Када купите Неат Рецеиптс Сцанализер, добићете компактан, лаган скенер, заједно са софтвером за организовање ваших дигиталних слика, УСБ каблом и прибором за складиштење.
Неат Рецеиптс Сцанализер је специјализован за скенирање и чување слика и детаља рачуна, визиткарте и сву папирну документацију ширине до 8,5 инча. Скенирајте признаницу и софтвер ће повући датум трансакције, износ и порез на промет у софтвер, а затим категоризовати трансакцију. Уредне признанице могу чак да назначе да ли се износ признанице може надокнадити или одбити од пореза.
Скениране ставке су организоване у фасцикле са посебним организаторима за признанице, пореску документацију, визит карте и разне документе. Рачуни се могу одштампати, послати е-поштом или извести у ПДФ или разне друге формате.
Неат Рецеиптс је за људе који желе да папирну документацију одржавају дигитално организованом, смањују количину папира физички складиштите у фајловима (или гомилама) или извозите податке о пријему у прорачунску табелу или финансијски софтвер као што је ТурбоТак.
Софтвер за уредне рачуне
Софтвер Неат Рецеиптс организован је у четири одељка:
Организатор рачуна: Фасцикле у оквиру овог одељка одвајају пословне признанице од личних. Такође могу да рашчлане куповине по категоријама. Скенирани документи се чувају као слика и софтвер аутоматски извлачи датум, износ куповине и друге детаље.
Порески организатор: Овај одељак садржи 116 пореских категорија које олакшавају организовање куповине и пријављивање током пореске сезоне. Корисници могу саставити информације о порезу на доходак у оквиру софтвера или генерисати пореске документе укључујући Образац 1040 и прилоге Прилога А. Подаци о порезу се могу извести у ТурбоТак, Мицрософт Екцел и друге типове датотека.
Визит карте и контакти: Документи унесени у овај одељак се аутоматски скенирају за контакт информације. Када се извуку из документа, информације се организују на картици са контактима, где се могу претраживати, синхронизовати са другим софтвером или извозити као датотека.
Организатор докумената: Овај свеобухватни одељак вам омогућава да креирате описне фасцикле које прилагођавају ваше искуство организовања. Полисе осигурања, уговори о запосленима и било која друга разна документа могу се чувати овде и лако им се приступа путем функције претраживања.
Скенер уредних признаница
Компактна величина и тежина од 10,6 унци Неат Рецеиптс Сцанализер чине га идеалним за пословне путнике. Скенер је способан да добије комплетна скенирања нејасних или згужваних рачуна. За похабане рачуне, функција Подесите слику може помоћи да се затамни текст и побољша читљивост.
Калибрација скенера је брза и лака, само скенирајте приложени узорак папира са црним ознакама. Софтвер који се испоручује са скенером објашњава процес калибрације са упутствима корак по корак, иако може бити мало избирљиво за подешавање. Међутим, када се једном подеси, нећете морати поново да калибрирате и све функције скенера ће постати потпуно доступне. Те функције укључују аутоматско одређивање величине, аутоматско исецање и аутоматско ротирање.
Инсталирање и почетак рада са уредним рачунима
Софтверска упутства ће вас водити кроз процес инсталације. Само пратите упутства и користите све пречице током инсталације уредних признаница да бисте избегли потенцијалне проблеме касније.
Када први пут прикључите скенер уредних признаница, од вас ће се тражити да наведете да ли ћете користити скенер само за личну употребу (организовање личних и трошкове домаћинства, управљање расходима који се одбијају од пореза, чување докумената) или за пословну употребу (организовање пословних трошкова, креирање извештаја о трошковима). Ову опцију можете променити ако касније одлучите да проширите или смањите коришћење софтвера.
Неат Рецеиптс вам омогућава да погледате брзи водич који објашњава општу употребу софтвера, скенера и како најбоље раде са признаницама, пореским извештајима, визит картама и документима.
Водич такође објашњава како да калибришете скенер помоћу листа за калибрацију. Свака калибрација скенера уредних признаница траје мање од једног минута, иако су понекад потребне вишеструке калибрације. Ако изгубите калибрациони лист који сте добили уз скенер, можете одштампати свој.
Извоз података уредних признаница у друге апликације
Рачуни, документи и подаци скенирани у Неат Рецеиптс могу се сачувати или извести у неколико формата. Формати су оптимизовани за Мицрософт Екцел, КуицкБоокс, Куицкен, Мицрософт Монеи или било који софтвер који увози КИФ, ОФКС и ЦСВ формате података.
Извоз у ПДФ, ХТМЛ и Мицрософт Ворд је једноставан, али пре извоза у Екцел табелу по први пут, морате мапирати поља базе података између уредних признаница и наслова колона табеле. Слично томе, ако ћете увозити своје податке о пријему из Неат Рецеиптс у финансијски софтвер, подесите повећајте категорије у уредним признаницама које су идентичне категоријама вашег финансијског софтвера које треба избегавати питања.
Извоз ОФКС података из уредних признаница у Мицрософт Монеи је прилично једноставан, али ако користите Куицкен, имајте на уму да ће он увести само КИФ податке на готовинске рачуне. Мораћете да увезете КИФ трансакције на Куицкен готовински рачун, а затим преместите трансакције на одговарајуће Куицкен налоге.
Подела трансакција у уредним признаницама
Куицкен, Мицрософт Монеи и други типови финансијског софтвера користе подељене трансакције да поделе трансакцију у више категорија. Неат Рецеиптс дели признанице у више категорија, али не приказује поделе трансакција на исти начин на који финансијски софтвер ради у регистру налога. Уместо тога, једна копија трансакције се појављује за сваку категорију. На пример, можда сте купили храну за псе, сладолед и ролну траке у једној продавници, а затим поделили рачун у категорије за кућне љубимце, намирнице и канцеларијски материјал. Видећете признаницу наведену три пута у уредним признаницама са истим датумом и продавцем, али са различитим категоријама и износима у доларима.
Увоз подељених трансакција из уредних признаница у финансијски софтвер са једном трансакцијом по категорији додељеном у подели. Можда то није визуелно најпогоднији начин приказивања информација, али неће угрозити тачност финансијског извештавања.
Ако користите Куицкен или Мицрософт Монеи и желите да све подељене трансакције имају исти изглед на вашем налогу регистре, користите традиционалне методе уноса трансакција, а затим извозите признанице из уредних признаница у дигиталне сликовне датотеке. Те датотеке се могу приложити трансакцијама у Куицкен-у (2007 и новијим) и Мицрософт Монеи Плус (2008 и новијим).
Функције помоћи за уредне рачуне
Кликните на Хелп у Неат Рецеиптс да бисте видели водич за брзи почетак и помоћ за уредне рачуне. Обе ове референце се брзо читају и можете уштедети време и конфузију тако што ћете их прочитати пре него што почнете, за разлику од покушаја да учите док идете. Одељак 2 помоћи ПДФ, на пример, обезбедиће да сте исправно подесили софтвер. Сачувајте ПДФ-ове на радној површини за лаку референцу док прво учите како да користите софтвер.
Друге корисне везе у ПДФ-у укључују:
- Традиционалне функције помоћи које се могу претраживати
- Алат за решавање проблема са скенирањем и сликама
- Пример приказа података
- пореске информације ИРС
- Неат Рецеиптс онлине техничка и корисничка подршка
За и против
Техничка подршка за уредне рачуне је врхунац производа. Технички тим одговара на питања брзо и темељно на форумима за подршку на мрежи, а ћаскање за техничку подршку је одличан извор помоћи у реалном времену.
Софтвер поједностављује унос података, чинећи га савршеним за пословне путнике и самозапослене особе којима су потребни рачуни и подаци о трошковима за пореско извештавање. Уредни рачуни су такође корисни за кућне кориснике који желе да чувају полисе осигурања, банковне изводе, рачуне и другу документацију поред рачуна.
Једини велики недостатак је како Неат Рецеиптс извози подељене трансакције и како корисници Куицкен-а морају да се носе са више корака да увезу податке на одговарајући налог. Корисници могу искусити кашњење када покрећу софтвер Неат Рецеиптс, пошто се база података учитава сваки пут када се софтвер отвори (уместо да непрекидно ради у позадини).
Неке додатне функције на "Лите" верзији софтвера укључују:
- Скенирајте и аутоматски организујте више докумената у исто време
- Скенирајте у ПДФ, а затим изаберите и копирајте текст који се може уређивати из тог ПДФ-а
- Паметно сортирање
- Нови порески збирни извештаји
- Побољшано управљање меморијом, перформансе апликације, ОЦР и тачност рашчлањивања
- Претвори у текст који се може уређивати
Уредни скенери рачуна кошта 134,99 долара и више. Претплата за "Лите" верзију софтвера кошта 89,99 долара годишње.
Још увек не можете да одлучите да ли да користите Неат Рецеиптс? Научите више детаља на веб страници Неат Рецеиптс или погледајте више софтвер за скенирање рачуна.
