E -mail je emocionálny.
Na koľkých e -mailoch práve sedíte? Čakajú trpezlivo a milo vo vašej schránke na ďalšie premyslene naplánované prihlásenie? Alebo volajú vaše meno - pripomínajú vám, čo ste dnes ešte neurobili?
Moje e -maily majú tendenciu „volať moje meno a pripomínať mi moje vnímané nedostatky“, ale online komunikácia je tiež zásadnou súčasťou môjho pracovného toku. Navyše som tak v kontakte s niektorými najživšími ľuďmi, s ktorými som mal tú česť pracovať. Musel som sa teda naučiť spravovať svoju doručenú poštu podobne ako svoje emocionálne ja v práci: opatrne a so zameraním na hranice.
Existuje mnoho kníh a článkov o efektívnom riadení času v práci, najmä o e -mailoch. Niektorí tvrdia, že odstránime čo najviac e -mailov, ak nie všetky. Nesúhlasím s myšlienkou, že e -mail je nezmyselná, plytká práca; niektoré firmy sú založené na spolupráci a vpred sa spoliehajú na e -mailovú komunikáciu. Mnoho pracovníkov má za úlohu túto „plytkú prácu“, ktorá umožňuje plynulý tok vecí a slúži ako neviditeľná, ale zásadná chrbtica.
V týchto dňoch sa ocitám pred novou priepasťou: ako môžem efektívne komunikovať bez toho, aby som sa vyčerpával drahocenným časom a energiou? A ako môžem odstrániť niektoré emócie a stres obklopujúce moju doručenú poštu? (Alebo som jediný, kto má pocit, že e -maily majú emocionálnu váhu?)
Takto fyzicky a emocionálne spravujem svoj e-mail v záujme svojej práce-a v záujme svojho ja po práci.
Operácia Inbox Zero
Moja stratégia je nulová doručená pošta, ale posledných niekoľko týždňov sa mi nepodarilo prekročiť prah týchto posledných 100 e-mailov. („Dnes je deň!“ Hovorím každý deň; ale) A tvárou v tvár týmto posledným 100 e -mailom vidím, ako veľa e -mailov si vyberá daň nielen za môj čas v práci; vyberá si to daň na mojej energii.
Predtým som písal o tom, ako som znížilo moje výkričníky v komunikácii, čo pomohlo zbaviť sa prebytočných vrstiev domnienky a emócií. Dokonca som zistil, že sa to premieta do skutočného sveta prostredníctvom priamejšej komunikácie - menej som sa bál odmietnutia a sebavedomejšie sa pýtal na to, čo potrebujem.
Tu sú tri stratégie, ktoré mi pomohli opraviť moje schránky s doručenou poštou:
Nastavte hranice ako šampión.
E -mail nie je chatová miestnosť. Ak ste so mnou v kontakte, možno to už poznáte: Nereagujem pohotovo, pokiaľ nie je niečo naliehavé (ahoj, Eisenhowerova matica). Tiež sa snažím ísť príkladom a vytvárať stručné, ale dôkladné e -maily. Ak na svojom pracovisku očakávate (skutočnú alebo vymyslenú) okamžitú odpoveď, vyzvite ju tým, že odpoviete iba vtedy, keď budete pripravení.
Tiež sa už neospravedlňujem za oneskorenú odpoveď po zistení nejaké láskavé alternatívy. Znížil som viac ako kedykoľvek predtým ďalšie „jemnosti“, pretože je na čom pracovať a nikto nemusí čítať vata.
Ach, a pokiaľ nepracujete v naliehavom cykle, dôrazne odporúčam odstrániť push notifikácie, ktoré vám zobrazia každý nový e-mail v reálnom čase. Zmení vám to život.
Zaviesť nové metódy správy úloh.
Kto iný je vinný z používania svojej doručenej pošty ako zoznamu úloh? 🙋 Aj keď existujú určité projekty, ktoré môžem stále vykonávať mimo svojej doručenej pošty, prechádzam k efektívnejšiemu (a menej stresujúcemu) riadeniu úloh.
Napríklad každý pondelok vytiahnem svoje týždenné priority na lepiacu poznámku na ploche. Potom si každé ráno prečítam zoznam projektov a do plánovača napíšem svoje najvyššie úlohy na daný deň. Tiež si zapisujem úlohy z doručenej pošty-potom odošlem e-mail a odtiaľ to nechám spravovať svoje ja milujúce zoznam. (To mi tiež pomáha sledovať moje projekty pre moje pracovný denník.)
Tiež som sa dozvedel, že ak mám odoslať e -mail, je produktívnejšie ho napísať ako samostatnú konkrétnu úlohu. Premyslené zasielanie e-mailov môže byť pre mňa únavné, takže poskytnúť každému e-mailu vlastný priestor v zozname úloh je prax v sebaúcte.
Odchádzajúce e -maily spravujte premyslene.
Osobne sú odchádzajúce e -maily zastrašujúcejšie ako nekonečná doručená pošta. Potenciál chyby, potenciál odmietnutia: to je to, o čom hovorím, keď hovorím, že e -mail je emocionálny. Takže tu, kde si urobím chvíľku od svojho stola, aby som získal slnečné lúče a čerstvý vzduch, potom sa usadím so šálkou kávy a pustím si upokojujúcu hudbu v slúchadlách.
Niekedy sa upokojujem tým, že si dôkladne prečítam koncepty a zabezpečím, aby bol každý e -mail pred odoslaním majstrovským dielom. Inokedy si však natoľko dôverujem, že si každý návrh pred odoslaním miliónkrát neprečítam. Niekedy stlačím odoslať a môj mozog jašterice povie: „Ale čo sa stane, ak to nebude dokonalé? a sledujte, ako sa správa približuje k digitálnemu éteru.
Správa emócií vyvolaných e-mailom
Zo všetkých svojpomocných článkov, ktoré som čítal, ich len málo ponúklo pomoc pri veľmi špecifickom type únavy, ktorú pociťujete, keď sa musíte každý deň predierať oceánmi e-mailov.
Nikto nehovorí o ťažkostiach vo vašich črevách po odoslaní obzvlášť odvážneho e -mailu alebo o panike, keď si myslíte, že ste nesprávne napísali meno. Alebo opäť ten strach z odmietnutia. (Veľa z toho pochádza z mojich chladných dní, kedy som sa pokúšal posielať e-maily, kde som sa technickým bloggerom pokúšal predstaviť veci ako cloud computing-v tomto priestore je veľa záporákov.)
Takže okrem svojej metódy odosielania e-mailov „obklopte sa útulnosťou“ som vyvinul aj niekoľko taktík, ktoré mi pomôžu zmierniť úzkosť z dní ťažkých na e-maily.
Pred otvorením svojej e -mailovej aplikácie sa zhlboka nadýchnite.
Nerobím si srandu, keď hovorím, že ma e -maily rozrušujú, a preto sa každý deň pred otvorením doručenej pošty párkrát zhlboka nadýchnem. V nepretržitých dňoch to urobím aj medzi odoslaním. Je to užitočný spôsob, ako sa cítiť prítomnejšie a dostať ma z mojej míľovej minúty.
Choďte von.
Ak môžete, preplížte sa na desaťminútovú prechádzku. To mi zvyčajne dáva dostatok duševného a fyzického priestoru na to, aby som sa vrátil oddýchnutý a sebavedomý, aby som mohol ovládať zvyšok svojej doručenej pošty.
Konzumujte inú formu médií.
Ak máte pochybnosti, kliknite na tlačidlo. Ak sa mi začne emailov v hlave vynárať príliš veľa, prejdem do priečinka so svojimi spravodajmi a prečítam si niektoré z najnovších informácií o spoločnostiach so sociálnym vplyvom alebo o novinkách v médiách. Nachádzam priestor, ktorý má malé očakávania, ale napriek tomu je relevantný pre prácu, ktorú robím. Predtým, ako sa ponorím do svojej doručenej pošty, naplním svoj pohár slovami vedúcich predstaviteľov priemyslu a možno aj nejakým veselým obsahom.
Vymazať, uložiť, odstrániť, opakovať.
Bezohľadne vymažte. Bezohľadne sa odhláste. Ak to pre vašu doručenú poštu nie je pridanou hodnotou (alebo „iskrivou radosťou“, ak vám to viac vyhovuje), vyhoďte to. Ak sa k nemu môžete vrátiť neskôr (nebudete), uložte ho do priečinka. Ak doručená pošta nekonečno je viac váš štýl, choďte do toho - jednoducho nájdite, čo vám vyhovuje. Cieľom je, aby ste každé ráno neotvárali stres alebo úzkosť.
Doručená pošta zameraná na vlastnú starostlivosť je taká, ktorá vás neotravuje, nedrží v noci ani neruší vašu najdôležitejšiu prácu. Je to doručená pošta, ktorá vás posilňuje, slúži vám a posúva vás vpred.
Na zdravie priatelia e -maily. Máme to.
