Проналажење довољно времена је изазов за многе власнике малих предузећа. Никада нема довољно времена да све завршите, посебно када носите много различитих шешира и преузимате много различитих улога. Не само да је фрустрирајуће, већ може бити и стресно осећати се као да скачете од задатка до задатка и никада заиста не прецртавате ствари са своје листе.
Ипак, има наде. Можете развити метод за управљање својим временом постављањем циљева, планирањем активности, одређивањем приоритета и поверењем другима да заврше задатке. Ако то можете учинити, можете повећати количину времена које имате током дана.
Поставити циљеве
Основа доброг управљања временом је знати куда идете и како тамо стићи. Постављање циљева може вам помоћи да направите план који ће водити ваше пословање тамо где желите да буде.
Тешко је било шта постићи без конкретних, мерљивих, достижних, реалних и временски ограничених (СМАРТ) циљева. Када је у питању управљање временом, продуктивности, и постизање циљева, рад на остварењу малих, краткорочних циљева је најважнији.
Можете почети тако што ћете своје дугорочне циљеве разбити на месечне циљеве, а затим их још даље разбити на недељне и дневне циљеве. Ваши циљеви за сваки дан ће вам помоћи да поставите циљ и измерите када га успешно постигнете.
Планирајте своје активности
Планирајте свој месец, недељу и дане на основу циљева које сте себи поставили и посла који треба да урадите. Можда ћете морати да уносите књиге сваки дан, па планирајте то време. Планирајте своје сесије повратних информација са запосленима унапред. Планирајте време за све што треба да урадите.
Најефикаснији начин планирања месечних активности је планирање времена за планирање. Искористите ово време планирања да проверите своје месечне индикаторе учинка, проверите да ли запослени треба да добију повратне информације и потражите пословне могућности које бисте могли да погледате.
Ако сте поставили месечне циљеве за своје пословање, радите уназад од датума када желите да се циљеви остваре. Планирајте неке контролне тачке за задатке које је потребно извршити да би се циљеви постигли.
Дајте приоритет контролним тачкама према подзадацима који треба да се заврше—на пример, ако задатак А треба да се заврши задатак Б, планирајте активности потребне за задатак Б до краја прве недеље како би задатак А могао да се заврши на крају друге недеље. Урадите ово за све своје недељне, месечне и полугодишње циљеве.
Од стране стварање плана да бисте своје запослене и себе водили ка вашим мањим циљевима, креирате пут ка остварењу већих циљева. Саопштите своје планове и циљеве својим запосленима. Желите да схвате где желите да будете. Можда ћете чак добити повратне информације од њих које би могле бити корисне за постизање ваших циљева.
Изаберите систем и извршите
Постоји много система управљања временом и продуктивности, укључујући одређени софтвер, онлајн апликације, па чак и свеукупну филозофију. Заиста није важно који систем или приступ користите, само да је то нешто у шта се упуштате, у потпуности разумете и идете у корак.
Ако се борите да пронађете приступ управљању временом којем се можете у потпуности посветити, покушајте да комбинујете идеје неколико различитих филозофија за стварање савршеног алата за управљање временом и продуктивност ти.
Сви алати и планирање вам неће помоћи ако се не држите свог плана. Ово је најтежи део управљања својим временом — натерати себе да обављате задатке које сте планирали да урадите. Неких дана можда нећете моћи нешто да постигнете у планирано време.
Постоји неколико начина да осигурате да ћете испунити задатке који побегну и све остало што сте планирали да урадите. У свом плану, сваки дан одвојите време да надокнадите задатке који су одложени. Или, можете остати касније него обично и побринути се да буду готови.
Предност планирања времена за надокнађивање – ако сте све ухваћени или ниједан задатак није изостао, могли бисте да направите паузу или разговарате са запосленима. Шеф који наврати да ћаска је одличан мотиватор.
Ако су сви задаци које морате да извршите лопте, ви сте жонглер. Имате стаклене лопте (високи приоритет, задаци које не можете да испустите) и гумене (нижи приоритет, задаци које можете одбацити). Баци погрешне, и они се сломе. Гумене се враћају горе и ти настављаш да жонглираш. Можда ћете желети да одредите приоритет својих задатака.
Знајте своје приоритете
Можда нећете све обавити сваки дан. Већина нас ће сваки дан имати неколико преосталих ствари које нисмо завршили. Можда размислите о успостављању листе приоритетних задатака или барем да знате које од њих можете одбацити.
Да бисте избегли да вам стаклена кугла падне, одвојите време да разјасните који су вам приоритети и одредите време за обављање најважнијих задатака када сте најпродуктивнији. Или, као што је већ поменуто, искористите унапред планирано време да надокнадите заостатак.
Пронађите своју зону продуктивности
Неки људи су најпродуктивнији ујутру, када су им умови свежи и пре него што су сви остали потпуно будни. Неки људи више воле да се баве важним послом средином дана када је њихов замах пун, а други су ноћне сове које најважније послове остављају за крај дана када су идеје и концепти имали времена намирити се.
Можете да скратите време које вам је потребно да завршите свој посао тако што ћете идентификовати када најбоље радите, када сте најпродуктивнији и планирате свој најважнији посао за то време. Можете још више да повећате своју продуктивност ако сте у могућности да смањите ометања и прекиде током овог фокусираног радног времена.
Пратите своје време
Праћење времена помоћу наменског алата за праћење времена може бити одличан начин за управљање временом, чак и када не морате да пратите своје време проведено на клијенту или наплативи посао.
Праћење вашег времена током дана може вам помоћи да повећате продуктивност на два начина. Прво, може да вас задржи усредсређеним на задатак на којем радите управо у том тренутку.
Друго, праћење времена може вам дати слику о томе где тачно проводите своје време. Ако то никада раније нисте радили, отвара очи и пружа драгоцен увид у то како проводите своје време.
Ако сте искрени у документовању свог времена и активности, моћи ћете да идентификујете неке предности, слабости и колико времена заправо проводите радећи на задацима.
Делегат
Нема ничег лошег у пребацивању новца на неког другог. Када имате више на свом тањиру него што можете да поднесете, можда је време да делегирате. Добар начин да почнете са делегирањем је да одредите које задатке можете пренети, а који нису неопходни за вас лично.
Затим идентификујте запосленог способног да изврши задатак и уверите се да сте обавештени о резултатима.
Завршна мисао
Није увек лако делегирати ако сте навикли да сами жонглирате са свиме. Међутим, ако планирате своје активности, држите се плана (у оквиру разумног) и пронађете праве људе којима ћете делегирати задатке, одједном ћете имати више времена.
