Када је позивалац на чекању, 60 секунди може изгледати као вечност. Да би ублажиле ову перцепцију, многе компаније програмирају телефон да пушта смирујућу класичну музику или неки живахни џез како би бескрајно чекање изгледало мање заморно.
Осим тога, стављање некога на чекање на професионалан начин може помоћи у ублажавању било какве фрустрације и зависи од уобичајене љубазности. Размислите о томе како бисте волели да вас третирају да сте на другом крају линије.
Одговарајући бонтон за стављање клијента на чекање
- Објасните разлог зашто морате да ставите позиваоца на чекање.
- Затражите број телефона особе у случају да је разговор прекинут.
- Обећајте да ћете се вратити за минут—или ваша најбоља процена колико ће трајати задржавање. Ако мислите да ће кашњење бити дуже од неколико минута, затражите број и време када можете да позовете.
- Ако, упркос вашим напорима, кашњење траје дуже него што сте очекивали, пријавите се са позиваоцем, како се не би осећао напуштеним. Опет, понудите да их позовете, уместо да их држите на чекању.
- Када се вратите на телефон, извините се због непријатности и захвалите саговорнику на стрпљењу.
- Често користите име позиваоца да бисте додали осећај повезаности.
Ствари које треба избегавати када стављате клијента на чекање
- Не прекидајте позиваоца усред реченице да бисте је ставили на чекање. Сачекајте паузу у разговору.
- Никада не стављајте некога на чекање без најаве да ћете то учинити. Питајте је да ли можете да је ставите на чекање, уместо да јој само кажете.
- Не стављајте особу на чекање више пута у једном позиву.
- Не остављајте позиваоца на чекању дуже од два минута без пријаве.
- Никада је немојте терати да вам се јави; увек треба да понудите да узвратите позив.
- Никада немојте бити непристојни, без обзира на то колико се позивалац може наљутити.
Примери начина да се позивалац стави на чекање
Не морате да пратите дијалог од речи до речи, али ови примери сценарија дају осећај професионалног начина да некога ставите на чекање:
- „Господине Смит, можете ли молим вас да сачекате док преузмем ваш фајл?“ [пауза за одговор] „Хвала. Враћам се за минут." [повратак на позив] "Хвала што сте чекали, господине Смит. Сада вам могу помоћи."
- „Госпођо Џонс, проверићу да ли је господин Џонсон доступан да одговори на ваш позив. Можете ли, молим вас, сачекати минут?" [пауза за одговор] "Хвала. Одмах се враћам." [повратак на позив] "Извињавам се због непријатности, госпођо Џонс. Г. Џонсон тренутно није доступан. Могу ли да те позовем?"
Побољшајте систем
Када је реч о томе шта слушаоци чују током периода чекања, не морате да будете ограничени вашим телефонским системом или опцијама оператера. Ових дана постоји више услуга на чекању које вам омогућавају да преузмете и инсталирате музику или поруке.
Као још професионалнија, софистициранија опција, ваша компанија би могла да ангажује фирму да развије јединствено, прилагођено програмирање на чекању за ваше телефоне. Може укључивати било шта, од изговорених речи до одломака песме. Фирма која развија ваш власнички звук или поруку периодично их освежава или чак мења.
