Праћење и обрачунавање времена клијентима је важан део рада у адвокатској канцеларији. партнери, сарадници, помоћни правници, помоћно особље у судским споровима, и други мериоци времена обрачунавају своје време у корацима од шест, десет или петнаест минута, у зависности од политике фирме и упутстава клијената. Ако не наплатите своје време, фирма не може да фактурише клијенту, а фирма неће бити плаћена. Стога је знање како да наплатите време у адвокатској канцеларији важно за ваш успех и успех ваше фирме.
Како се правни трошкови повећавају, клијенти су постали свеснији о трошковима и технолошки паметнији. Сходно томе, клијенти испитују законски рачуни ближе и коришћење различитих апликација базе података за електронско сортирање и анализу података о наплати. Све већи тренд е-фактуре (електронске фактуре) подвргао је правне фактуре повећаном надзору, преговорима и споровима.
Без обзира да ли сте тек почели да обрачунавате време или сте искусни мерач времена, савети у наставку могу вам помоћи да направите брзе, тачне и прецизне уносе времена.
Црафт детаљни описи обрачуна
Детаљни описи задатака су основна компонента добро састављене фактуре. Важно је да опис ваших напора садржи довољно детаља да омогући рецензенту да процени природу и вредност задатка.
Успостављање праве равнотеже између краткоће и детаља може бити тешко. Опис задатка који је предугачак и разноврстан повећава двосмисленост и разблажује разумевање. Опис који је сувише кратак отежава процену прикладности обављеног задатка и утрошеног времена. На пример, површне фразе попут „преглед датотеке;“ „припрема за суђење“ и „преглед докумената“ мало говоре о томе шта сте радили и зашто сте се бавили одређеним задатком. Уместо „прегледа документа“, бољи, прецизнији опис је „Преглед другог скупа саслушања тужиоца“.
Избегавајте блокирање наплате
Блок наплата је пракса навођења групе задатака у резимеу блока под једним уносом времена. На пример: „Нацрти упитних захтева; телефонска конференција са др Брауном о: експертском извештају; сажети исказ г. Смитха; прегледати и ревидирати преписку против браниоца. 7,3 сата.”
Клијенти препознају блок наплату као стратегију за прикривање неефикасности. Штавише, многи судови не дозвољавају блокирање наплате јер то омета ефективну надокнаду адвокатских трошкова након пресуде. Ефикаснији начин наплате је да се наведе свака независна активност и њено одговарајуће време.
Снимите време одмах
Снимање вашег времена одмах након што завршите задатак је најбољи начин да се осигура тачност. Покушај да се реконструишу дневне (или недељне или месечне) активности након чињенице је тежак и охрабрује „подешавање“ времена, што је пракса надувавања стварног времена утрошеног на задатак како би се попуниле празнине необрачунатог време.
Можда ће вам бити непрактично да сваки задатак унесете у софтвер за мерење времена чим га завршите. Стога је мудро развити систем за бележење времена који подстиче брзо мерење времена. Неки мериоци времена диктирају сваки задатак одмах након што га обаве и дају га транскрибовати на крају дана. Другима је лакше да воде бележницу времена, бележећи сваки задатак руком, а затим га уносе, или да га секретарица унесе на крају дана, недеље или обрачунског периода.
Запамтите своју публику
Као и сваки документ који припремате за туђу рецензију, важно је да имате на уму своју публику када снимате време. Можда познајете особу која прегледа ваше рачуне, као што је интерни адвокат који је додељен досијеу. Схватите, међутим, да се преглед можда неће завршити на томе. У многим случајевима, фактуру обрађује одређени број појединаца на различитим нивоима изнутра и извана компанија, укључујући правне стручњаке, рачуновође са клијентском корпорацијом и треће стране ревизори. У бележењу свог времена, најбоље је избегавати скраћенице, сленг и сложен жаргон. Користите концизну правну терминологију, али имајте на уму да ваше временске таблице могу прегледати појединци који нису обучени за закон.
Упознајте се са смерницама за наплату клијената
Сваки клијент има своје политике и процедуре наплате. Ове политике су често садржане у клијентовом писму о задржавању или ангажовању. Ове политике наплате могу да утврде ограничења броја запослених, буџетске смернице, политике исплате и специфичне смернице за мерење времена. Ако будете свесни основних правила на самом почетку, можете одговорније рачунати на своје време и испунити очекивања клијената.
Корпоративни клијенти све чешће користе наплату засновану на задацима. Наплата заснована на задатку прати фактурисање фирме по задатку парнице. Свакој суштинској активности се додељује компјутерски код који клијент унапред бира. Кодирана фактура се затим електронски сортира и анализира, омогућавајући дубинску анализу фактуре. Део упознавања са смерницама за наплату клијената је учење и правилна примена безброј специјализованих кодова за наплату заснованих на задацима јединствених за сваког клијента.
