Многи од нас нису научили да пишу е-пошту у школи, али знање како да напишете е-пошту је непроцењива вештина на радном месту. Ово посебно важи за оне који раде (или траже) послове на даљину. Поред добар телефонски бонтон, вероватно не постоји толико важна вештина као е-пошта када је у питању добијање – и задржавање – посла код куће.
Добро написана е-пошта олакшава примаоцу да разуме поруку и реагује на њену поруку. У тражење посла, е-пошта може претходити или чак заменити први утисак лицем у лице, тако да су правилна интерпункција и кохерентна порука кључни. А на послу, нејасне е-поруке изазивају забуну и кашњења. Пратите ове савете да бисте написали ефикасне е-поруке колегама, клијентима, потенцијалним клијентима, менаџерима за запошљавање, па чак и пријатељима и породици.
Прво, размотрите поруку и примаоца
Марк Романели / Гетти Имагес
Е-пошта треба да почне у вашем уму, а не прстима на тастатури. Да бисте ефикасно писали е-пошту, прво размислите зашто да ли пишеш. Какав одговор желите? Коју поруку желите да пренесете? Ако тражите информације, пријављујете се за посао или се распитујете о радним местима, будите сигурни да је ваш захтев за акцију од стране примаоца јасан.
Затим размотрите тачку гледишта примаоца. Које информације су им потребне да би предузели акцију или разумели вашу поруку? Дајте неопходне (али не претеране) основне информације. Такође, имајте на уму одговарајући бонтон за овог конкретног примаоца. Емотикони и скраћенице, попут ОМГ или ЛОЛ, нису прикладни за пријаве за посао и већину пословне е-поште.
Напишите дескриптивну тему е-поште
Када пишете е-поруку, немојте писати нешто нејасно у наслову као што је „здраво“ или „послови код куће“ или га оставите празним. Е-поруке са овом врстом наслова имају добре шансе да заврше у претинцу за нежељену пошту примаоца или једноставно игноришу. Ако се пријављујете за посао, унесите назив позиције у наслову. Ако је е-пошта упућена колеги, у наслову поставите кратку фразу која сумира сврху поруке.
Још једна предност писања описног наслова је то што ће вам бити лакше да га пронађете у пријемном сандучету ако будете морали да га потражите касније. Међутим, нешто са линијом е-поште као што је „Питање“ неће бити од помоћи.
Поздравите примаоца како треба
Ако знате име примаоца, али га не знате лично, поздравити коришћењем наслова, нпр. Поштована госпођо Брунели. (Користите „госпођица“ за жене када нисте сигурни да ли је „госпођа“ или „госпођица“ прикладно.) Ако нисте сигурни у вези пола, једноставно користите име и презиме, тј. Драги Крис Смит. Ако не знате име особе, започните своју е-пошту без поздрава или користите једноставан поздрав, нпр. Здраво, поздрав, поштовани менаџере, итд.
Ако је е-пошта упућена колеги или неком другом кога познајете, користите име које бисте користили лично или телефоном.
Користите исправну граматику и интерпункцију
Веома је важно користити исправну граматику у е-поруци. Свесно или подсвесно, читаоци кажњавају пошиљаоце за граматичке грешке.
- Рун-Он реченице - Када пишете имејл, немојте штедети тачке. Та мала пауза даје читаоцима времена да схвате значење речи. Кратке реченице дозвољавају више ових малих пауза. Раздвојите дугачке реченице чак и када нису технички извођене реченице.
- Зарези - Премало или превише зареза може бити збуњујуће. Научите да правилно користите зарез.
- Субјекат-глагол договор - Реченице са овом врстом грешке су црвена заставица за послодавце који траже кандидате са добрим комуникацијским вештинама. Прегледајте правила за слагање субјекта и глагола.
Проверите правопис и велика слова
Користите проверу правописа, али се не ослањајте на њега. Провера правописа неће ухватити „они“ за „тхе“ или „тамо“ за „њихов“, а ова врста грешке указује на непажњу. Немојте користити скраћенице за слање порука као што су „у“ за „ви“ или „тхо“ за „иако“.
Користите исправну употребу великих слова. Већина људи зна да пише великим словом почетак реченице и властите именице, али многи то не раде у имејловима. Покажите да вам не смета да одвојите додатни делић секунде да притиснете тастер схифт. С друге стране, превише великих слова може одвући пажњу читаоца. Избегавајте писање фраза великим словима (што многи тумаче као еквивалент вриштању лично), као и писање великим словом, само ради нагласка, прво слово речи које нису на почетку реченице или правилно именице.
Користите једноставно форматирање у е-пошти
Запамтите да се сви програми за е-пошту приказују другачије. Оно што изгледа савршено усклађено на вашем екрану може да иде заједно на нечијем другом. Из тог разлога избегавајте да у е-поруку налепите високо форматиран документ за обраду текста, као што је животопис или пропратно писмо. Користите документе који су написани у формату обичног текста.
Направите кратке пасусе. Као и тачке, паузе параграфа дају одмор оку читаоца. Неко ко чита е-пошту на мобилном телефону ће имати користи од кратких пасуса. Али пазите да се и даље придржавате основних правила у вези са параграфима.
Будите сажети
Вијугаве е-поруке које затрпавају поенту бивају представљене и на крају заборављене. Или још горе, можда су погрешно схваћени. Објасни своју сврху, користећи сажет језик.
- Елиминишите речитост - Пишите активним глаголима. „Џек ми је послао формуларе“ користи активни глагол. „Обрасце ми је послао Џек“ је пасивна. Пасивни облик користи само неколико речи више, али се сабира. Више од тога, захтева од читалаца да преуреде идеје у својим главама.
- Држите се тачке - Одуприте се искушењу да додате додатне информације или идеје. Сачувајте ово за другу е-пошту.
- Користите Буллет Поинтс - Ово омогућава читаоцу да користи визуелне назнаке да схвати оно што је важно. Али ако сумњате у то како ће се меци приказати, користите звездице или цртице да бисте направили метке.
Потпишите е-пошту на одговарајући начин
Ако је ваша е-пошта подразумевана вредност а стандардни потпис, уверите се да је прикладан за одређену е-пошту коју шаљете. Потписи са политичким изјавама или именима и годинама ваше деце су у реду за личну е-пошту, али за посао користите мање лични потпис. У зависности од вашег посла и вашег послодавца, и даље можете персонализовати свој потпис е-поште са цитатом. Изаберите нешто неконтроверзно. Ако се распитујете о послу, користите свој потпис да дате одговарајуће контакт информације без икаквих цитата или додатне персонализације.
Поново прочитајте/размислите пре него што притиснете Пошаљи
Проверите да ли постоје правописне и интерпункцијске грешке пре него што притиснете сенд. Ако пронађете грешку у е-поруци за пријаву за посао, поправите је, а затим поново прочитајте пре него што притиснете пошаљи. Али и поново прочитајте за садржај. Ако је ваша е-пошта дуга, размислите о начинима да је учините сажетијом. А ако је ваша е-пошта контроверзна или је написана у љутњи, притисните сачувај, не шаљи. Вратите се на њега неколико сати или дан касније и видите да ли и даље желите да га пошаљете.
Ово може звучати као пуно посла пре слања е-поште, али ако шаљете ефективне е-поруке и ефикасније организујете своју е-пошту, видећете да заправо имате више времена, а не мање.
