Многе компаније су почеле да користе системе за планирање ресурса предузећа (ЕРП) уместо рачуноводствених софтверских апликација.
ЕРП систем се разликује од рачуноводствених система по томе што рачуноводствени системи обављају само задатке везане за рачуноводство. ЕРП систем, међутим, може да се бави не само рачуноводственим задацима, већ и општим задацима управљања пословањем.
Све у свему, то је моћнија платформа.
ЕРП систем је у суштини скуп софтверских пакета који могу да обављају рачуноводство, планирање производа и развој, производња, управљање залихама, управљање продајом, људским ресурсима и другим пословима задатака.
Као трошкови рачуноводственог система, желећете да узмете у обзир не само накнаде за лиценцирање када бирате ЕРП систем, већ и укупне трошкове самог ЕРП система:
- Имплементација
- обука
- Развој за прилагођавање
- Редизајн процеса
- Одржавање
- Надоградње
- Подршка
Трошак 1: Имплементација
Неопходно је да професионалци инсталирају и конфигуришу ваш ЕРП систем, тако да ћете морати да укључите ове трошкове имплементације у укупну цену ЕРП система. ЕРП системи су сложене софтверске апликације, тако да ћете вероватно морати да промените оперативни систем, надоградите или промените сервере и промените други хардвер и софтвер који користите на мрежи ваше компаније како би ЕРП систем могао да ради прописно.
Такође ћете морати – или бисте требали – да поставите тестно окружење као део имплементације како бисте могли да тестирате ЕРП систем без утицаја на стварне податке ваше компаније. Ово може уштедети много потенцијалних радних сати ако постоји проблем са имплементацијом.
Цена 2: Обука
Као што је поменуто, ЕРП систем је сложена софтверска апликација која се може сматрати пакетом софтверских програма који су истовремено компатибилни. Вашим запосленима ће бити потребна обука о томе како да користе програме, јер ЕРП систем није толико интуитиван или лак за коришћење као основни рачуноводствени софтверски програм, као нпр. КуицкБоокс или Пеацхтрее.
Запосленима у вашој компанији биће потребно време и обука. Често ће добављач ЕРП-а обезбедити додатну обуку на захтев по стандардизованој сатници. Биће тренутака када ће консултант постати неопходан, у случају специјализованог садржаја или посебно тешке потребе. У сваком случају, мораћете да урачунате ове додатне трошкове у своју анализу када прегледате ЕРП системе за куповину.
Цена 3: Развој за прилагођавање
Функционалност ЕРП система неће бити довољна да ефикасно управљате својим пословањем. Мораћете да направите неке трошкове у развоју прилагођених извештаја како би ваши запослени могли са лакоћом да обављају своје дневне и месечне задатке.
ЕРП систем може да складишти значајну количину информација, али корисници су ограничени у начину на који могу приступити информацијама. Стога, није неуобичајено да имате ИТ особље посвећено развоју прилагођених извештаја за различита одељења тако да се пословни процеси и анализе могу извршити на време.
Цена 4: Редизајн процеса
Ако ваша компанија врши надоградњу са рачуноводственог софтверског програма на ЕРП систем, онда ћете сигурно имати много процеса које ће требати редизајнирати. За компаније које користе рачуноводствени софтвер, многи задаци се могу обављати ван софтвера или ручно у папирном формату или у апликацији треће стране као што је МС Екцел.
Стицање ан ЕРП систем би, у теорији, требало да значи да се многи од ових задатака аутоматизују од стране софтвера како би се повећала и тачност и ефикасност у обављању ових задатака. Чак и ако ваша компанија мења ЕРП системе, не постоје два иста, тако да можете очекивати да ће се неке промене у пословним процесима ваше компаније поклопити са процесима софтвера.
Трошак 5: Одржавање
Мораћете да одржавате свој ЕРП систем тако да ћете морати да узмете у обзир ове трошкове. ЕРП трошкови могу укључити трошкове хардвера, мреже и радне снаге из ИТ и других одељења како би се осигурало да систем може исправно да ради.
Трошкови одржавања за ЕРП систем обично раде између 15-20% почетне набавне цене. ЕРП поставка која кошта 250.000 долара, у теорији би имала трошкове одржавања од 37.500 до 50.000 долара.
Цена 6: Надоградње
Као и сви софтверски програми, ЕРП системи захтевају периодичне надоградње како не би застарели. Требало би да размислите колико често очекујете да надоградите свој ЕРП систем и који ће ти трошкови бити када прођете са надоградњом.
Такође треба да узмете у обзир да свака надоградња може да утиче на пословне процесе и да захтева додатни хардвер или софтвер систем ради несметано ако се ваше пословање не покреће на пресликаном подешавању док се врши ажурирање или пренос података.
Цена 7: Подршка
Ваши запослени ће имати проблема са коришћењем програма, а ви ћете открити бројне грешке са било којим ЕРП системом желећете да будете сигурни да ће вам продавац пружити адекватну техничку подршку за решавање ових проблема питања.
Требало би да питате свог продавца да ли је ова подршка укључена у накнада за лиценцирање или је додатни трошак, јер техничка подршка може на крају да утиче на ваш крајњи резултат ако није укључена у почетну куповину и није пажљиво праћена.
