Службеници датотека користе систем, обично нумерички или абецедни, за вођење папирних или електронских записа, укључујући преписку, признанице, уговоре и фактуре, како би се осигурало да је информација лако лоцирати када је потребна. Они организују и архивирају документе, преузимају податке и постављају електронске датотеке.
Према ажурирању америчког Бироа за статистику рада за 2018., отприлике 110.020 досијеа су били запослени у САД. Они раде у здравству, социјалним службама, академским круговима и разним врстама професионалних канцеларија као што су адвокатске фирме. Свака организација која генерише велику количину папирологије или електронских докумената ангажује службенике за датотеке.
Дужности и одговорности картотеке
Предузећа, велика и мала, имају одређене сервере, ормаре, фиоке, собе и складишта где се чувају досијеи предмета, документи и друге врсте информација. Службеници досијеа су одговорни за одржавање ових простора. Овај посао генерално захтева способност обављања следећег посла:
- Развити организоване системе архивирања.
- Креирајте, обрадите и одржавајте записе датотека.
- Архивирајте и преузмите документе за друго особље.
- Припремите записе за складиштење ван локације.
- Одржавајте евиденцију просторија за датотеке да бисте пратили локацију датотека.
- Одложите датотеке у складу са утврђеним распоредом чувања докумената.
Поред вођења евиденције организације, службеници досијеа могу бити позвани да помогну у бројним другим областима, укључујући поздрављање посетилаца; одговарање на телефоне и усмеравање позива; куцање белешки, имејлова и других врста докумената; преписивање снимака; дизајнирање форми; руковање канцеларијском опремом; и руковање поверљивим материјалима.
Плата службеника фајлова
Плата службеника фајлова варира у зависности од искуства, локације и способности обављања више задатака у другим улогама:
- Средња годишња плата: 31,700 УСД (15,24 УСД/сат)
- Највиших 10% годишње плате: Више од 50.230 УСД (24,15 УСД по сату)
- Доњих 10% годишње плате: Мање од 21.390 УСД (10,28 УСД/сат)
Извор: Амерички биро за статистику рада, 2018.
Образовање, обука и сертификација
Образовни стандарди су основни за ову професију, а већина обука се одвија на послу.
- образовање: Средњошколска диплома или еквивалентна диплома је обично неопходна, иако неки људи који раде као досијеи имају додипломске и напредне дипломе. О томе 11% имају сертификате о завршеној средњој школи.
- обука: Неко радно искуство у сличној области је од помоћи. Обука на послу често укључује рад са искуснијим службеником од неколико недеља до неколико месеци.
Вештине и компетенције службеника фајлова
Рад као референт за досије захтева снажне организационе и комуникационе вештине, као и пажљиву пажњу на детаље. Од службеника досијеа се такође може захтевати повремено подизање тешких сандука и слично. Друге виталне вештине и способности укључују:
- Познавање рада на рачунару и софтверу: Требало би да се осећате опуштено користећи интернет и апликације за обраду текста, табеле и е-пошту. Можда ћете такође морати да будете упознати са софтвером за управљање документима, као што је еФилеЦабинет, или складиштењем датотека у облаку.
- Вештина разумевања читања: Главни део ове позиције укључује извођење природе документа из његовог садржаја и његово постављање на логично место где други очекују да га пронађу.
- Вештине слушања:Слушање је важно за разумевање потреба сарадника и спровођење њихових захтева и сугестија.
- Вештине критичког мишљења: Логика и вештине доношења одлука су кључне за брзо сортирање различитих докумената и одређивање шта да се ради са њима.
Јоб Оутлоок
Очекује се да ће запосленост картотека опасти за око 10% између 2016. и 2026. године како организације комбинују административне функције, као што су пријем и архивирање, а способност и једноставност коришћења складиштења технолошких података наставља да расте.
Радно окружење
Службеници за датотеке су запослени у канцеларијском окружењу, где проводе велики део свог времена преузимајући и достављајући датотеке другим запосленима или седећи испред рачунара. Службеници досијеа који раде у већој канцеларији имају прилику да се састану и комуницирају са особљем компаније на више нивоа.
Распоред рада
Картотеке по правилу раде у уобичајеном радном времену. Када је канцеларија отворена за клијенте, а други запослени су на послу, очекује се да ће тамо бити и службеник за досије. Пошто обим произведених докумената може бити значајан, у зависности од величине и природе организације, службеник досијеа ће можда морати да ради пуно радно време да би одржао корак са током. Али то не значи да могућности поделе посла или позиције са скраћеним радним временом нису доступне. Прековремени рад углавном није потребан.
Како добити посао
ОСВЕЖИТЕ СВОЈ ЖИВОТОПИС
Пре него што пошаљете животопис потенцијалним послодавцима, прегледати и ажурирати да бисте били сигурни да је актуелан и да нема грешака у куцању и нетачности. Ако немате животопис или било какво радно искуство које можете да наведете, користите савете стручњака и солидан пример да направите победнички први животопис.
ПРИПРЕМИТЕ СЕ ЗА ИНТЕРВЈУ
Пре интервјуа, истражите компанију и замолите пријатеља да вам помогне да вежбате да одговорите на нека од најчешћих питања за интервју. Што више вежбате, удобније ћете се осећати када седите преко пута менаџера за запошљавање.
Поређење сличних послова
Људи заинтересовани за рад у канцеларијском сценарију такође разматрају друге врсте канцеларијских послова. Неки од ових послова могу захтевати додатно образовање и обуку. Ево листе сличних послова, заједно са њиховим средњим годишњим платама:
- административни помоћник: $38,880
- Бооккеепер: $40,240
- Медицал Трансцриптионист: $34,770
Извор: Приручник за професионалне перспективе америчког Бироа за статистику рада, 2018.
