Ефикасан канцеларијски менаџер или административни помоћник одржава све у канцеларији у реду, од распореда до залиха и још много тога. Често су људи у овој улози поправљачи: ако не знају одговор на питање, знају ко може да помогне. Они су такође вешти у решавању проблема (заједно са њиховим спречавањем). Менаџери канцеларија такође могу да надгледају особље.
У животопису намењеном позицијама административног помоћника, желећете да нагласите своје менаџерске, административне, организационе и комуникацијске вештине.
У зависности од индустрије, можда је важно поменути и друге специјализоване вештине. Ево листе врхунске вештине за канцеларијске менаџере.
Шта укључити у животопис административног помоћника
Постоји много врста животописа и начина за форматирање документа. Размислите које опције вам највише одговарају. Уопштено говорећи, хронолошки животопис ће обично бити најбољи избор - ако немате много искуство, међутим, или сте неко време били далеко од света посла, може бити функционалан животопис пожељно.
- Сви животописи треба да садрже одељке за контакт информације, искуство и образовање.
- Пошто ћете желети да нагласите и меке и тешке вештине, може бити од помоћи да укључите одељак о вештинама. На тај начин можете бити сигурни да сте проверили своје знање о софтверу.
- Можда ћете желети да укључите профил, резиме или одељак о циљевима на врху вашег животописа. Ово је добар начин да дате преглед вашег релевантног искуства и талената када је у питању улога.
Желећете да искористите свој животопис да бисте се продали као кандидат. Уверите се да сваки одељак ради ка том циљу, помажући да покажете како имате вештине и искуство које су вам потребне да бисте добро обављали улогу.
Савети за писање животописа
Преплављени? Ево шта треба да имате на уму док састављате свој животопис:
- Узмите у обзир своје вештине: Можете написати листу за почетак. Такође, погледајте огласе за посао да бисте стекли утисак шта се тражи.
- Квантификујте своја достигнућа: Настојте да идете даље од описивања вашег свакодневног рада у улогама. Уместо тога, уоквирите описе послова у свом животопису у смислу онога што сте успели да постигнете (нпр. ревидирали систем фактурисања, успешно покренули интерни комуникацијски билтен, итд.). Кад год је могуће, користите бројеве и проценте да квантификујете ова искуства.
Коришћење акционих речи у вашим описима ће такође помоћи да буду убедљивији.
- Пажљиво прочитајте: Када завршите нацрт свог животописа, пажљиво га прочитајте. Желите да се уверите да нема грешака у куцању или грешака и да је све форматирање доследно. Може бити од помоћи да пријатељ или члан породице прегледа и други сет очију.
Прегледајте пример животописа
Ево примера биографије за менаџера канцеларије или административног помоћника. Немојте прецизно копирати животопис; уместо тога, користите га као инспирацију док пишете и форматирате сопствену верзију.
Писање животописа - посебно ако почињете од нуле - може бити изазов. Прегледање овог узорка животописа ће вам показати како да организујете информације, као и илуструје које врсте детаља да делите.
Након што прочитате узорак биографије, наћи ћете листу кључних речи административног помоћника, које можете користити у одељку о вештинама и на другим местима у свом животопису. Ево савета како да укључите ове кључне речи.
Пример животописа административног асистента / менаџера канцеларије
Јохн Апплицант
Главна улица 123
Албани, НИ 12345
(111) (111 -1111)
Јохн. Апплицант@емаил.цом
Искуство
Оффице Манагер
Национално сликарско друштво, Њујорк, Њујорк
јун 2020 – данас
Одржавање канцеларијске библиотеке, укључујући каталогизацију, дистрибуцију и вођење евиденције. Одржавајте инвентар и алате за наручивање за канцеларијску функционалност. Управљање члановима, укључујући подсетнике путем е-поште, списак чланова и евиденцију финансијских давања; помажу у планирању и извођењу свих друштвених догађаја.
- Заједнички је развио побољшану, модернизовану веб страницу за нове кориснике, добијајући позитивне повратне информације од свих анкетираних корисника.
- Управљао летњим приправницима, укључујући интервјуе, делегирање задатака и заказивање.
административни помоћник
Градска вијећница Саратога Спрингса, Саратога Спрингс, НИ
Септембар 2015 – јун 2020
Помагао стотинама клијената дневно путем е-поште, телефона и лично; одговоран за усмеравање клијената у одговарајуће одељење и одговарање на сва општа питања. Извршава архивирање и управљање подацима, као и израду и уређивање кратких канцеларијских белешки. Помагао у свим другим канцеларијским административним дужностима.
- Истраживао и водио набавку новог софтвера за управљање канцеларијама који је значајно поједноставио административне процесе.
Оффице Ассистант
Регистрар, АБЦ Цоллеге, Саратога Спрингс, НИ
септембар 2014 - мај 2015
Унео све податке у базу података регистратора. Заказани састанци и помогли студентима у регистрацији и проналажењу информација.
- Добио награду за изузетну радну етику у априлу 2015.
образовање
АБЦ колеџ, Саратога Спрингс, Њујорк
маја 2015. године
Дипломирани енглески језик, одељење почасти
Минор у пословној администрацији
Вештине
- Искуство у одржавању канцеларијског буџета
- Способност рада са неколико оперативних система, укључујући Виндовс, Мац ОСКС и Линук
- Искуство са ХТМЛ-ом, ЦСС-ом и ЈаваСцрипт-ом
Кључне речи административног помоћника за биографије
Користите ове кључне речи и кључне фразе када пишете свој животопис и пропратно писмо како бисте осигурали да менаџери за запошљавање примећују вашу пријаву.
Вештине управљања
Поставите се да преузмете надзорну одговорност тако што ћете у свом животопису и пропратном писму навести неколико од следећих лидерских вештина:
- Контролисање трошкова
- Ефикасности
- Побољшање квалитета
- Одређивање приоритета задатака
- Решавање проблема
- Задатак
- Контрола квалитета
- Штеди новац
- Преузимање иницијативе
Административне вештине
Ево најчешћих административних вештина које послодавци траже код својих кандидата за посао:
- Прецизност
- Прилагодљивост
- Обратити пажњу на детаљ
- Креирање атрактивних слајдова презентације
- Креирање сложених макроа
- Поузданост
- Графички дизајн
- Идентификовање оптималних добављача
- Одржавање поверљивости
- Управљање базама података
- Мицрософт Аццесс
- Мицрософт Екцел
- Мицрософт ПоверПоинт
- Мицрософт Ворд
- Израда великог обима посла
- Лектура докумената
- Веб дизајн
Организационе способности
Способност организовања датотека, података, распореда, процеса и пројеката је обележје талентованог административног помоћника или менаџера канцеларије. Покушајте да наведете неке од ових вештина у својој пријави за посао, уз примере:
- Увек се на време јавља за посао
- Предвиђање потреба супервизора
- Доследно поштовање рокова
- Високо организован
- Жонглирање конкурентских приоритета
- Брзо учење нове технологије
- Орцхестратинг Евентс
- Организовање састанака
- Услуживање више супервизора
- Рационализација процеса
- Управљање временом
Комуникационе вештине
Административни асистенти морају бити у стању да комуницирају, како у говору тако иу писању, на свим нивоима организације и са клијентима. Тражене језичке и међуљудске комуникацијске вештине укључују:
- Смиривање незадовољних клијената
- Састављање ефективне кореспонденције
- Кориснички сервис
- Одлично познавање енглеског језика
- Објашњавајући јасно
- Срдачно поздрављамо посетиоце
- Личан телефонски начин
- Решавање жалби
- Провера позива и посетилаца
- Вербална комуникација
Софт Скиллс
„Меке вештине“ су лични и међуљудски таленти који омогућавају људима да добро раде са другима. За разлику од „тврдих вештина“ о којима смо горе говорили, оне су обично урођене, а не стечене, иако можете сигурно да ојачате своје меке вештине вежбањем.
Важне меке вештине за административне помоћнике и канцеларијске менаџере укључују: поузданост, љубазност, флексибилност, педантност, прецизност, професионално одевање и понашање, чврста тимска оријентација, способност да се напредује под притиском, непоколебљивост, удобност у самосталном раду и Позитиван став.
