Коришћење рачуноводственог софтвера штеди сате времена у поређењу са ручним руковањем књигама или коришћењем табеле. Рачуноводствени софтвер смањује или елиминише сувишан унос података, као што је уношење адресе купца на понуду, а затим додавање радног налога и фактуре. То је индустрија у процвату, а једна студија предвиђа да ће глобално тржиште рачуноводственог софтвера достићи 11,8 милијарди долара до 2026.
Ако сте самостални власник са скромним приходима, можда вам неће требати рачуноводствени софтвер, већ власници малих предузећа који носе инвентар и жонглирају великим бројем купаца и запослених ће уштедети време и имати тачнију евиденцију ако користе рачуноводство софтвер.
Ево неколико савета о томе како да изаберете прави рачуноводствени софтвер за ваше пословање.
Потражите одређене карактеристике
Сузите избор рачуноводственог софтвера тако што ћете направити листу рачуноводствених функција за мала предузећа која су вам потребна за вођење вашег пословања. Прво се консултујте са својим тимом да бисте били сигурни да покривате све што је вашем предузећу потребно, јер ћете можда открити да постоје функције које су вам потребне о којима раније нисте размишљали. Једном када одаберете и имплементирате софтвер, може бити скупо да укључите свој тим у друго софтверско решење након што сазнате да претходно решење није имало потребне алате.
Већина рачуноводствених функција малих предузећа укључује:
- Управљање залихама
- Праћење продаје
- Управљање контактима купаца
- Подршка за налог трговца
- Буџетирање
- Процене
- Платни списак
- Пословни порез извештавање
Неки рачуноводствени софтвери су дизајнирани посебно за индустрије као што су грађевинарство, производња и велепродајни дистрибутери. Ако је ваше мало предузеће у индустрији са специфичним рачуноводственим захтевима, можда постоји рачуноводствени софтвер са функцијама које испуњавају те захтеве. Не заборавите да питате друге људе у вашем послу за мишљење о њиховом рачуноводственом софтверу који ће вам помоћи у одабиру.
Утврдите да ли одговара вашем пословању
Сада када сте сузили избор рачуноводственог софтвера, поставите нека питања док купујете рачуноводствени софтвер за мала предузећа да бисте утврдили да ли је он прави за ваше пословање.
Да ли ће софтвер расти са вама?
Сазнајте да ли софтвер има модуле које можете додати касније ако је потребно. Пример уобичајеног модула који можете додати касније је обрачун платног списка.
Ако се модули не могу додати, да ли се софтвер лако надограђује на способнију верзију истог рачуноводственог софтвера? Или, да ли софтвер извози у формат података као што је ЦСВ да бисте могли да га отпремите ако касније пређете на други наслов рачуноводственог софтвера?
Да ли ваша банка то подржава?
Могућност преузимања трансакција из ваше банке штеди много времена, па прво сазнајте да ли ваша банка подржава софтвер.
Да ли треба да буде онлајн или инсталиран?
Рачуноводствени софтвер на мрежи је софтвер заснован на вебу који безбедно ради преко Интернет претраживача. Рачуноводствени софтвер на мрежи је посебно погодан за приступ рачуноводственим подацима и записима са више рачунара.
Може ли приступ бити ограничен за неке кориснике?
Ако више од једне особе користи рачуноводствени софтвер, једној особи ће можда бити потребан пун приступ свим функцијама, али другима ће можда бити потребан приступ само областима за унос података, а не извештајима.
Да ли рачуноводствени софтвер долази са бесплатном пробном верзијом?
Увек је најбоље ако можете испробати софтвер пре него што га купите. Да бисте видели колико је корисна документација софтвера, преузмите бесплатну пробну верзију и испробајте је неколико дана да бисте видели да ли одговара.
Фактор у трошковима подршке
Не заборавите да урачунате трошкове подршке у буџет свог рачуноводственог софтвера. Неки рачуноводствени софтвер пружа подршку засновану на накнадама путем е-поште или телефона од тренутка када почнете да користите софтвер. Међутим, уобичајено је да трошкови рачуноводственог софтвера за мала предузећа пружају подршку без икаквих трошкова за сет временски период тако да можете постављати питања када први пут почнете да користите софтвер без додатних трошкови. Након тог временског периода, подршку плаћате годишње, квартално или по употреби.
Рачуноводствени софтвер може имати бесплатни кориснички форум на мрежи где можете постављати и питања. Ово може бити добра алтернатива подршци заснованој на накнадама када се ваше питање односи на нешто једноставно, на пример како да користите функцију.
Не плаћајте непотребне функције
Мањем, мање сложеном предузећу је потребно мање функција него већем предузећу. Без обзира на то колико неодољивим додатним „звиждаљкама“ изгледало, одуприте се искушењу да купите више рачуноводственог софтвера него што вам је потребно.
Генерално, плаћате више за додатне функције у рачуноводственом софтверу. Ако ваше пословање расте довољно да су му потребне робусније финансијске карактеристике, трошак је оправдан, али до тада треба да се држите основа. За мања предузећа сада постоји довољно доступних опција рачуноводственог софтвера да прекомерна куповина није потребна.
Консултујте се са својим рачуновођом
Рачуноводствени софтвер не замењује рачуновођу да би се осигурало да се ваше пословање придржава законских и прихваћених рачуноводствених и пореских пракси. Али када користите рачуноводствени софтвер, ваш рачуновођа неће морати да троши време на обављање одређених задатака, што штеди новац за мало предузеће.
Сваки добар рачуноводствени софтвер имаће извештаје које треба да дате свом рачуновођи на месечном, тромесечном и годишњем нивоу. Питајте свог рачуновођу који су извештаји потребни и будите сигурни да можете да их генеришете помоћу рачуноводственог софтвера који разматрате.
