Управљање програмом је награђиван и добро плаћен избор каријере, али може бити и изазовна улога. Ако сте управо добили свој први посао управљања програмом или желите да знате да ли би требало да пређете на каријеру управљања програмом, важно је разумети шта та каријера подразумева. Размотрите ових 10 ствари којих сваки нови менаџер програма треба да буде свестан пре него што започне улогу управљања програмом.
Управљање програмом се разликује од управљања пројектима
Било да отварате нову канцеларију, покрећете нову апликацију или градите олимпијски стадион, пројекти имају јасан скуп циљева и временски оквир. Менаџер програма, међутим, може надгледати више пројеката истовремено, и сваки може имати свој пројектни тим и менаџера пројекта. Програми дају нешто од вредности за организацију током времена и еволуирају како напредују.
Управљање програмом
Широк обим и временски оквир
Више пројеката одједном
Развијајте се током времена
Довести до пословне трансформације
Пројектни менаџмент
Дефинисани почетак, средина и крај
Планирајте рад и ресурсе
Контролни процес
Остварите јасан циљ
Очекујте неизвесност
Програми су инхерентно несигурни. Иако можда знате шта је велика слика, то је само изјава о визији када почнете. Тачан пут како доћи до тога и који пројекти ће бити потребни током дужег временског периода је нешто што морате да разрадите док идете.
Почећете са детаљним планирањем онога што знате и изградићете слику о томе како да решите остатак тога како се приближавате. Прогресивно продужавајте своје хоризонте планирања и испоруке све док не будете могли даље.
Блокирајте време у редовним интервалима да бисте планирали следеће кораке. Такође можете искористити ову прилику да бисте били сигурни да сте још увек на правом путу да испоручите пословну вредност.
Пази на сагоревање
Док пројекат може бити завршен за годину или више, програми се могу протегнути - наизглед бесконачно.
Менаџери програма треба да заштите своје тимове од сагоревања. Не можете бескрајно да радите максималном брзином, па се побрините да чланови вашег особља добију адекватан застој.
Ово би требало да укључује периоде мирнијег времена на послу са мање испорука и адекватног времена ван канцеларије за одмор.
Пажљиво управљајте боловањем, пратите извештаје о прековременом раду и будите свесни чињенице да је добробит вашег тим је најважнији ако желите да смањите исцрпљеност и задржите своје талентоване људе за цео живот програм.
Управљајте темпом
Када испоручујете програм који има удаљени датум завршетка, морате да управљате темпом рада. Тешко је одржати замах током више година, тако да је ваша улога као програмског менаџера да жонглирате приоритетима и пројектима тако да се редовно испоручују мерљиви резултати.
Помешајте брзе победе и сталан напредак ка већим циљевима.
Помешајте брзе победе и сталан напредак ка већим циљевима.
Ово помаже тиму да види да идете напред и осигурава да постоје неке краткорочне приче о успеху које можете поделити како бисте одржали високу мотивацију. Коначно, помаже инвеститорима и извршним менаџерима да виде да је постигнут напредак.
Обучите свој тим за успех
Програми често испоручују нешто ново, јединствено или трансформативно за организацију. Један од изазова рада на оваквим иницијативама је тај што вероватно немате вештине у кући да бисте могли да извршите све потребне задатке и пројекте. То је у реду и за очекивати.
Ваш посао као новог менаџера програма је да обезбедите да можете да унапредите вештине, преквалификујете и развијете људе које имате како бисте заједно могли да одговорите на све захтеве за ресурсима.
Можда постоје области у којима вам је потребан само одређени ресурс у ограниченом периоду. На пример, нећете обучавати своје особље како да вози виљушкар ако вам је то вештина потребна само недељу дана. Међутим, ако трансформишете начин на који се управља присуством ваше компаније на мрежи, то би било драгоцено поседује вештине развоја веб сајта у компанији, заједно са извесним знањем о друштвеним медијима или претраживачу оптимизација. Ово су вештине на које ће се посао дугорочно ослањати.
Донесите одлуке о томе шта од овога треба да уградите у тим, а шта треба да се ангажује, а затим обезбедите Програм може да обезбеди обуку и задатке регрутовања који су потребни да бисте били спремни да управљате резултатима како сваки пројекат испоручује.
Управљање је сложеније
Ако долазите из позадине управљања пројектима, онда вас управљање неће изненадити. То је начин на који су пројектне и програмске структуре организоване и контролисане како би се осигурало да се доношење одлука врши на прави начин и да су укључени прави људи. Од кључне је важности да се осигура да посао напредује на начин који се уклапа у укупни пословни случај и помаже да се људи држе одговорним.
Управљање је начин на који канцеларија за управљање пројектима и виши руководиоци могу осигурати да је програм на правом путу да пружи користи.
Управљање пружа формални пут за затварање пројеката или читавог програма ако се може показати да те користи више неће бити остварене.
Управљање је сложеније у програмском окружењу него у пројектном окружењу. Пројектни одбори и управљачке групе обично имају чланство на нивоу извршне власти. Ово је за очекивати јер је крајњи резултат програма обично пословна трансформација.
Планирање је теже
Пројектни менаџери, који су укључени у програм, обично састављају своје планове пројекта. Тада се састаје тим за управљање програмом — под вашим руководством као менаџером програма — и планови су интегрисани.
Ово је лакше рећи него учинити. Захтева идентификацију зависности између пројеката и пројектних задатака. То вас тера да погледате захтеве за ресурсима за цео програм и да ускладите активности тако да одговарају доступности кључних људи.
Када се успостави ваш интегрисани програмски план, можете га пратити на гантограму или другом софтверском алату. Пошто менаџери ваших пројеката прате своје пројекте у реалном времену, мораћете да извршите прилагођавања план програма, обавештавајући све о променама и наводећи шта то значи за њихове области рад.
Не планирајте сваку линију
Као менаџер програма, ослањате се на своје пројектне менаџере да ураде детаљно планирање. Није практично нити пожељно да пратите програм са хиљадама задатака.
Потребан вам је сажети приказ пројеката на високом нивоу са довољно детаља да вам покаже да ли ће нешто имати утицаја на нивоу програма.
Најлакши начин да то урадите је помоћу наменских софтверских апликација. Покушај да управљате својим програмом вредним више милиона долара на основној табели био би превише изазован.
Делегат, делегат, делегат
Колико год да сте добри у делегирању, бити у улози управљања програмом значи да морате да постанете још бољи у томе.
Добра вест је да би требало да имате тим менаџера пројеката, а можда чак имате и посебну канцеларију за управљање програмима која ће подржати вашу трансформативну промену.
Постоји много посла на програму, а његово постављање како би се осигурало да се сви покретни делови померају заједно у право време представља огроман напор. Не можете то учинити сами и не бисте требали покушавати. Одредите колико вам је времена потребно за покретање програма, а затим се уверите да имате тим који ће вам пружити подршку.
Ако немате никога у канцеларији за управљање програмом, тражите да неко буде додељен тиму за управљање програмом као друга одговорност. Има доста тога да ураде. На пример, неко у улози координације пројекта би био у савршеној позицији да обезбеди координацију потребну на нивоу програма, ослобађајући вас да се укључите у стратешке задатке.
Не плашите се сукоба
Програми имају много низова. Од пројеката са тешким актерима до наизглед неостваривих рокова, сваки дан ће вам пружити прилике за сукоб. Пазите на ствари које ремете перформансе пројекта и будите спремни да се укључите када је потребно да спречите конфликтну ситуацију пре него што она почне.
