Сваки планер догађаја вредни њихове соли зна да је контролна листа за планирање догађаја можда највреднији алат у планирању успешног догађаја. То је једини алат за планирање догађаја који вас опушта када се пробудите усред ноћи у паничном зноју убеђен да си заборавио важан детаљ у планирању следећег догађај. Са свеобухватном контролном листом за планирање догађаја поред себе, можете приступити свом догађају са самопоуздањем, знајући да ништа нисте превидјели.
Шта ако себе сматрате супер организованим и већ користите контролну листу када планирање догађаја, али сте наишли на ситуације у којима сте схватили (прекасно) да нисте успели да водите рачуна о неким важним детаљима. Где си погрешио?
Сваки догађај захтева контролну листу за планирање догађаја дизајнирану имајући на уму тај одређени догађај и прилагођену појединачним спецификацијама догађаја. Дакле, свака контролна листа за планирање догађаја је другачија. Међутим, постоји пет ставки које морате имати на листи за планирање догађаја, без обзира да ли планирате малу рођенданску забаву или велику корпоративну забаву.
Потпишите уговоре о догађајима
Можда звучи очигледно, али будите сигурни да сте потписали – и заузврат добили потписане копије – све уговоре који су вам потребни за ваш догађај. Ово укључује уговоре о догађајима са клијентом, местом, продавцима, хотелом, забавом итд. Чврсто руковање је леп начин за вођење посла, али не и начин да се обезбеди ангажовање било ког добављача, а не начин да се посветите раду за клијента. Добијте све у писаној форми и не радите никакав посао и не трошите ни новчића на планирање вашег догађаја док сва папирологија не буде потписана и испоручена. Ако сте планер догађаја коме је потребан уговор о догађајима за услуге догађаја, кликните овде.
Потврдите датум и време
До колена сте у фазама планирања овог догађаја. Како би неко могао да погреши датум? Продавци често имају друге послове. Клијенти се могу сложити са датумом и временом догађаја, а затим једноставно заборавити да вас обавесте о промени планова. Пре него што почнете да планирате свој догађај, још једном проверите датум и време почетка и завршетка и дајте их написмено, тако да сви буду на истој страници.
Унајмите додатну помоћ
Не потцењујте вредност додатне помоћи на дан вашег догађаја. Увек постоји нешто чему треба посветити пажњу, а већина планера догађаја је већ превише заузета вођењем догађаја да би посветила своју пажњу ситуацијама које се појаве. Ангажовање додатне помоћи је важан корак који се често занемарује све док можда не буде прекасно да се унајми најбоље особље за догађаје за посао који је пред вама. Немојте се задовољити остацима када је у питању запошљавање особља за догађаје. Ставите ову ставку на своју контролну листу догађаја и обезбедите најбоље обучено особље са искуством које вам је потребно које одговара вашем буџету догађаја.
Спроведите обилазак сајта
Ништа се не може поредити са замишљањем нечега у свом уму као да то искусите из прве руке. Спровођење обиласка локације догађаја са вашим клијент и продавци је критичан корак у процесу планирања догађаја. То представља прилику за постављање питања, рјешавање проблема и постизање договора о постављању просторија, декорацији, постављању регистрације и цјелокупном току догађаја. Често, чак и када мислимо да комуницирамо јасно, наша визија нечега је у потпуној супротности са оним што неко други замишља на основу нашег описа. Прођите кроз физички простор током фаза планирања, тако да нема изненађења на дан догађаја.
Укључите подсетнике за праћење
У идеалном свету, рећи некоме једном било би довољно да се осигура да посао буде обављен. Нажалост, стварни радни свет не функционише тако или барем не планирање догађаја. Са толико детаља за управљање и више играча укључених у различитим фазама догађаја, лако је да се нешто изгуби. Дакле, када развијете контролну листу за планирање догађаја да бисте били организовани и по распореду, обавезно укључите подсетнике за одређене наставке. На пример, ако сте разговарали са угоститељем о идејама за мени, такође укључите ставку на контролну листу за планирање догађаја која гласи: „Наставите са угоститељ на предложеном менију“ и „Закажите дегустацију са угоститељем.“ У планирању догађаја не постоји таква ствар као да се потврди нешто превише пута.
