Кадровски досије је сачуван код послодаваца документацију о историји и статусу целокупног радног односа са појединим запосленим. Ову радну документацију послодавац води у кадровском досијеу из три разлога.
- Као послодавац, желите да имате тачне информације при руци и организоване када вам је потребан приступ информацијама из било ког разлога. Промене у контактима за хитне случајеве, адресама запослених, праћење евалуације учинка, дисциплинска писма, признање запослених, и материјали за пријаву за запошљавање су примери врста информација којима ће послодавац желети да може брзо да приступи.
- Тхе послодавац треба да задржи документацију о кадровским питањима као такав избор запослених, учинак, радна историја, образложење накнаде и апликације за интерну промоцију, да споменемо само неке. Захтев ЕЕОЦ-а, тужба или чак потреба да се оправда недостатак повишице или унапређења запосленом захтевају да послодавац прикупљао и чувао ову врсту документације запослених.
- Федералне или државне владе захтевају да послодавци воде неке евиденције запослених. Организовање информација о запосленима у досијеу особља има смисла за приступ и законску усклађеност и спремност.
Врсте досијеа особља
Послодавац генерално одржава неколико типова досијеа особља, за пословну употребу, за поверљивост запослених, за медицинску приватност, и за поштовање закона. Не постоји закон који каже колико досијеа послодавац мора да води –неки закони покривају приступ запослених досијеима и друге праксе везане за досије особља.
Међутим, постоји много закона, а постоје и најбоље кадровске праксе за поверљивост запослених, који регулишу садржај досијеа особља и ко има приступ тим информацијама. Ово су досијеи особља које води већина послодаваца у САД. (Светски закони и пракса се могу разликовати.)
- Персонал Филе: Ово је главни досије запослених који садржи историју радног односа.
- Паиролл Филе: Желите да одржавате посебан фајл за сва питања платног списка у вези са платама и бенефицијама. Не желите да свом особљу на платном списку дате приступ информацијама о особљу.
- Медицински картон запослених: Савезни Закон о преносивости и одговорности здравственог осигурања из 1996. (ХИПАА) захтева од послодаваца да заштите медицинске картоне запослених као поверљиве. Многи послодавци држе ове датотеке закључане у фиоци за датотеке у закључаном ормару.
- И-9 Обрасци запослених: Морате одржавати посебну датотеку за све запослене (не по запосленом) И-9 обрасци пошто не желите да државни службеници, који су овлашћени да проверавају ове формуларе под различитим околностима, прегледавају ваше главне, поверљиве досијее запослених.
Приступ запослених досијеима особља
Запосленима је дозвољен приступ досијеима запослених под вођством и надзором особља за људске ресурсе. Персонални досијеи запослених сматрају се власништвом послодавца који има одговорност да их одржава и чува.
Пример политике досијеа о персоналу
Следи пример политике досијеа особља за употребу у вашој компанији. У њему се разматрају различите датотеке које се препоручују и ко треба да има приступ свакој датотеци.
Пример политике о досијеима особља
Компанија води три досијеа запослених за сваког запосленог.
Персонал Филес
А персонални досије се одржава за сваког запосленог у (Назив Ваше компаније). Ови досијеи особља садрже поверљиве документе и њима управља и одржава особље за људске ресурсе.
Приступ овом досијеу је ограничен на особље за људске ресурсе и претпоставља да менаџер сваког запосленог води сопствени досије са документима релевантним за радни учинак запосленог.
Типични документи у досијеу особља укључују пријаву за запошљавање, образац за контакт за хитне случајеве породице, документована историја дисциплинских поступака, биографија, приручник за запослене и по вољи послодавца потпише листове, тренутне личне податке, и писмене оцене учинка.
Не садрже сви досијеи особља исте документе, али сваки досије особља има неке документе који су исти.
Паиролл Филес
Досијеи о платним списковима се такође одржавају; платни спискови садрже историју радних места, одељења, промена накнада итд. Приступ досијеу платног списка ограничен је на одговарајуће рачуноводствено и кадровско особље.
Медицински картон запослених
Такође се води и здравствени картон запослених. Садржај медицинског картона није доступан никоме осим службеницима задуженим за људске ресурсе и запосленима чија се евиденција чува у досијеу. У називу ваше компаније), медицински досијеи добијају највиши степен безбедног складиштења и поверљивости.
Прегледање датотека запослених
Запослени може да види свој персонални досије тако што ће контактирати а Особље за људске ресурсе лице током редовног радног времена. Особље за људске ресурсе ће заказати састанак током којег запослени може да види садржај свог фајла. Ниједан запослени не сме да мења или уклања било који документ из свог персоналног досијеа који се мора видети у присуству особља за људске ресурсе.
Питања или недоумице о садржају досијеа особља и приступу
Ако имате питања или недоумице у вези са садржајем препоручених датотека или могућности да им приступите, контактирајте члана особља за људске ресурсе,
Одрицање од одговорности: Имајте на уму да дате информације, иако су меродавне, не гарантују се за тачност и законитост. Сајт чита публика широм света и закони о запошљавању а прописи се разликују од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас тражити правну помоћ, или помоћ државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе за смернице, идеје и помоћ.
