Планирање конференције захтева скуп вештина који укључује невероватне организационе вештине, способност мултитаскинга, енергију, креативност, пословну памет, међуљудске вештине и пажњу на детаље. Такође је потребан свеобухватан водич за планирање конференције који не само да ће вас држати на распореду, већ ће вам пружити преко потребну сигурност да нисте нешто заборавили на путу.
Како се разликује од планирања других догађаја
Планирање конференције се разликује од других врста планирања догађаја и укључује додатне кораке. Конференције су обично догађаји великих размера за које је обично потребно годину дана или више да се планирају. Ваша листа обавеза може укључивати избор места, резервацију хотелских соба, подешавање онлајн регистрације, обезбеђење говорници, уређење хотелских апартмана, домаћин изложбене сале, заказивање састанака, руковање храном и пићем и још. Припрема добро организованог водича за планирање конференције који приказује кораке је неопходна за сваког успешног планера конференције.
Водич за планирање конференције служи као план за планирање било које конференције. Прилагодите и модификујте водич на основу догађаја који планирате и држите га при руци. Када се правилно припреми и користи, ускоро ће постати ваш највреднији алат за планирање конференција.
Почните са основама планирања конференције
Први део вашег водича за планирање конференције треба да садржи основе у вези са конференцијом:
- Датум и време догађаја
- Локација догађаја (ако је позната)
- Сврха догађаја
Укључите све друге познате елементе, као што су алтернативни датуми или број учесника.
Какав је план?
Пре него што кренете у планирање различитих елемената конференције, морате да схватите који су то различити елементи и где се уклапају у целокупну шему вашег догађаја. Зато извадите оловку и блок, или седите испред компјутера и почните да записујете све што вам падне на памет.
Не брините о набрајању ствари по важности или у било ком хронолошком низу. То ће доћи касније. Управо сада, у суштини ћете правити веома дугачку, али једноставну верзију своје листе обавеза, која биће подељен на различите самосталне компоненте којима ће се руковати појединачно током планирања процес.
Овај одељак може навести било шта од следећег:
- Избор места одржавања
- Избор хотела
- Простор за састанке
- Хоспиталити Суитес
- Конференцијска изложбена сала и штандови
- Свечано отварање
- Регистрација говорника/излагача
- Регистрација учесника
- Туристички аранжмани
- Значке учесника
- Програм догађаја
- Храна и пиће
- Аудио-визуелни
- Особље на лицу места
Одвојите мало времена за састављање ове листе како не бисте ништа превидјели и наставите и додајте све што се појави касније. Немојте бити преоптерећени многим наведеним областима одговорности; Сврха овде је да сада размислите о свему како бисте могли ефикасно да планирате и управљате сваком ставком.
Изаберите место одржавања
Када одредите када ће се конференција одржати и схватите укупан обим догађаја, следећи корак је одабир места. У зависности од величине конференције, можда ћете моћи да изаберете једно место за све ваше конференцијске потребе, од изложбене сале до сала за састанке, сала за банкете и хотелских соба.
Ако је конференција превелика да би се могла сместити на једној локацији, потражите место које је у близини спољних хотела или кетеринг локације тако да учесници конференције не морају да путују предалеко да би се пребацили са једног конференцијског догађаја на други.
Размислите о регистрацији учесника
Размислите о најбољем начину да се учесници региструју за ову конференцију и како ћете потврдити њихову регистрацију. Можда ћете желети да размислите о креирању беџева или ознака са именом за учеснике. Док прелазите на регистрацију, обавезно прегледајте и ажурирајте водич за планирање.
Ако се очекује да ће неки догађај привући велику публику, онда је систем регистрације за конференције на мрежи прави начин. Систем може процес плаћања, прати регистрације и организује друге релевантне информације и помаже у генерисању извештаја и спискова учесника.
Излагачи и изложбене сале за конференције
Изложбени простори су уобичајена карактеристика на конференцијама, пружајући прилику спонзорима и продавцима да закупе простор за промоцију својих производа и услуга. Ово је такође прилика за домаћина конференције да донесе приход ако се експонати ефикасно промовишу и добро приме. У зависности од величине ваше конференције, управљање излагачима и изложбеном салом ће захтевати додатно време и ресурсе, па планирајте у складу са тим.
Као што је горе поменуто, системи за регистрацију за конференције на мрежи су најбољи начин за праћење регистрација, тако да ако очекујете велики број излагача, онда размислите о укључивању регистрације излагача у регистрацију учесника система. Излагачима ће бити потребно и следеће:
- Значке излагача
- Мапа изложбене сале за конференције са наведеним бројевима штандова
- Приручници за постављање и рушење изложбених штандова
- Уговори за изложбене штандове
- Списак продаваца на лицу места који су доступни за помоћ при изнајмљивању експоната и услугама
Као што је планер конференције, бићете одговорни за ангажовање обезбеђења како бисте осигурали безбедност материјала који се налази у изложбеној сали.
Планирајте детаље конференције
Уз неке од већих одговорности које сте решили, као што су избор места одржавања конференције и регистрација учесника, можете да преусмерите свој фокус на планирање појединости конференције. Као што је случај са планирањем догађаја било које природе, организовање је једнако важно као и посвећеност детаљима.
Сада је време да извучете дугу листу ствари које треба да урадите које сте саставили на почетку процеса планирања конференције. Прегледајте листу и по потреби унесите измене или додатке како бисте одразили најновије задатке и одговорности. Затим ставите ове ставке хронолошким редом, почевши од ставки које се могу или морају завршити далеко унапред. На пример:
- Резервишите блок хотелских соба
- Резервишите простор изложбене сале
- Истражите системе регистрације за конференције на мрежи
- Планирајте маркетиншки план конференције
Почните од почетка и идите одатле. За сваки детаљ који се мора тежити укључити праћење како бисте били сигурни да су уговори потписани и примљени. Како се датум конференције приближава, ваше акције ће укључивати краткорочне задатке као што су:
- Изаберите шему боја и декор
- Направите цветне аранжмане
- Ц тхе хоосе мени
- Организујте аеродромски превоз за говорнике или ВИП особе
Размотрите свој водич за планирање конференције као свој приручник за све што је укључено у планирање конференције, без обзира колико мала. Овај водич ће брзо постати непроцењив алат који вас неће само одржавати организованим и по распореду али ће смирити живце како се велики састанак приближава и питате се да ли сте заборавили нешто.
