Није тајна да хотелијери увек траже начине да пронађу састанак и планери догађаја који могу да бирају хотеле и друга места за састанке, подстицајна путовања, конференције и изложбе.
Многи хотели су се ослањали на онлајн хотелске РФП (Рекуест фор Пропосалс) сајтове, као што су Цонвентионпланит.цом и сабрехотелрфп.цом да промовишу своје могућности услуга за састанке и конференције. Такође су развили сопствене формуларе за РФП на мрежи.
Многи планери нерадо шаљу своје понуде за хотеле преко претраживача трећих страна, радије подносе своје захтеве за хотелске понуде директно у хотел и конференцијске центре.
Информације у хотелском РФП-у
Савет конгресне индустрије креирао је корисне алате за размену прихваћених пракси (АПЕКС) за помоћ у припреми РФП-а.
Основни елементи за хотелски РФП треба да укључују следеће:
- Основне контакт информације подносиоца захтева (име, титула, организација, адреса, телефон, е-пошта, итд.)
- Датуми догађаја (наведите најмање две различите опције)
- Потребни блокови соба (датуми и бројеви соба за госте)
- Захтеви за собе за састанке (датуми, величине соба, количине)
- Захтеви за храну и пиће
- Захтеви за приступачност
- Захтеви за слање и пријем
- Друге релевантне информације
Искористите предности РФП алата
Осим тога Глобално удружење пословних путовања (ГБТА) пружа својим члановима опсежан алат за РФП за хотеле који би планери догађаја могли да размотре. Елементи РФП хотела ГБТА укључују следеће:
- Информације о прегледу хотелског објекта
- Прегледне информације о захтеву за РФП
- Детаљи уговора о соби за госте
- Величина укупног хотелског простора за састанке
- Укупан број сала за састанке
- Величина највеће плесне дворане или сале за састанке у хотелу
- Висина плафона за највећу плесну дворану или салу за састанке
- Доступност сталне сале за састанке
- Број људи у сали за састанке
- Доступност наменског изложбеног простора
- Величина изложбеног простора
- Удаљеност до конгресног центра
- Назив конгресног центра
- Проценат пореза на храну и пиће
- Проценат накнаде за услуге банкета
- Пореска политика на накнаде за банкет услуге
- Доступност интерних аудиовизуелних (А/В) услуга
- Политика попуста на интерне А/В услуге
- Могућност коришћења ван А/В добављача
- Број сала за састанке са бежичним интернетом велике брзине
- Број сала за састанке са видео конференцијама
- Накнада за коришћење сопствених А/В добављача
- Прихватљиви начини плаћања
- Цене пакета за састанке
Поред тога, корисно је поделити са продајним особљем хотела врсту догађаја јер то даје увид у циљеве састанка.
Добра вест о раду са хотелима је да би већина требало да има прилично искуства у одржавању сличних догађаја заједно, а одличан менаџер продаје или кетеринга ће моћи да подели више детаља о начинима да помогне у испуњавању циљевима.
