Комуникација је темељ сваке везе у вашем животу. Без ефективна комуникација, може доћи до неспоразума, проблема и сукоба међу вашим особљем, вашим клијентима и свима осталима са којима долазите у контакт. Лоша комуникација може учинити радно окружење фрустрирајућим и створити велику флуктуацију запослених.
Ови савети вам могу помоћи да фино подесите своје комуникацијске вештине како бисте могли да уштедите време, смањите стрес и постанете продуктивнији тако што ћете ефикасно комуницирати у својим пословним интеракцијама.
Ограничите сметње и слушајте
Већина нас није баш вешта у слушању других. Сви су расејани, а просечни распон пажње наводно почиње да се смањује. Постоји неколико радњи које можете предузети ограничити сметње тако да се можете фокусирати на оно што други говоре.
Можете покушати да затворите клијент е-поште, искључите звоно телефона и затворите врата своје канцеларије. Ових неколико једноставних радњи не само да смањују ваше ометање, већ такође чине исто за особу коју слушате и даје јој до знања да се фокусирате на њу.
Одвојите време да се фокусирате на особу испред вас. Вероватно вам је на уму неколико важних питања за решавање. Међутим, ово време можете искористити да не размишљате о њима.
Особа коју слушате верује да је оно што има да каже важно. Успорите себе и успоставите давање и узимање који омогућава обема странама да говоре и слушају. Покушајте да не доносите брзе пресуде и стрпљиво сачекајте да заврше са говором. Ово су први кораци које можете предузети да постанете активни слушалац.
Активно слушање је уметност слушајући да разумем. Постоји неколико техника које можете користити да побољшате своје вештине слушања и задржавања. Док слушате, користите вербална упутства да бисте одржали проток информација. Упутства као што је "Стварно? Шта си онда урадио?“ даје им прилику да нешто додатно објасне.
Преформулишите и реците оно што вам та особа говори. Ова повратна информација им даје до знања да слушате и разумете. На пример, "Дакле, машина је радила добро, а Боб вам је рекао да ако то урадите на овај начин, машина ће радити боље. Онда је престало да ради?" демонстрира разумевање околности за које запослени каже да су довеле до квара на делу опреме.
Обично, да бисте добили више информација од некога, морате бити у могућности да постављате питања осмишљена да траже праве информације. Особа са којом разговарате може бити превише узбуђена да вас саслуша док покушавате да схватите шта се дешава, па ће ваша питања обично морати да буду јасна и концизна.
Говор тела је још један показатељ слушања. Требало би да будете сигурни да ваш говор тела не сугерише ништа осим отворености и интересовања. То можете учинити тако што ћете пресликати положаје друге особе или се нагињати да бисте се концентрисали.
Постављајте права питања
Да бисте добили информације које су вам потребне да бисте некога разумели, мораћете да будете у стању да постављате права питања док представљате отворен ум. Опустите тело, раскрстите руке и слушајте да ли имате прилике да постављате питања.
Обично постоје трагови које дају људи који би вас требали упозорити на питања која бисте требали поставити. Слушајте кључне речи и фразе које ће вам помоћи да схватите која питања ће открити информације које су вам потребне.
Размотрите случај запосленог који се није састајао циљевима и генерално је несрећан на послу. Ако не поставите права питања, можда никада нећете доћи до корена проблема, који се можда неће лако идентификовати.
Ако је особа била мотивисана при запошљавању и добро је радила до пре неколико недеља, можда је развила неке личне проблеме, више није оспорава посао или има проблема са колегом.
Не ослањајте се на састанке за информације
Састанци су једно од најгорих поставки за комуникацију између странака. Људи неће говорити шта мисле, а ви нећете моћи да откријете истину у већини ситуација. Већина људи улази на састанке са аутоматским подизањем одбране.
Састанци могу бити корисни за брзе брифинге или директну информативну комуникацију за коју сви присутни имају интерес. Међутим, нема потребе да се сви окупљају ако немају сви удела у темама, или ако то није добро испланирано и организовано.
За ефикаснију комуникацију, изаберите окружење које ће вероватно спречити људе да поставе личну баријеру. Подешавања један на један или добро планирани састанак само са укљученим људима обично добро функционишу, јер ово задржава фокус само на питањима којима се баве.
Комбинујте методе комуникације
Комуникација лицем у лице или глас-на-глас је одлична за елиминисање забуне која често долази са е-поштом. Вођење путем е-поште никада није добра пракса јер елиминише личан приступ који можете предузети разговарајући са неким, а е-поруке су ретко тако јасне публици као пошиљаоцу.
Видео позиви су диван начин комуникације јер можете да видите особу са којом разговарате и делите документе док радите на разумевању један другог. Визуелне интеракције су важне јер дајемо назнаке када разговарамо који могу помоћи људима да разумеју поенту о којој се говори.
Ако се већина ваше комуникације одвија у ситуацијама које нису лицем у лице, можете направити резиме видео снимци или презентације које приказују о чему се разговарало, који су следећи кораци и ко је одговоран Шта.
Будите Респонсиве
Комуникација је један од најбољих метода за решавање сукоба или спорова. Као власник предузећа, једна од најгорих ствари које можете да урадите када се суочите са сукобом, спором или притужбом је да то игноришете. Требало би одмах да добијете одговор, чак и ако је то само кратка изјава да ћете размотрити проблем.
Када људи који вам се обраћају осете да вам је њихов проблем важан и добију повратне информације о њиховим бригама, већа је вероватноћа да ћете клијенте и запослене учинити срећним.
Користите повратне информације које добијате
Ако већ комуницирате са својим клијентима, запосленима и сарадницима, вероватно ћете редовно добијати повратне информације. Можда га не тражите, али активни слушалац може свуда пронаћи информације.
Слушање свих са којима долазите у контакт је златни рудник корисних информација о начину на који клијенти и потенцијални клијенти виде ваше пословање, производе и услуге.
Да бисте направили позитивне промене у комуникацији, требало би да користите информације које прикупите да побољшате своје процесе. Креирајте процес за прикупљање повратних информација које добијете на једном месту, а затим одвојите време у редовним интервалима да их анализирате и направите план за имплементацију и праћење побољшања.
На крају крајева, ефикасна комуникација може бити једна од најважнијих вештина које користите у свом послу. Ако ваше комуникацијске вештине могу користити фино подешавање, одвојите време да анализирате како комуницирате. Затим покушајте да се фокусирате на начине на које можете да побољшате своје вештине током времена. Можда ћете бити изненађени колико једноставно слушање може да промени ваше односе са особљем, клијентима, колегама и породицом.
