Захвална писма ће се допасти донаторима

Захвалност је моћна, а писмо захвалности послато поштом и даље је један од најкориснијих начина да се то изрази донаторима.

Писмо захвалности изражава захвалност, служи као признаница и помаже у изградњи јачег односа са донатором. Слање ефективног писма захвалности могло би вашој организацији дати предност у свету добротворног такмичења.

Зашто је писмо захвалности важно

Писма захвалности морају се разматрати у контексту а план задржавања донатора. Тај план треба да обухвати најмање:

Како добротворна организација прикупља донације
Слање онлајн донатора на одговарајућу одредишну страницу након донације
Слање е-поште са захвалношћу одмах донаторима на мрежи
Добивање писма захвалности у року од 72 сата, било да су донатори послали чек поштом или донирали путем интернета

Према АФП-овом Извештају о ефикасности прикупљања средстава за 2019. годину, просечна укупна стопа задржавања донатора у 2018. била је само 43%, што значи да се мање од половине донатора из 2017. вратило да поново да дају 2018.

Можда постоји много разлога за ово, али недостатак ефикасних стратегија задржавања код непрофитних организација игра велику улогу.

Добротворне организације губе новац када се донатори не врате. Они стичу средства када могу да задрже донаторе да се враћају. Јефтиније је задржати донатора него га регрутовати.

У студији коју је спровео истраживач филантропије Адриан Саргеант, донатори су известили да је један од главних разлога зашто су престали да дају тај што им се није захвалила. У другој студији ДонорВоицеа, један од главних разлога због којих донатори настављају да донирају јесте добијање благовремене захвалности.

Шта укључити у писмо захвалности донаторима

Писма захвалности су велики део ефикасних стратегија задржавања. Чак иу свету на мрежи, људи и даље цене писмо послато поштом. Ево шта је потребно за писмо захвалности које функционише.

Мора бити благовремено

Стручњаци за прикупљање средстава препоручују да се писмо захвалности пошаље поштом – без обзира да ли су донатори први пут или дуготрајни – у року од 48-72 сата након пријема донације. Време може варирати, али донатор би ипак требало да запамти да је дао ту донацију када прими захвалницу. Хвала вам три месеца касније неће донети много користи.

Мора бити тачан

Да ли су име и адреса донатора тачни? Да ли сте користили прави почасни израз, као што су госпођа, госпођа или господин? Да ли су правопис и граматика тачни? Да ли форматирање чини писмо лаким за читање? Када је прикладно, користите име донатора у поздраву за више персонализације.

Мора омогућити донатору да визуализује ефекат донације

Да ли сте укључили причу о неком или некој животињи која ће имати користи од поклона? Или сте користили сведочење те особе? Људи се осећају великодушније када могу да замисле одређене људе или животињу којој су помогли.

Мора да покаже колико добро функционишу ваши програми

Укључите пасус о вашој мисији и неке статистичке податке о вашим резултатима. Ипак, нека буде кратак. Писмо би требало да покуша да допре до срца донатора више него само до главе. Укључите довољно бројчаних података да докажете да следите и урадите оно што обећате.

Мора чешће да користи „ви“ него „ми“ или „ја“.

Учините донатора херојем. Често користите фразу „због вас“.. Саставите писмо о донатору и људима којима помажу, а не о организацији. Није време да се хвалите новцем који сте прикупили или наградама које сте освојили. Ради се о донатору и ономе што су они омогућили.

Укључите износ поклона и информације о порезима

Да ли се цео износ одбија од пореза или само део? Пореска управа предвиђа које правне изјаве треба да буду укључене. Ова информација може бити на крају писма, иако у тексту треба навести износ. На пример, "Хвала вам на вашој донацији од 200 долара." Помињање износа у почетку служи као потврда износа и подсетник за донатора.

Требало би да га потпише вредна особа

Та особа може бити члан одбора, извршни директор, волонтер или корисник донације. Особа са високим статусом је логична за већину писама захвалности. Али нека писма захвалности могу бити од некога ко користи услуге ваше организације, као што је студент који прима стипендију или мајка детета које има користи.

Укључује постсцрипт

Када људи скенирају писмо, они читају ПС. Зато нека се та последња порука рачуна. Поновите виталну информацију и поновите своју захвалност. Када је то прикладно, нека особа која потписује писмо дода руком писану ПС у којој се поново захваљујемо или упућује на нешто лично.

То не би требало да буде генерички образац

У идеалном случају, писма захвалности не би требало да буду генеричка писма, постављена, а затим заборављена. Не дозволите да ваша захвалност постане рутинска и досадна. Осим ако немате велики број донатора, ваша добротворна организација треба да покуша да свако писмо захвалности учини јединственим тако да донатор зна да је то писмо намењено посебно за њу.

Пример писма захвалности

Ако желите да донатори дају, изнова и изнова, покажите им своју захвалност тако што ћете одвојити време да се креативно захвалите и персонализујући та писма и белешке захвалности.

Овај узорак можете користити као модел за писање писама захвалности за донаторе. Преузмите шаблон (компатибилно са Гоогле документима и Ворд Онлине) или прочитајте текстуалну верзију испод.

Преузмите Ворд шаблон

3 писма захвалности ће се свидети донаторима

Писмо хвала бр. 1 (текстуална верзија)

Драга Деборах,

Захваљујући вама, Мајкл и његова сестра Џенет прославили су Мајклов 9. рођендан уз торту и балоне на безбедном месту са пуно љубави. Више се не плаше и воле да имају своје собе.

Хвала вам на недавном великодушном поклону од 100 долара Служби за смештај деце у Великом Бостону. Ваша спремност да помогнете расељеној деци у нашој заједници да преброде кризе у њиховим животима чини велику разлику за децу попут Мајкла и Џенет.

Захваљујући вама, само ове године смо за 250 деце обезбедили место за живот, учење и осећај сигурности.

Ваша донација ће помоћи у куповини нових рачунара за нашу децу у наредних шест месеци. Деца су жељна нових рачунара како би радили домаће задатке и комуницирали са пријатељима и породицом.

Рачунари су део наше кампање за изврсност у услузи која ће наш дом учинити још лепшим за Мајкла, Џенет и њихове нове пријатеље. Ви и други људи попут вас приближили сте нас нашем циљу од 50.000 долара за ту кампању.

Волели бисмо да вам направимо обилазак да упознате неке од 15 запослених и 50 деце са нама. Волимо да покажемо свој удобан дом, а деца уживају у сусрету са посетиоцима. Један или два би вам чак могли показати шта могу да ураде са својим новим рачунарима.

Џенет Тибс, наш директор развоја, увек је на располагању да вам организује посету или да одговори на сва ваша питања. Не устручавајте се да је позовете на 520-446-0912 или да јој пошаљете е-пошту на јанеттеебс@ЦРС.цом.

Волели бисмо да вас држимо у току са нашим мејловима и билтеном. Можете се пријавити за њих на нашем сајту, ввв.црц.орг.

Још једном, хвала вам за све што радите за нашу децу. И ти си део њихових живота.

С поштовањем,

Малцолм Вектер
Извршни директор

П.С. Зависни смо од волонтера који ће нам помоћи. Ако желите да поделите своје време, само обавестите Џенет и она ће замолити нашег координатора волонтера да ступи у контакт. Имамо честе уводе у наш рад за волонтере. Биће нам драго да вас видимо тамо.

Писмо захвалности бр. 2 (текстуална верзија)

Драги Џејмс,

Прво, дозволите ми да вам кажем, хвала!

Ваша недавна донација од 150 долара значи да разумете колико јахање коња може бити вредно детету са когнитивним или физичким изазовима.

Али дозволите ми да вам кажем шта наше услуге у Тхерапеутиц Ридинг оф Атланта значе некој од деце која долазе на наше часове.

Један дечак са тешком церебралном парализом научио је да седи на свом коњу. Његова мајка је била тако поносна и рекла: „Никад нисам мислила да ће моћи тако добро. Ако може ово, шта друго може да уради?"
Млада девојка која никада није рекла ни реч изненада је рекла "иди" свом коњу.
Пошто је своје самопоуздање изградила јахањем, једна девојчица се више не плаши да буде на љуљашкама на игралишту.
Дете које је имало проблема да самостално хода почело је то да ради након само неколико пута на коњу.
Млада девојка је могла да говори гласније у својој учионици јер је од јахања коња постала јача и боље дисање.

Иако се просечном човеку ове победе могу чинити мале, знате да нису. Зато сте дали, и зато деца којој служимо и пуни смо захвалности за вашу великодушност.

Донатори попут вас помажу да наше терапеутско јахање буде могуће, осигуравају да наши коњи буду добро храњени, смештени и обучени, и гарантујемо да можемо да понудимо стипендије деци и њиховим породицама који иначе не би могли да приуште ове активности.

Желимо да и ви будете активни члан наше заједнице. Посетите нашу веб страницу ввв.тра.орг да бисте се пријавили за наше е-поруке и билтене. И пазите на позиве за наше догађаје као што су Хорсин' Ароунд, Хеартс & Хорсес и специјалне туре које нудимо током целе године.

Интензивни смо волонтери и волели бисмо да доживите радост помагања детету да јаше коња. Само наведите своје интересовање на нашој веб страници или позовите координатора волонтера, Санди Цонверсе, на ккк-кккк. Волонтери такође могу да носе одличне мајице!

Још једном, хвала! Волимо вашу подршку.

Најбоље увек,

Лилли Андерсон
Извршни директор

П.С. Као посебну захвалност, додаћемо вас у наш ексклузивни круг пријатеља и навести ваше име у нашем годишњем извештају и нашем билтену. Молим вас свратите ускоро на наш ранч како бисмо се могли лично захвалити.

Захвално писмо бр. 3 (текстуална верзија)

Драги Френк и Луиз,

Ове недеље, захваљујући вашој помоћи, преселили смо Тома и Франсиса, старији брачни пар, у светао, добро опремљен стан у заједници посвећеној њиховом здрављу и срећи.

Нису више изоловани у тешко доступном пролазу у високој згради, Том и Френсис сада имају лак приступ услугама које су им потребне. Осим тога, добиће два оброка дневно и учествоваће у здравим и забавним активностима, од часова вежбања до излета у заједницу.

Хвала вам на пажљивој донацији од 250 долара Агенцији за старење округа Вилдторн. Ваша донација ће се побринути да старији људи у нашем округу, као што су Том и Францис, напредују.

Као што знате, више од 30% сениора у нашој жупанији живи од малих, фиксних примања. Агенција за старење за многе од њих обезбеђује оброке, субвенције за станарину, саветовање, рекреацију и здравствену заштиту.

Због вас можемо наставити да помажемо старијима у невољи. Донације брижних људи попут вас помажу нам да надокнадимо смањење финансирања наше државе и локалне самоуправе.

Искрено, ово не бисмо могли без вас. Ми и они којима служимо искрено ценимо вашу великодушност.