Процес одабира добављача може бити веома компликован и емотиван подухват ако не знате како да му приступите од самог почетка. Ево шест корака који ће вам помоћи да изаберете правог продавца за ваше пословање. Овај водич ће вам показати како да анализирате своје пословне захтеве, потражите потенцијалне добављаче, водите тим у одабиру победничког добављача, пружиће вам увид у преговоре о уговору. и избегавајте грешке у преговорима.
Анализирајте пословне захтеве
Пре него што почнете да прикупљате податке или обављате интервјуе, окупите тим људи који су заинтересовани за овај процес избора добављача. Први задатак који тим за одабир добављача треба да испуни јесте да у писаном облику дефинише производ, материјал или услугу за коју тражите продавца. Затим дефинишите техничке и пословне захтеве. Такође, дефинишите захтеве добављача. На крају, објавите свој документ у областима релевантним за овај процес избора добављача и тражите њихов допринос. Нека тим анализира коментаре и креира коначни документ. Укратко:
- Окупите тим за евалуацију
- Дефинишите производ, материјал или услугу
- Дефинишите техничке и пословне захтеве
- Дефинишите захтеве добављача
- Објавите документ са захтевима за одобрење
Претрага добављача
Сада када имате договор о пословним захтевима и захтевима добављача, тим сада мора да почне да тражи могуће добављаче који ће моћи да испоруче материјал, производ или услугу. Што је већи обим процеса одабира добављача, више добављача треба да ставите на сто. Наравно, неће сви добављачи испунити ваше минималне захтеве и тим ће морати да одлучи од којих добављача да тражи више информација. Затим напишите Захтев за информације (РФИ) и пошаљите га одабраним добављачима. На крају, процените њихове одговоре и изаберите мали број продаваца који ће направити „ужи списак“ и прећи на следећи круг. Укратко:
- Саставите листу могућих добављача
- Изаберите добављаче од којих ћете тражити више информација
- Напишите захтев за информације (РФИ)
- Процените одговоре и направите „кратку листу“ добављача
Захтев за понуду (РФП) и Захтев за понуду (РФК)
Пословни захтеви су дефинисани и имате кратку листу добављача које желите да процените. Сада је време да напишемо а Захтев за предлог или Захтев за понуду. Који год формат да одлучите, ваш РФП или РФК треба да садржи следеће одељке:
- Детаљи о подношењу
- Увод и резиме
- Преглед пословања и позадина
- Детаљне спецификације
- Претпоставке и ограничења
- Услови
- Критеријуми за избор
Процена предлога и избор добављача
Главни циљ је евалуација предлога а фаза одабира добављача је да се минимизирају људске емоције и политичко позиционирање како би се дошло до одлуке која је у најбољем интересу компаније. Будите детаљни у својој истрази, тражите информације од свих заинтересованих страна и користите следећу методологију да доведете тим до јединствене одлуке о избору добављача:
- Урадите прелиминарни преглед свих предлога добављача
- Забележите пословне захтеве и захтеве добављача
- Доделите вредност важности за сваки захтев
- Доделите вредност перформанси за сваки захтев
- Израчунајте укупан резултат учинка
- Изаберите победничког продавца
Стратегије преговарања о уговору
Последња фаза у процесу одабира добављача је развој преговора о уговору стратегија. Запамтите, желите да будете „партнер“ са својим продавцем, а не да их „одводите на чистаче“. Прегледајте своје циљеве за ваше преговоре о уговору и план за преговоре покривајући следеће ставке:
- Наведите/рангирајте своје приоритете заједно са алтернативама
- Знајте разлику између онога што вам треба и онога што желите
- Знајте свој крајњи резултат, тако да знате када да одете
- Дефинишите временска ограничења и мерила
- Процијените потенцијалне обавезе и ризике
- Поверљивост, неконкурисање, решавање спорова, промене захтева
- Урадите исто за свог продавца (тј., прошетајте миљу у њиховим ципелама)
Грешке у преговорима о уговору
Најмања грешка може убити иначе продуктиван процес преговарања о уговору. Избегавајте грешке у преговарању о уговору и избегавајте угрожавање иначе продуктивног процеса преговарања о уговору.
