitostiach. Môže ich však napísať takmer každý.
V americkej armáde sa LOI používajú možno najčastejšie dvoma spôsobmi. Patria sem pokyny pre osobný majetok a ako nápravné opatrenie.
Pokyny pre osobný majetok
Prvým spôsobom sú pokyny na vysporiadanie majetku osoby v prípade smrti tejto osoby. Toto nie je závet, ale môže sa použiť skôr ako zoznam úloh, ktorým treba zavolať, dokumenty, ktoré treba získať, a konečné opatrenia na pohreb. Môže tiež uvádzať konkrétne aktíva a alokácie.
Nápravný alebo opravný nástroj
Druhý typ inštruktážneho listu – ako ten uvedený nižšie – sa používa ako opravný alebo nápravný nástroj v armáde. Zvážte najbežnejší LOI ako formálne poradenské stretnutie od nadriadeného dôstojníka alebo vyššieho vojenského personálu po mladšieho vojenského člena, ktorý preukázal podpriemerný výkon. Tento typický LOI nielenže preskúma štandardy, ktoré by mal člen spĺňať, ale ponúkne aj nápravu na dosiahnutie lepšieho výkonu v oblasti nedostatkov. Možno je možné pridať akčný plán, ktorý bude nasledovať, aby sa plne vyžadovalo, aby zamýšľaná strana pochopila dôsledky nevýkonnosti na požadovanej úrovni.
Vzorový list s pokynmi
V nižšie uvedenej ukážke je inštruktážny list napísaný ako spôsob, ako pomôcť príjemcovi zlepšiť jeho pracovný výkon, ktorý bol považovaný za „neuspokojivý“.
List ďalej vymenúva množstvo nedostatkov na strane príjemcu a odporúča mu, aby sa ním stal viac praktický, napíšte: „Musíte si osobne stanoviť ciele svojej divízie a osobne overiť, či sú stretol.“
Potom uvádza potrebné kroky na zlepšenie výkonu a končí slovami povzbudenia, ponúka nepretržitú pomoc a poznámku: „Chceme a potrebujeme váš úspech.“
Vzor poučenia ako napomenutie
Od: Veliaci dôstojník, USS NEVERSAIL (CV 11)
Komu: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Dôstojník pre letecké palivá, USS NEVERSAIL (CV 11)
Predmet: POKYN
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Tento pokyn je vydaný na základe odkazu na prediskutovanie konkrétnych opatrení potrebných na zlepšenie neuspokojivého výkonu divízie leteckých palív na palube NEVERSAIL.
2. Odkedy ste prevzali povinnosti ako dôstojník leteckých palív na palube NEVERSAIL, povolili ste existenciu nepovolených postupov v Divízia leteckých palív, ktorá mala za následok štrukturálne poškodenie zásobníka JP-5 8-39-02J počas prebiehajúceho doplňovania 18. júla CY. Neoboznámili ste sa s príslušnými smernicami týkajúcimi sa leteckého paliva, a preto ste si nemohli overiť postup vo vašej divízii. Tiež ste nezabezpečili aktuálnosť všetkých smerníc. Vo všeobecnosti ste sa pri každodennej prevádzke vašej divízie úplne spoliehali na svojho asistenta dôstojníka pre letecké palivá.
3. Ak chcete efektívne fungovať ako dôstojník leteckého paliva, musíte sa viac zapojiť do každodenných aspektov svojej divízie. Nemôžete sa riadiť zo svojej kancelárie a prijímať rady svojich asistentov bez toho, aby ste si vytvorili primerané osobné znalosti o konkrétnych postupoch. Ciele svojej divízie si musíte osobne stanoviť a osobne overiť, či sa plnia.
a. Musíte si prečítať všetky smernice o leteckom palive platné pre USS NEVERSAIL. Zabezpečíte, že ste oboznámení s riadenými postupmi. Bežne si osobne overíte, či sa vaša divízia neodchyľuje od riadených postupov, pokiaľ to nepovolí vyššia autorita.
b. Podáte žiadosti o kvóty pre seba a CWO2 J. S. Ragmanna, aby sa po ukončení tohto nasadenia zúčastnil kurzu dôstojníkov pre letecké palivá.
4. Tento list je navrhnutý tak, aby vám pomohol pri náprave nedostatkov vo vašom výkone ako dôstojníka divízie. Celý reťazec velenia je k dispozícii, aby vám pomohol akýmkoľvek možným spôsobom. Chceme a potrebujeme váš úspech.
D. R. PEPPER
Tento vzorový inštruktážny list poskytuje nižšiemu dôstojníkovi priamu spätnú väzbu bez sivých oblastí v tóne alebo význame. Toto je tiež písomná verzia zdokumentovaného poradenského stretnutia, ktoré ponúka okamžitú pomoc iných starších a skúsenejších členov velenia. Je to dokonalý nástroj na vytvorenie lepšieho mladšieho dôstojníka vo velení a zabránenie potenciálnej strate spôsobilosti misie v budúcnosti.
