Да ли радите на пројекту? Или је оно што радите део свакодневних операција вашег пословања? Оба су неопходна у организацији и подједнако су важећа, али помаже да се разуме на чему радите како бисте боље видели где се то уклапа у општу стратегију.
Постоји пет главних разлика између рада на пројекту и уобичајеног посла (често скраћеног као БАУ). Имајући на уму ове смернице, требало би да буде лако видети да ли радите на пројектима или БАУ раду, или обоје.
Временски ограничени вс. У току, сталан
Пројекти имају датум почетка, средине и завршетка и једнократни су догађаји. Ово је животни циклус пројекта. У ствари, најзначајнија карактеристика пројекта је да има крај. Менаџер пројекта и тим раде на пројекту током овог времена. На крају се тим обично распушта.
БАУ је у току. Можете, наравно, затворити функцију или зауставити процес ако то више није потребно за посао — али чак и то се обично ради као пројекат. БАУ функција производи текући рад без предвидивог датума завршетка.
Цхангемакерс вс. Промените идентификаторе
Постоји разлика у начину на који се обрађује промена у пројекту и БАУ раду. БАУ тимови идентификују потребу за променом, а пројектни тимови имплементирају ту промену.
Пошто БАУ тимови воде посао, они су такође први који знају када постојећи процеси не функционишу и више нису корисни. Када се то догоди, они идентификују потребу за променом.
Менаџер, као део стратешког прегледа, може предложити које промене треба направити да би јединица постигла своје циљеве. Или, члан тима може дати предлог за промену. На другом крају спектра, можда имате комплетан пословни случај који је израдио виши менаџер како би извршио промене које су потребне да би се помогло њиховом одељењу да постигне своје годишње циљеве. Они који раде у БАУ улогама такође могу схватити да је промена од суштинског значаја због промена у регулаторном оквиру или као део конкурентског пејзажа за организацију.
Пројектни тимови помажу у имплементацији свих ових потребних промена. Пројекти доносе промене уи кроз БАУ функције користећи управљање пројектима. Ово се обично дешава након што пројекат прође кроз пословни случај и процес одобрења вишег менаџмента.
Управљање вс. Ублажавање ризика
Да би уобичајене функције биле ефикасне, видећете да БАУ тимови настоје да умање сав ризик за пословање. Они раде на томе да уклоне неизвесност из пословања ради боље организационе стабилности и поновљивих процеса.
По својој природи јединствености и неизвесности, пројекти захтевају елемент ризика. Компанија прави мали скок у непознато само радећи пројекат док уводи промену и доноси нешто што раније није било.
Пројектни тимови, дакле, приступају ризику на другачији начин од БАУ тимова. Менаџери пројеката настоје да управљају ризиком – и позитивним и негативним – да би добили најбоље резултате. То може укључивати ублажавање ризика како би се покушала ограничити вјероватноћа да ће се то догодити, али укључује и друге стратегије управљања ризиком.
Употреба великих слова вс. Не капитализирање трошкова
Пројекти се обично могу капитализирати, а често БАУ не може бити јер се ослањате на оперативне трошкове за свој текући посао као и обично. Другим речима, рачуноводствени третмани за пројекте и друге задатке су различити.
Финансирање пројекта се често односи на довођење средства у функцију—што значи да се трошкови могу капитализирати. У неким случајевима, у зависности од тога где се налазите у свету и ваших локалних рачуноводствених прописа, можете чак и трошкове пројекта спустити испод црте.
БАУ трошкови се обично сматрају оперативним расходима и прате се у билансу успеха компаније.
Финансирање пројеката и финансирање пословања, генерално, веома је специјализована област, тако да је увек најбоље послушати савет од ваших финансијских стручњака пре него што донесете судове о томе шта би требало, а шта не би требало да буде капитализовано у вашем организација. Рачуноводствена правила се разликују од земље до земље, па чак и од организације у којој појединачна предузећа имају посебне процесе и начине обављања ствари.
Међуфункционални вс. Функционални тимови
Коначно, постоји велика разлика у саставу пројектних и БАУ тимова. Пројекти имају тенденцију да укључују мултидисциплинарне тимове стручњака окупљених да испоруче одређени резултат.
Пројектни тимови су састављени од људи који испуњавају одређене улоге. Ово нису називи послова, већ позиције у пројекту са различитим одговорностима. Главне улоге у пројектном тиму су:
- Спонзор пројекта
- Вођа пројекта
- Виши добављач (организација одговорна за обављање посла, што може бити интерни тим као што је ИТ или спољни извођач или добављач)
- Клијент (ово може бити интерни клијент као што је други менаџер одељења или, у организацији за услуге клијентима, клијент за кога испоручујете пројекат)
- Стручњаци за предмет (људи доведени у тим или током трајања пројекта или део пројекта који користе своју стручност да допринесу успеху пројекта).
С друге стране, радом БАУ-а управљају функционални тимови. Они су сами по себи стручњаци, али груписани заједно као одељење. Обично постоји мање међуфункционалног преклапања са другим одељењима, а они ће имати дефинисане циљеве и визију улоге коју одељење игра у компанији. Пример би био тим за корисничку подршку који ради као део већег одељења за корисничку подршку који обрађује позиве и е-поруке купаца о вашем производу.
Може доћи до преклапања јер се људи из БАУ тимова позивају да учествују у пројектним тимовима.
БАУ и пројектни сукоби
Рад на пројекту и рад на БАУ-у могу лепо да стоје један поред другог, али често може да постоји напетост. То се дешава зато што пројекти покушавају да промене статус кво.
Друго, када тражите од људи да се придруже вашем пројектном тиму, они могу патити од сукоба лојалности. Да ли је њихова прва одговорност за свакодневни посао или за пројекат? Ту могу помоћи јасни циљеви и снажна посвећеност пројекта од стране менаџмента, као и одржавање отворених линија комуникације како би они знали шта би требало да буду приоритети.
Треће, одржавање пословања је увек приоритет. То има импликације на пројектне тимове који би могли да виде смањење финансирања, а кључни ресурси повучени у БАУ улоге и рокови су одложени јер је одржавање свакодневних операција организације тешко фокус.
