Ефикасан систем канцеларијског досијеа је од кључног значаја за свако пословање које рукује фактурама, признаницама и другим записима, било на папиру или дигитално. Чак и за предузећа која се не баве много папирологије, одржавање организованости и ефикасности помоћи ће да операције неометано функционишу.
Канцеларијски системи за архивирање долазе у свим облицима, од једноставне фиоке ормарића, до сложених асортимана дигиталних сервера. Да бисте креирали систем који ради за вас, важно је да знате које су датотеке најважније, коме је потребан приступ и како се могу лако и ефикасно преузети. Ево кључних фактора.
Зашто вам је потребан систем архивирања
Правилно попуњавање признаница и фактура једна је од најважнијих ствари које мало предузеће може учинити за своје финансијско здравље. Непостојећи или неуредан систем архивирања може додати дане додатног напора у време пореза на доходак, а ви не желите да пропустите пореске олакшице због недостајућих признаница. Ако икада будете подвргнути ревизији и нисте у могућности да на време дате тражену документацију, ваши захтеви могу бити одбијени и ваша пореска пријава поново процењена.
У зависности од ваше индустрије, можда ћете морати да водите евиденцију да бисте били у складу са државним или савезним прописима, понекад годинама. Адвокатске канцеларије су дужне да чувају списе предмета три године. Рачуновође и предузећа за припрему пореза морају да чувају пореске пријаве седам година. Грађевинске компаније, медицинске канцеларије, школе и још много тога имају велике одговорности за вођење евиденције.
Већина људи не размишља о раду који ће уштедети када улажу у системе за архивирање, већ неки рачуна, укупна количина времена које компаније проводе у потрази за изгубљеним датотекама износи шест седмица по године.
Ако је ваше пословање прилично једноставно, ваше вођење евиденције може бити ограничено на обрачун зарада и рачуноводство, али и даље морате бити у могућности да радите за својим столом брзо и лако.
5 корака за организовање система архивирања
Да бисте себе и своје предузеће поставили на прави пут, следите пет корака како бисте били сигурни да су папири лако доступни и лако препознатљиви.
Процените личне и канцеларијске навике
Размислите о томе којим запосленима је потребан приступ датотекама, где раде и шта има смисла на основу њих радне станице. Ако креирате систем за себе, размислите о ергономији, току вашег радног дана, како се крећете по канцеларији простор, до чега можете доћи са свог стола и којим информацијама вам је потребан редован приступ у односу на информације које се могу дуго архивирати термин. Ако креирате систем за неког другог, сазнајте њихов допринос — оно што функционише за једну особу неће увек радити за другу.
Одлучите о систему архивирања
Оно што ваше предузеће ради ће одредити да ли ћете изабрати да документујете нумерички, абецедно или на неки други начин. На пример, да ли тражите информације о клијентима по имену или броју рачуна? Да ли подносите папире по категоријама, као што су трошкови, финансије, маркетинг, итд?
Простор није главна брига за дигиталне системе, али за папирне системе, важно је омогућити раст када се гледају ормари за архивирање; саветује се да купите нешто за смештај дупло већег броја фајлова који сада имате. Широке категорије предмета ће вам омогућити да лако додајете нове датотеке како растете и елиминише потребу за редовном надоградњом или реорганизацијом вашег система архивирања. Одржавање једноставности ће такође олакшати интеграцију ваших папирних и дигиталних датотека као дела вашег целокупног систем управљања документима.
Израчунајте потребе за складиштењем
Ако имате велики број датотека којима свакодневно приступате, требало би да вам буду на дохват руке. Они којима се ређе приступа не морају да буду у вашем радном простору, али ће можда морати да буду у близини. Можда постоји комбинација. Неке датотеке могу бити потребне свакодневно, док се друге могу чувати у удаљеном дугорочном складишту.
Немојте занемарити важност приступачности за запослене или будуће запослене који могу имати посебне потребе за мобилношћу. Веома високим ормарићима, на пример, неким запосленима може бити тешко да приступе безбедно и ефикасно.
Инвестирајте у добар систем означавања
Могућност читања ознака датотека звучи очигледно, али јасноћа у означавању ће уштедети време. Већина компанија које праве етикете пружају шаблоне који се интегришу са уобичајеним софтвером за обраду текста. Можда ћете желети да размотрите један од малих система за прављење етикета који такође могу да штампају појединачне налепнице. Предмети који обављају двоструку дужност су обично мудра инвестиција.
Купите фасцикле са датотекама
Једноставни и издржљиви фасцикли су паметна инвестиција. Висеће фасцикле у боји су лако доступне и лако препознатљиве. На пример, ако ставите све своје клијент датотеке у жутим висећим фасциклама, финансијске информације у плавим фасциклама и маркетинг у црвеним фасциклама, уштедећете време приликом претраживања или архивирања помоћу визуелних трагова који се лако могу препознати.
Одлазак без папира
Многа предузећа су се већ преселила у канцеларију без папира или близу ње. Са онлајн системима за складиштење заснованим на облаку и дигиталним трансакцијама које замењују готовину, безпапирно може бити нова нормала.
Чак се и владине агенције укључују. Пореска управа сада прихвата дигиталне слике или папирне копије скенираних предмета укључујући:
- Рачуни
- банкарски изводи
- Поништени чекови
- Платити стуб
- Изводи кредитне картице
Дигитални записи морају бити јасни и читљиви. Ако није, ИРС може захтевати да види оригиналне папирне документе током ревизије или рутинског захтева за документацију.
Ако и даље радите на старомодан начин, али сте заинтересовани за постаје зелено, временом можете да пређете на папир без папира. Постоји много услуга и софтверских апликација које скенирају старе признанице о трошковима и чувају их са вашим другим дигиталним рачуноводственим информацијама.
Често постављана питања (ФАК)
Како поставити електронски систем архивирања?
Електронски системи архивирања могу бити једноставни као датотеке у заједничким мрежама, као што је Гоогле диск или на софистицираном софтверу или серверима. Исте најбоље праксе које важе за папирне системе примењују се и на електронске системе: успоставите конвенције о именовању, редослед архивирања (абецедни, хронолошки, итд.) и добро организовану структуру.
Који систем архивирања користите за заштиту поверљивости?
За системе за архивирање папира, документи треба да буду под кључем, са контролом особља. Пошто дигиталне датотеке имају већу флексибилност у дељењу, копирању и уређивању, мораћете да успоставите одговарајуће нивое дозвола и приступ. У зависности од улога, вашој компанији ће можда бити потребни приватни сервери за разлику од система заснованих на облаку.
