Тхе персонални досије запослених је главни досије запослених који садржи историју радног односа од пријаве за запошљавање преко излазног интервјуа и запошљавања раскидну документацију.
Приступ досијеу запослених
Само особље за људске ресурсе и непосредни надређени или менаџер запосленог могу имати приступ информацијама у досијеу запослених и никада не напуштају канцеларију за људске ресурсе.
У неким компанијама приступ фајлу је ограничен на особље за људске ресурсе. У овим организацијама, супервизори или менаџери чувају сопствени досије управљања који укључује документе којима ће можда требати приступ, као што су копије претходних оцена учинка.
Захтеви се разликују од државе до државе, а да не помињемо, на међународном нивоу, о томе ко има приступ персоналном досијеу запосленог. У неким државама, запослени имају право да приступе и чак добију копије информација у досијеу особља. У другима је приступ ужи. Захтеви се такође разликују о томе чему запослени може да приступи. Познајте правила у јурисдикцији у којој запошљавате људе како бисте остали у складу са вашим законским захтевима.
Уопштено говорећи, нећете желети да чувате документе у досијеу запослених којима запослени нема разумно право приступа. Можете размислити о чувању свих докумената који се односе на провјеру прошлости, референце, контролне листе за интервјуе и оцјене у посебном фајлу који је креиран за смештај свих докумената који се односе на одређено регрутовање и запошљавање догађај.
Тхе персонални досије запослених се углавном чува у закључаном, ватроотпорном ормарићу за документе на закључаној локацији која је доступна особљу за људске ресурсе. Поверљивост података о запосленима у досијеу особља је од највеће важности.
Од свих досијеа запослених које се воде у компанији, досијеу запослених најчешће се свакодневно приступа за информације од стране послодавца, супервизора или особља за људске ресурсе.
Разматрања о садржају датотеке о запосленима
Кадровски досијеи обично садрже документе које је запослени већ прегледао и тако је упознат са њиховим садржајем. Ово укључује документе као што су пријаве за посао, евалуације рада, писма признања, евиденције о обуци и обрасци који се односе на трансфере и напредовање.
Основни принципи и питања која треба узети у обзир приликом подношења било ког документа у досије запослених су ови.
- Да ли ће послодавцу бити потребан одређени документ да би оправдао одлуке ако је послодавац тужен? Да ли би послодавцу био потребан документ на суду?
- Да ли запослени зна и разуме да ће документ бити уписан у његов или њен персонални досије? У већини случајева, послодавци би требало да натерају запосленог да потпише документ, не да би означио сагласност са садржајем документа, већ да признају да су свесни и прочитали документ.
- Никаква изненађења, мишљења или личне белешке о запосленом никада не би требало да се стављају у досије запослених. Само чињенице, без спекулативних мисли, спадају у досије запослених.
Садржај досијеа о запосленима
Следе препоруке о документацији коју послодавац треба да води у досијеу запослених.
историја запошљавања
- Пријава за посао
- Резиме
- Пропратно писмо наставка
- Верификација образовања
- Верификација запослења
- Писмо о одбијању
- Опис радног места
- Евиденција анализе послова
- Писмо понуде за посао или уговор о раду
- Уговор са агенцијом за запошљавање или агенцијом за привремено запошљавање, ако се користи
- Контакт информације за хитне случајеве
- Потписан образац за потврду о приручнику запослених који показује пријем приручника за запослене
- Контролна листа из оријентације за нове запослене која показује теме које покрива и ко
- Сви уговори и документација о селидби
- Сваки уговор, писмени споразум, признаница или потврда између запосленог и послодавца (као што је споразум о забрани конкуренције, запошљавање уговорили уговор који се односи на аутомобил који је обезбедила компанија)
- Званични обрасци радног века укључујући захтеве за премештај, унапређење, интерне пријаве за посао и тако даље
- Свака друга документација везана за запошљавање
Развој учинка запослених, развојни планови и побољшање
- Копије било које коришћене оцене учинка или планова развоја запослених
- Самооцењивање запослених
- Записи са свих формалних сесија саветовања
- Напомене о присуству или кашњењу
- Документација плана побољшања учинка
- Дисциплинске пријаве
- Признања запослених представљена као што су сертификати, писма признања и тако даље
- Формалне сугестије и препоруке запослених, одговори организације
- Евиденција о обуци
- Захтеви за обуку
- Процене компетенција
- Обавештења или распореди часова обуке или сесија
- Треба потписати процене
- Извештаји о трошковима обуке
- Жалбе купаца или сарадника о којима се разговарало са запосленим
Евиденција о престанку радног односа
- Писмо о отказу радника
- Излаз из документације интервјуа
- Кобра обавештење
- Контролна листа за престанак радног односа
- Завршно рачуноводство за све аспекте запослења запосленог, као што су коначна плата, накнада за годишњи одмор, враћање имовине компаније и тако даље
Доња граница
Желећете да ставите у досије запослених само документе са којима је запослени упознат. Ако увид у садржај њихове датотеке изазове изненађење запосленог, нисте ефикасно управљали садржајем датотеке.
