Dokumentation är avgörande för korrekt beslutsfattande
I världen av mänskliga resurser och sysselsättning, dokumentation om en anställds prestation kan göra eller bryta din förmåga att disciplin, avsluta, eller rättvist främja, belöna och erkänna anställda.
Dokumentation är viktigt för chefer och HR-personal eftersom du måste göra en seriös ansträngning för att registrera allt av händelserna i dina anställdas anställningshistoria – både positiva och negativa händelser av prestanda.
Här hittar du allt som chefer och HR-personal behöver för att noggrant dokumentera medarbetarnas prestationer.
Varför du bör dokumentera anställdas prestationer
- Dokumentation ger bevis på det prestationsfrågor diskuterades med medarbetaren i rätt tid och kortfattat.
- Dokumentation ger en historia av anställdas förbättring eller underlåtenhet att förbättra prestation över tid. Det är kronologiskt och en exakt beskrivning av medarbetarens handlingar, chefens handlingar och händelser när de inträffar.
- Dokumentation ger bevis som stöder ledningens beslut att fatta ogynnsamma åtgärder såsom disciplin eller uppsägning med en anställd.
- Dokumentation ger bevis på att en anställd förtjänar en tillgänglig befordran eller möjlighet framför andra anställda som också är kvalificerade.
- Dokumentation ger bevis för att motivera löneökningar, sänkningar eller varför en anställd inte fick någon höjning.
- Vid en stämningsansökan skyddar en fullständig och noggrann dokumentation en arbetsgivares intressen. Dokumentationen kan stödja ledningens agerande i säga upp en misslyckad anställd. Det kan också bevisa att den anställde har sagts upp av skäl som är lagliga i motsats till andra som olaglig diskriminering.
Vad ska dokumenteras
Chefer måste dokumentera medarbetarnas prestationer, både positiva bidrag och prestationsmisslyckanden. De behöver dokumentera exakt vad medarbetaren gjorde och sa och vad chefen gjorde och sa som svar under mötet eller samtalet.
Du måste dokumentera eventuella överenskommelser som gjorts under samtalet, uppsatta mål, förbättringar som krävs och förväntas, och tidsplanen för förbättringar. Dokumentationen bör också innehålla åtaganden som chefen gör för att bistå medarbetaren.
Hur man dokumenterar
Dokumentation ska skrivas under eller omedelbart efter mötet eller samtalet med den anställde. Du ska aldrig missa att skriva ner samtalet med medarbetaren dagen då det faktiskt hände. Att vänta till senare eller nästa dag påverkar kvaliteten på dokumentationen eftersom den är baserad på vad du kommer ihåg.
Ett av de värsta misstagen chefer gör är att tro att de kan rekonstruera en anställds rådgivningshistorik efter behov. Ingen HR-person som har någon erfarenhet av anständig dokumentation i rätt tid låter sig någonsin luras av ett rekonstruerat register. Chefer som rekonstruerar från minnet medför onödiga och oacceptabla risker för sitt företag eftersom en påhittad historia inte håller i en potentiell rättegång.
Du behöver din dokumentation för att framstå som professionell, snygg och organiserad. Skriv dokumentation som om du pratar om historien om händelserna till en tredje part. Du vet aldrig vem som kan läsa din dokumentation en dag, så se till att den speglar din professionalism. (Baksidan av en cocktailservett, kuvert eller klisterlappar kvalificerar inte som professionell dokumentation.)
Din dokumentation bör gå till en anställds nya chef om den anställde får ett nytt jobb – eller du gör – i din organisation. För ditt minne och för att informera medarbetarens nya chef måste du ange medarbetarens namn och titel, ditt namn och titel samt det fullständiga datumet på varje dokument.
Skriv dokumentation som är saklig, rättvis, laglig, objektiv, fullständig och konsekvent. Undvik åsikter (Mike är slarvig. Alice är lat. Tom ljög för mig.), ropade, redaktionellt (John är en idiot. Mark har ett attitydproblem.) och märkning (Mary är oansvarig. George är ingen lagspelare.).
Undvik också att försöka tolka medarbetarens beteende. (Marsha får inte gilla den här uppgiften. Paula verkar vara i över huvudet.) Minimera din användning av beskrivande ord som adjektiv och adverb (långsamt, slarvigt, olycklig, lynnig, oförskämd). Ange medarbetarens specifika beteende och handlingar, inte din åsikt eller tolkning av det.
Vilken dokumentation måste tillhandahållas
I den senare genomgången av dokumentationen är det som behövs en korrekt registrering av samtalet. Håll dig till fakta och skriv ner precis vad du sa och vad medarbetaren sa. Se till att din dokumentation är entydig och att den får fakta rakt på sak. (I alla potentiella rättsliga situationer gör fel i någon av de dokumenterade händelserna all resten av dokumentationen misstänkt.)
Slutligen, dokumentera alla avtal, åtaganden, tidslinjer, förbättringar som behövs, incheckningspunkter och andra detaljer som kan glida ur minnet. Se till att du anger ett datum och en tid för deadlines och förfallodatum så att missförstånd inte uppstår.
Känn till din HR-avdelnings dokumentationspolicy, som kommer att berätta för dig vilken dokumentation som behöver placeras i anställds personalakt All dokumentation av disciplinära åtgärder bör definitivt inkluderas.
Var du kan dokumentera och lagra dokumentation
Eftersom dokumentation om anställda är konfidentiell och privat för den anställde måste du vara försiktig att all dokumentation förblir konfidentiell för chefen, HR och potentiellt medarbetarens nästa chef. Därför rekommenderas inte att lägga dokumentation på en delad datorenhet. Handskriven dokumentation och en chefsdokumentation utskriven förvaras bäst i låst förråd.
Poängen
Om du följer dessa riktlinjer, när du går till HR för att be om hjälp med att disciplinera, säga upp eller flytta en anställd till ett jobb med en bättre potentiell passform, HR hjälper dig att lösa problemet eller förbättra situationen. När HR säger åt dig att dokumentera, dokumentera, dokumentera eller så kan de inte hjälpa dig; du måste ha alla dina baser täckta.
Observera att informationen som tillhandahålls, även om den är auktoritativ, inte garanteras för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik ocharbetslagar och reglerna varierar från stat till stat och land till land. Snälla du söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är till för vägledning, idéer och hjälp.
