Важне вештине за чиновничке послове

Чиновнички посао осигурава да канцеларија ради глатко и ефикасно. То укључује свакодневне административне задатке канцеларије, као што су јављање на телефоне, заказивање састанака, слање факсова и архивирање докумената.

Чиновничке и административне вештине су корисне за скоро свакога ко ради у канцеларији. Већина запослених треба да обави барем неке службеничке послове. Стога су ове вештине важне без обзира на званичну титулу посла. Канцеларијски службеници и секретари морају да имају посебно јаке чиновничке вештине. Запослени на овим позицијама обављају већину свакодневних послова у канцеларији.

Врсте чиновничких послова

Док неки људи користе ове називе послова наизменично, канцеларијски службеници и секретарице се разликују од административних помоћника. Административним помоћницима често је потребна факултетска диплома и дају им се више одговорности, укључујући вођење пројеката, а понекад и управљање тимовима.

Насупрот томе, службеницима и секретарима обично није потребно опсежно образовање након средње школе (иако постоје програми високог образовања који се фокусирају на чиновнички и секретарски рад). Службеници и секретари управљају свакодневним радом канцеларије, али генерално немају руководеће одговорности.

Службеници и секретари раде у различитим индустријама, укључујући финансије, бизнис, медицину, владу и право.Неке од ових позиција захтевају посебне вештине. Међутим, постоје основне вештине које су неопходне за скоро сваку позицију чиновничког и административног помоћника.

Врхунске свештеничке вештине

Листа у наставку описује чиновничке вештине које послодавци траже код кандидата за запослење. Укључена је детаљна листа пет најважнијих чиновничких вештина, као и додатне листе сродних административних вештина.

Обратити пажњу на детаљ

Чиновнички посао укључује обраћање пажње на свакодневне детаље канцеларије — ствари које су други људи можда превиде—као што су одговарање и праћење е-порука, праћење састанака и преглед документи. Као службенику или секретару, важно је да се фокусирате на ове детаље и не дозволите да било шта прође кроз пукотине. На пример, од службеника се очекује да прегледају документе за било какве грешке у куцању или грешке пре него што оду заинтересованим странама.

• Активно слушање
• Аналитички
• Дилигенце
• Идентификовање ризика
• Организација путовања
• Посматрање
• Организација
• Планирање
• Одређивање приоритета
• Решавање проблема
• Расуђивање
• Евиденција
• Заказивање састанака
• Управљање временом
• куцање

Комуникација

Чиновнички радници морају да имају јаке писмене и усмене вештине комуникације са надређенима, колегама и клијентима. Они ће обично одговарати на телефоне, писати белешке, слати е-пошту и поздрављати клијенте и купце.Морају бити у стању да говоре и пишу јасно и ефикасно, и на начин који је лак за разумевање. Службеници и секретарице свакодневно комуницирају са много различитих личности, тако да знају како ефективна комуникација са сарадницима ће значити разлику између дугорочне каријере и краткорочне један.

• Јављање на телефоне
• Комуникација
• Преписка
• Кориснички сервис
• Делегирање
• Емаил
• Факинг
• Фронт деск
• Језичке вештине
• Слушам
• Усмена комуникација
• Лектура
• Тимски рад
• Писана комуникација

Познавање рада на рачунару

У данашње време, вештине рада на рачунару су критичне за сваки чиновнички посао. Службеници и секретари морају бити брзи и тачни дактилографи. Од њих се такође обично тражи да унесу неке податке, тако да би требало да буду упознати са Мицрософт Екцел-ом и другим софтвером за унос података. Такође би требало да буду упознати са другим Мицрософт Оффице софтвером, као што су Ворд и ПоверПоинт. Било које додатне компјутерске вештине, као што је способност дизајнирања или уређивања веб страница, сматраће се великим плусом.

• Обавезе/потраживања
• Унос података
• Управљање подацима
• Визуелизација података
• Течност базе података
• Десктоп издаваштво
• Дигитални календари (Гоогле, Оутлоок, итд.)
• Комуникација путем е-поште
• Мајкрософт Офис
• Канцеларијске машине
• Табеле
• куцање
• Обрада речи

Нумераци

Чиновнички рад укључује рачунање, што захтева основне математичке вештине за разумевање нумеричких информација. Неки службеници су у одређеној мери задужени за књиговодство и/или рачуноводство компаније, између осталих нумеричких дужности. Службеници који су у стању да обављају ове функције брзо и ефикасно ће напредовати у овим улогама. Ако нисте велики математичар, не брините. Само будите сигурни да имате основне математичке вештине и аналитичко размишљање.

• Рачуноводство
• Прецизност
• Аритметика
• Калкулација
• Наплате
• Књиговодство
• Буџетирање
• Аналитика података
• Процена
• Трошкови
• Логично размишљање
• Организовање информација
• Табеле
• Технологија
• Разумевање трендова
• Одмерите различите опције

Организација

Службеници и секретари морају бити организовани јер су они задужени да канцеларија ради несметано. Њихови задаци ће укључивати праћење распореда послодавца, одговарање на е-пошту и телефонске позиве и одржавање датотека.

Поседовање јаких организационих вештина ће вам омогућити да ефикасно обављате ове задатке. Биће од помоћи да сагледате области у којима сте организовани и на чему би требало да радите. На пример, записивање задатака и ствари које треба запамтити на лепљиве белешке је начин да се осигура да се ништа не превиди.

• Процена
• Сарадња
• Одлучивати
• Делегација
• Испорука поште
• Документовање
• Ефикасно
• Подношење
• Менаџмент
• Мултитаскинг
• Канцеларија за управљање
• Надзор
• Фотокопирање и сортирање
• Физичка организација
• Планирање
• Одређивање приоритета
• Евиденција
• Сортирање
• Управљање временом

Решавање проблема

Бити снажан решавач проблема је кључ за ефикасно обављање службеничке функције и питања како се појаве. У зависности од обима ваше улоге, мораћете да решавате проблеме са клијентима, међу колегама или техничке проблеме. Ако то урадите на време, док останете мирни под притиском, сваки пут ћете обезбедити најбољи исход.

• Активно слушање
• Прилагодљивост
• Анализирање
• Комуникација
• Креативно размишљање
• Критичко мишљење
• Жалбе клијената
• Одлучивати
• Делегирање
• Емоционалне вештине
• Интерперсонал
• Умереност
• Еластичност
• Управљање ризиком
• Техничко решавање проблема

Сналажљивост

Као службенику, способност да се прилагодите помоћи ће вам да напредујете у брзом окружењу. Од вас се очекује да обавите посао у време промена и да будете поуздан ресурс за своје колеге. Да бисте то урадили ефикасно, биће потребан низ вештина, од мултитаскинга и критичког размишљања до отвореног ума. Можда постоје случајеви у којима ваш шеф или надређени нису у могућности да вам помогну у решавању проблема. Ако имате способност да радите самостално под притиском, бићете изванредан запосленик.

• Административна оштроумност
• Креативно размишљање
• Флексибилност
• Руковање упитима
• Независност
• Праћење канцеларијског инвентара
• Мултитаскинг
• Отвореног ума
• Упорност
• Фотокопирање/скенирање
• Проактивно
• Решавање проблема 
• Истраживања
• Самодисциплина

Важне меке вештине

Поред ових пет најбољих чиновничких вештина, најбољи канцеларијски радници поседују и меке вештине које су често урођене особине личности, а не научене компетенције.

То укључује снажне међуљудске вештине, тимски рад, флексибилност, поузданост, прилагодљивост и креативност. Оне су битне карактеристике за канцеларијске менаџере, рецепционере, личне асистенте, канцеларијске асистенте и извршне асистенте.