Пословно писмо је професионална преписка. Ако пишете пропратно писмо, писмо препоруке, захвалницу или било коју другу професионалну преписку, мораћете да следите формалне конвенције пословног писма.
Поштовање ових смерница је важно јер показује да озбиљно схватате преписку. Осим тога, обезбеђује да се прималац писма може фокусирати на вашу поруку (а не на недоследности у форматирању, грешке у куцању или било које друге мале, али ометајуће грешке).
Пре него што напишете – или завршите – своје следеће пословно писмо, одвојите мало времена да га прегледате како форматирати писмо, од избора фонта до стила, заједно са информацијама о томе које поздраве и знаке је прикладно користити.
Врсте формата за пословна писма
Постоје три основна формата који се користе у пословним писмима:
- Формат блока: У овом стилу, сав текст је поравнат лево. Прескочите један ред између сваког одељка.
-
Модификовани формат блока: Већина садржаја је остављена поравнато у овом стилу, баш као и у блок формату слова. Ево изузетака: за ваше контакт информације и бесплатно затварање, пређите табулатором на центар странице и тамо упишите своје податке.
- Полу-блок формат: Такође се понекад назива увучени блок формат, овај стил је исти као модификовани блок формат осим што је сваки пасус увучен.
Било који од ових стилова је прихватљив за употребу у пословном писму, али пошто су правила за формат блокова тако јасна, ово је можда најлакша опција за одабир.
Многи програми за обраду текста ће имати доступне шаблоне који ће вам олакшати да правилно форматирате писмо.
Искористите предности ових шаблона да бисте се могли фокусирати на садржај свог писма уместо на форматирање. Који год формат да изаберете, обавезно ставите један размак између слова и прескочите размак између сваког пасуса и одељка.
Како форматирати и написати писмо
Изглед је важан. Пословно писмо је професионална преписка, али неће бити тако схваћено ако се одлучите за откачен фонт или имате много грешака у куцању. Ево неколико смерница које треба следити:
- Изаберите ан одговарајући фонт и величину фонта. Суштина овде је да желите једноставан, неупадљив фонт (као што је Тимес Нев Роман, Цалибри или Ариал) који се неће истицати. Подразумевани фонт у вашем програму за обраду текста је вероватно прихватљив избор.
- Избегавајте необичан језик или сленг. Ово је формално писмо, па ћете желети да користите формалнији језик.
- Спречите грешке у куцању и граматичке грешке од стране лекторисање пажљиво.
- Ако штампате писмо,размислите о избору висококвалитетног папира. Који год папир да изаберете, пажљиво преклопите писмо пре него што га ставите у коверту. Ако можете, укуцајте адресу примаоца на коверти; ако то није могуће, употребите свој најуренији рукопис.
Шта укључити у сваки одељак писма
Контакт информације
Укључите своје контакт информације следећим редоследом:
Твоје име
Ваша адреса
Град (*): Држава (*): Поштански код
Ваш број телефона
Ваша емаил адреса.
Ако користите персонализовани меморандум који укључује ове информације, изоставите овај одељак.
Датум: У Сједињеним Државама, формат за писање датума је месец, датум и година, на пример, 12. маја 2022. Немојте скраћивати месец.
Контакт информације примаоца: Укључите контакт информације за особу којој пишете. Ако немате одређено име, оставите то искључено.
Име
Наслов
Компанија
Адреса
Град (*): Држава (*): Поштански код.
поздрав: Започните писмо поздравом, као што је "Драги", након чега следи наслов и име. Погледајте још примера одговарајући поздрави за употребу у пословном писму као и савет шта да урадите ако немате одређену контакт особу. Пратите име особе двотачком или зарезом.
Поштовани господине/госпођо Презиме:
Тело пословног писма
Нека ваше писмо буде једноставно и фокусирано, тако да је његова сврха јасна.
- Први пасус вашег пословног писма треба да пружи увод у зашто пишете.
- У следећим параграфима наведите више информација и детаља о свом захтеву.
- Последњи пасус треба да понови разлог због којег пишете и да захвалите читаоцу што је прегледао ваш захтев.
Ставите један размак у слово и оправдајте слово лево. Оставите празан ред између сваког пасуса.
Цомплиментари Цлосе:
С поштовањем,
Потпис
Хандвриттен Сигнатуре (за писмо послато поштом)
Откуцани потпис.
Потпис е-поште
За писмо е-поште, укључите своје контакт информације у свој потпис уместо на врху писма:
Твоје име
Ваша емаил адреса
Ваш број телефона
Шаблон пословног писма
Ово је пример професионалног пословног писма. Преузмите шаблон професионалног пословног писма (компатибилно са Гоогле документима и Ворд-ом) или погледајте доле за више примера.
Равнотежа
Пример пословног писма (текстуална верзија)
Јоан Лау
Главна улица 123
Анитовн, ЦА 12345
555-555-5555
јоан.лау@миемаил.цом
20. априла 2022. године
Стевен Крамер
Директор, Људски ресурси
Ацме Канцеларијски материјал
123 Бусинесс Рд.
Бусинесс Цити, НИ 54321
Поштовани господине Крамер,
Пишем данас да бих позвао вас или неког другог представника ваше компаније да говорите на годишњој Метрополитан пословној конференцији, која ће се одржати у хотелу Нортх Бранцх, 15. - 18. септембра 2022.
Тема наше предстојеће конференције је проналажење и запошљавање запослених који одговарају култури компаније. Уз раст који је ваша компанија забележила у протеклих пет година, верујем да бисте имали много да понудите нашој публици.
Као део пакета говорника, нудимо скроман хонорар и сто за шесторо на вечери у суботу увече.
Ако имате било каквих питања или желите да сазнате више о могућности за говор, јавите ми. Мој број мобилног телефона је 555-555-5555, а е-пошта јоан.лау@миемаил.цом.
Радујем се унапред вестима од тебе. Хвала вам на пажњи.
С поштовањем,
Потпис (штампана копија писма)
Јоан Лау
Више шаблона и примера
Преоптерећени свим корацима који су укључени у форматирање кореспонденције пословног писма? Шаблон може помоћи. Мицрософт шаблони писма доступне су као бесплатно преузимање за кориснике Мицрософт Ворд-а или су доступне у оквиру вашег програма Ворд. Можете користити ове шаблоне за креирање разних пословних писама и писама о запошљавању.
Ако нисте сигурни шта да напишете у телу пословног писма, погледајте ове примере писама о тражењу посла и запошљавању за инспирацију.
