Доста свог радног живота проводимо на састанцима. У многим случајевима, сиромашни управљање састанцима праксе резултирају непродуктивним коришћењем времена учесника. У повезаном чланку нудимо смернице за претварање пет уобичајених сценарија састанка у продуктивни догађаји. Ево додатних идеја за подршку јачању корисности, продуктивности и утицаја састанака.
Кључ за управљање састанком — Станд ПАТ
Неки менаџери запошљавају П.А.Т. приступ састанцима, који захтева а Псврха, ан Агенда, и а Тимефраме. Наоружавање учесника овим критичним тачкама контекста пре сесије осигурава да се људи појаве спремни да учествују и подрже општу намеру састанка. Јасан П.А.Т. оутлине помаже да се обезбеди продуктивна сесија.
Требало би да будете у стању да дефинишете сврху састанка у највише 1 или 2 реченице. „Овај састанак је да се планира нова маркетиншка кампања“ или „овај састанак је да се прегледа нова политика испоруке за руковање повраћајима.“ Тхе сврха помаже да се осигура да сви знају зашто су тамо, шта треба да се уради и како водити напредак и довести до закључка.
Поставите дневни ред. Наведите ставке које ћете прегледати/разговарати/прегледати. Желимо да доделимо временско ограничење свакој тачки дневног реда (погледајте доле) и идентификујемо особу која је одговорна за модерирање дискусије. Поставите временски оквир; у најмању руку подесите време почетка и завршетка. Такође препоручујемо да одредите трајање за сваку тачку дневног реда. Ово би требало да уђе у укупни временски оквир састанка.
Започните састанке на време
Ако радите у једној од оних култура у којима људи улазе на састанке све до пет или десет минута након заказаног времена почетка, време је да започнете нови тренд. Једна фирма подстиче своје менаџере да затворе врата у предвиђено време почетка, а они који касне нису добродошли да присуствују. Иако је ово можда драконскије него што бисте желели да поступите, не би требало да се устручавате да доведете састанак у ред, преиспитате сврху и потврдите очекивања и тајминг.
Не чекајте да се појаве заостали. Када неко касни, немојте се враћати и прегледати оно што је већ покривено. Наставите са темама састанка. Ово ће бити незгодно за заосталог и повећати шансе да он/она стигне на време на следећем састанку.
Ако се организатор/спонзор састанка не појави на време, сматрајте да је састанак отказан и вратите се на посао. Период чекања од пет до седам минута је разуман. Шансе су да је организатор састанка наишао на неочекивану потешкоћу и више би волео да не губите време чекајући га/њу.
Одржавајте састанак на тему
Добра пракса је да се некоме додели улога да све држи на правом путу током састанка. Пречесто се дискусије одмичу, а затим деградирају у вртлог мишљења, идеја, чињеница и емоција. Уместо тога, доделите улогу и обавестите све присутне да ће се ова особа умешати ако и када дискусија скрене са дневног реда и одређене тачке расправе. У неким фирмама, ова улога се помиње као „Траффиц Цопе“, у другим, „Тема Кеепер“. Без обзира на етикете, улога је изузетно корисна у јачању ефикасности и продуктивности вашег састанцима.
Ако се појаве додатне теме које нису на дневном реду, али су важне за дискусију, оне би требало да буду јасне ухватио и ставио на „паркинг” за будуће разматрање и дискусију или за дискретно састанак. Власник састанка задржава право да дозволи мању дивергентну дискусију ако подржава општу сврху састанка.
Чувајте и дистрибуирајте белешке/записнике са састанка
Неко би, осим организатора састанка, требао води записник са састанка. Добар снимање записника ће обухватити:
- Време састанка, датум, локација
- Опис намене
- Копија дневног реда
- Списак присутних и списак оних који нису присуствовали
- Детаљна листа закључака, активности, одговорности и датума за завршетак. Многи бележници користе дневни ред као водич за навођење закључака и радњи.
- Планирани накнадни састанак ако је заиста потребан.
У идеалном случају, дистрибуирајте белешке са састанка што је пре могуће након завршетка састанка и апсолутно у року од једног радног дана. Записници и белешке служе као важан подсетник за учеснике, као и извор информација за друге заинтересоване стране или, за оне који су пропустили састанак. Записници су одлично средство за подсећање људи и тимова на њихове посвећене накнадне акције.
Доња граница
Могуће је да ће састанак резултирати позитивним исходом, помоћи да се пројекти и људи покрену напред, само немојте рачунати на то. Одређена марљивост и намерно јачање техника управљања састанцима побољшаће ваше шансе за постизање сјајног исхода.
Ажурирао Арт Петти
