Hur man effektivt hanterar fjärrtalanger

I en tid då distansarbete är normen för många anställda, hur leder chefer effektivt sina team på distans? Chefer måste leda och se till att företagets riktlinjer tillhandahålls som uppmuntrar de anställdas produktivitet samtidigt som de stärker medarbetarnas tillfredsställelse och moral. De måste utveckla en helt ny kompetens, men det största steget kan vara att utveckla det tänkesätt som är avgörande för att hantera anställda som du inte kan se varje dag på kontoret.

Den snabba ökningen av distansarbete

Anställda deltar i distansarbete i ett aldrig tidigare skådat antal. Enligt dataanalysföretaget Gallup arbetar det genomsnittliga antalet arbetsdagar som distanspendlare hemifrån har mer än fördubblats, från 5,8 dagar per månad i oktober 2019 till 11,9 dagar i september 2020. Bland alla amerikanska arbetare har det genomsnittliga antalet distanspendlingsdagar också mer än fördubblats, från 2,4 per månad till 5,8.

Dessutom finner Gallup att 26 % av de amerikanska arbetarna för närvarande säger att de har arbetat helt hemifrån nyligen, "medan 51 % arbetar helt från en plats utanför sitt hem, där en av fem rapporterar en blandning av arbete på plats och distans. Inte oväntat har högskoleexamen varit mer benägna att arbeta från hem (38%).



Utmaningar och fördelar med distansarbete för arbetsgivare

Arbetsgivare kommer att uppleva fallgroparna och fördelarna med denna oöverträffade situation för distansarbete hemifrån. En virtuell arbetsstyrka kräver starkare ledarskapsförmåga än någonsin när det gäller att koordinera projekt och föra samman teamet som en sammanhållen enhet.

I ett ledarskapsforum för talangutveckling befanns dessa ledarskapsförmågor vara viktigare när man hanterar ett distansteam:

• Upprätta och uppfylla mått för arbetsprojekt och mål
• Var extremt tydlig med mål och riktningar med konstant fokus på helheten
• Arbeta med hög grad av komplexitet
• Främja organisatoriskt engagemang

En intervjuperson i forumet sa: "Det kan vara så att ledare i en virtuell miljö behöver bara lite mer av allt: mer kunskap av teknik, mer kunskap om hur man arbetar med teamdynamik, starkare kommunikationsförmåga och naturligtvis lite mer tålamod."

Utmaningar för arbetsgivare

Arbetsgivare måste se till att de anställdas produktivitet ger den försäljning och lönsamhet de behöver för att hålla verksamheten lönsam. Samtidigt är medarbetarnas moral, motivation och tillfredsställelse avgörande för att skapa en positiv arbetsmiljö som behåller dina mest efterfrågade medarbetare. Utmaningar för dessa mål inkluderar:

• Ge effektiv tillsyn över anställda som aldrig har upplevt och kanske inte har de färdigheter som krävs för att trivas i en distansarbetssituation
• Utveckla de kommunikations- och teknikfärdigheter som krävs för att hantera distansanställda med hjälp av enheter som bärbara datorer, smartphones och programvara för att hålla fjärrmöten
• Att veta vad, när och hur ofta man ska stödja anställdas känslomässiga behov samtidigt som kommunikationen är öppen och professionell
• Underlätta teambuilding på distans med hjälp av möten, aktiviteter och isbrytare som främjar anknytning till anställda och moral
• Lär dig hur du stödjer dina anställda att förbättra balansen mellan arbete och privatliv och emotionellt välmående i en arbetsmiljö på distans

Fördelar för arbetsgivare

När anställda arbetar hemifrån finns det fördelar för arbetsgivare som hanterar sina anställdas behov och önskemål på rätt sätt.

Lägre driftkostnader

Lägre driftskostnader som lägre elräkningar, besparingar på bandbredd och färre personalbehov på kundnära arbetsstationer är ett plus för arbetsgivare. För de arbetsgivare som är övertygade om att distansarbete förblir deras anställdas föredragna arbetsmiljö in i framtiden, besparingar som att hyra mindre kvadratmeter och köpa mindre möbler och enheter betydande.

Öka produktiviteten

Ökad produktivitet resulterar i bättre arbete från de anställda – de får tillbaka de timmar de spenderar varje vecka på att pendla, och de kan fokusera mer på uppgifter utan avbrott från kollegorna.

Bättre engagemang

Sudda ut gränserna mellan arbetsliv och hemansvar kan resultera i att anställda ägnar mer tid åt att tänka på och engagera sig i arbetsprojekt och odla bättre resultat.

Allmänna kostnadsbesparingar

Allmänna kostnadsbesparingar på grund av anställda använda sina egna enheter i arbetet och att ta mindre betald ledighet (PTO) kan sänka utgifterna för arbetsgivare. Detta genererar också kostnadsbesparingar eftersom arbetsgivare inte behöver ta itu med frågor som rör anställdas frånvaro och dröjsmål.

Tips för att effektivt engagera och hantera team

Du kan tillhandahålla effektiv talanghantering på distans genom att ta följande steg medan anställda arbetar hemifrån.

Öka mötesfrekvensen

Schemalägg möten oftare så att du har tid avsatt i din kalender för att komma ikapp en-mot-en med enskilda anställda, som ett team och i distansmöten för företag. När ingen arbetar tillsammans på kontoret blir tiden tillsammans ännu viktigare.

Kontinuerligt checka in

Ställ in återkommande incheckningstider med dina teammedlemmar för att främja de tillfälliga ögonblicken av anslutning under arbetsveckan som normalt skulle ha inträffat på dina kontor.

Sätt upp tydliga mål

När du lägger uppdrag för anställda och team, ange tydliga och väldefinierade slutmål så att de vet exakt vilket resultat du behöver från dem. Specificera vad du behöver – inte hur uppdraget ska utföras – så att anställda har befogenhet att bestämma sin egen handlingslinje.

Dela arbetsframsteg

Använd ett delat spårningssystem för team och individuella leveranser, deadlines och mål. Ett sådant system kommer att skapa förtroende bland anställda – och med dig som chef – att teamet gör sitt jobb.

Underhåll videointeraktion

För att skapa en känsla av närhet på kontoret måste chefer och anställda använda sina webbkameror och videokommunikationsprogram. Den rika, personliga interaktion som du tar för given på kontoret är knapphändig i distansarbete. Således kommer effektiva chefer att vilja vårda relationer och främja kontakter genom att se människor ansikte mot ansikte.

Visa uppskattning

Du kommer att vilja få dina teammedlemmar att känna sig värderade och uppskattade – ännu mer när de arbetar hemifrån under inte alltid gynnsamma arbetsförhållanden. Anställdas belöningar och erkännande är ännu viktigare när teamet arbetar på distans. Grattis, tack och komplimentera prestation mer än du kritiserar eller föreslår förbättringar. Ta dig tid varje dag att berätta för minst en anställd antingen i ett e-postmeddelande eller via telefon att du uppskattar något med dem och deras arbete.

Betona Employee Wellness

Håll dina anställda på pulsen så att du är medveten om hur de mår och hur de hanterar eventuella negativa biverkningar av distansarbete.

Du kan göra detta genom att hålla fokusgrupper för välbefinnande, använda medarbetarundersökningar och be chefer och HR-personal prata med människor. Starta ett friskvårdsnyhetsbrev, schemalägg yogalektioner online, skicka ett dagligt hälsotips eller ge möjligheter för anställda att träffas samtidigt som de håller avstånd och bär masker. Ett exempel är att köpa lunch till anställda och deras familjer och schemalägga en tid för dem att hämta den på kontoret, där de säkert kommer att se varandra.

Riskerna med Remote Talent Management

När chefer lär sig att effektivt övervaka distansarbetare måste de notera att allvarliga misstag i beslutsfattande kan påverka deras relationer med anställda negativt. Under dessa oväntade arbetsförhållanden kommer chefer särskilt vilja undvika misstag som mikrohantering, vilket i sin tur kan skapa misstro.

Att inse behovet av att övervaka anställdas arbetstider och mängder kan vara liktydigt med att säga att du inte litar på dina anställda.

Mikroförvaltning kan skapa misstro

Du vill undvika att få anställda att känna sig obetrodda. Denna brist på förtroende kan leda till att arbetare spenderar tid på att spela systemet och tappar fokus på sin faktiska, nödvändiga produktion. Enligt Accenture tror 52 % av arbetstagarna att användningen av nya källor till arbetskraftsdata riskerar att skada de anställdas förtroende.Det kan också orsaka allvarlig brist på motivation och engagemang. Fokusera istället på vad anställda faktiskt producerar – inte på när de producerar det.

Att mikrostyra anställdas arbete är ett misstag som chefer är benägna att göra när de inte kan se sina anställda faktiskt göra sitt jobb. Detta är delvis en förtroendefråga, men också ett oerfarenhetsproblem. Att hantera i en avlägsen miljö kan resultera i en ledare som visar kontrollerande beteende när du interagerar med personalen.

Att övervinna risker för fjärrhantering

När du tillhandahåller talanghantering till dina anställda som arbetar på distans, glöm inte vikten av personlig och professionell utveckling. Till exempel, om du märker att en anställd inte arbetar tillräckligt och/eller hanterar ineffektivt distansarbete behöver du fastställa tydliga mål och kriterier som sätter en standard för medarbetaren och motiverar dem. Genom att åtgärda detta misslyckande snabbt och korrekt kan du bygga upp förtroende hos medarbetaren och resten av ditt team.

Möjligheten att växa och utveckla färdigheter är fortfarande en betydande bidragande faktor till medarbetarnas moral och motivation. Se till att onlinekurser, coachningssessioner med dig, implementering av en karriärutvecklingsplan och ytterligare, mer ansvarsfulla arbetsmöjligheter finns tillgängliga.

Ange korrekta riktlinjer

Som chef kan du ge särskilda riktlinjer om dina anställdas arbetsvillkor även när jobbet är avlägset. Genom att skapa specifika riktlinjer kan du gå ut ur ditt sätt att se till att dina anställda mår bra.

• Kräver mötesnärvaro: Du kan kräva närvaro vid det veckovisa personalmötet på distans eller det totala personalmötet. Du kan också be teammedlemmar att dela sina scheman, projekt, tidslinjer, mål och behov med varandra så att effektiv projektkoordinering kan ske.
• Fastställande av arbetstider: Vid fastställande av arbetstider kan du kräva en kärntid varje dag under vilken den undantagna anställde måste ställa sig till förfogande för att samarbeta med kamrater. Med dina icke-befriade anställda, du ska ha angett arbetstider som de håller sig till och du kan kräva att anställda ber om tillstånd att arbeta övertid.
• Ta itu med de anställdas välbefinnande: Du vill försäkra dig om att du tar hand om välbefinnandet för dina distansanställda. I distansarbete kommer många av dina anställda att uppleva ensamhet och känslor av isolering; de kommer också att behöva ta itu med nya distraktioner som familj och husdjur.
• Planera ordentligt: Se till att du gör lämplig planering före, under och efter de fjärrmöten du håller. Att ha en agenda, tydliga mål och förväntade resultat blir ännu viktigare när människor arbetar på distans.

För att maximera de anställdas produktivitet och välbefinnande i en avlägsen miljö, uppmuntra dem att:

• Sätt upp gränser och förväntningar med familjemedlemmar
• Underhåll en arbetsstation som är skild från centrala vardagsrum
• Sätt upp ett konsekvent arbetsschema
• Upprätthåll egenvård som att äta regelbundet, chatta med vänner, träna och sova regelbundna timmar
• Kommunicera vad de behöver för att arbeta mer effektivt