Eftersom distansarbete fortsätter att vara en normalitet för företagare och deras anställda har många företag gjort bestående justeringar. Enligt en S&P Global Market Intelligence-undersökning67 % av organisationerna förutser att den utökade eller universella policyn för arbete hemifrån som implementerats 2020 kommer att finnas kvar på lång sikt eller permanent.
Att arbeta på distans har infört nya påfrestningar för både chefer och arbetare. Att inte fysiskt se anställda arbeta, till exempel, kan skapa oro för ägarna, och många anställda hanterar känslor av isolering eller har svårt att fokusera mitt i distraktioner hemma.
Medan en avlägsen arbetsstyrka presenterar sina utmaningar, uppväger fördelarna vida svårigheterna, säger Moe Vela, chef insynsansvarig hos teknikleverantören för distansarbete TransparentBusiness, i en telefonintervju med The Balance. Han citerade forskning från konsultföretaget Global Workplace Analytics som uppskattar att en typisk arbetsgivare kan spara i genomsnitt $11 000 per år per halvtidsdistans. Besparingarna kommer främst från ökad produktivitet, lägre fastighetskostnader, minskad frånvaro och omsättning samt bättre katastrofberedskap.
Att eliminera kontorspendling ger arbetarna extra tid på sina dagar och minskar koldioxidutsläppen. Vela noterade också potentiella ekonomiska fördelar - den lediga tiden kunde nu användas för att spendera pengar och stärka ekonomin. Han tillade att en avlägsen arbetsstyrka är mer välkomnande för ensamstående föräldrar, personer med fysiska funktionshinder, och de som är socioekonomiskt missgynnade och har svårt att ha råd med transport till arbetsplats.
Så, med dessa fördelar i åtanke, hur hanterar man en avlägsen arbetsstyrka framgångsrikt på lång sikt?
Återkonceptualisera fjärrarbetsprinciper från grunden
"Att använda "nöddistansarbete" som de flesta av oss absorberade under pandemin som det "ideala" fjärrarbetet förhållanden kommer inte att bestå”, sa Sahin Boydas, grundare och VD för San Francisco-baserade RemoteTeam.com, i ett mejl till The Balans. För långsiktig hållbarhet måste småföretag sätta sig ner, utvärdera sina anställda och lansera en distansarbetsmiljö som tillfredsställer alla.
Boydas rekommenderade att utrusta medarbetarna med den nödvändiga utbildningen för att arbeta isolerat, alla nödvändiga verktyg för att arbeta och ansluta till gruppen och teambyggande aktiviteter för att hålla dem engagerade.
Trust är en tvåvägsgata
Den nära övervakningen som har blivit en normalitet på arbetsplatsen i en tegelmiljö översätts inte till en avlägsen arbetsmiljö, sa Boydas. Istället bör distanschefer ge anställda utrymme att arbeta och lita på att de får sina uppgifter gjorda.
För att anställda ska kunna ta ansvar måste de ges ansvar och möjligheter att bevisa sig själva. Att visa medarbetarna att du litar på dem bygger upp lagets förtroende, och i sin tur kommer de anställda att lita på att de beslut som ledningen fattar är till fördel för alla.
Ta reda på var du kan använda verktyg och vad som behöver en mänsklig touch
Det finns verktyg tillgängliga för nästan alla distansarbetskomponenter, från meditationsappar för mental hälsa till kommunikationsplattformar som Zoom för virtuella kafferaster. Det är dock viktigt för småföretagare att skilja mellan vad dessa verktyg kan lösa och vad frågor måste lösas av ledningen personligen – kanske genom regelbundna telefonincheckningar eller virtuellt en-mot-en möten.
Även om företag bör skaffa de verktyg för distansarbete de behöver, kommer de inte att fixa allt. Boydas sa att chefer borde planera ordentligt, alltid se upp för sina avlägsna team och prioritera den "mänskliga beröringen".
Involvera teamet när du löser problem eller vänder på kapitlet
Kommunikation är avgörande i fjärrarbetsmiljöer. Därför bör ledningen involvera hela teamet när man löser problem eller vänder kapitlet i ett företag, sa Dr. Lynda Ulrich, grundare av "goda nyheter"-mediet Ever Widening Circles, i en telefonintervju med The Balans. Hon föreslog att börja med fyra "vi-baserade" frågor som flyttar fokus bort från problemet och mot samarbete och att hitta en gemensam grund.
1) Vad vill vi alla ha mer av?
2) Vad bryr vi oss om?
3) Vad är möjligt nu?
4) Vad fungerar egentligen bra?
Sätt människor före process
"Det bästa vi kan göra som företagare är att uppskatta de saker som människor tillför våra företag, så långt som deras gåvor och deras talanger och deras geniala idéer," sa Dr. Ulrich. "Sätt människor före processen, och sedan kommer folk att ta fram de fantastiska idéerna till bordet. Människor kommer att arbeta på nya sätt som är mer meningsfulla för våra kunder, och verksamheten kommer att växa därifrån.”
Empatisera med dina anställda och vara mycket medveten om de utmaningar de står inför, rekommenderade Vela på TransparentBusiness. Om möjligt, låt arbetarna dra fördel av den flexibilitet som distansarbete tillåter – de kanske måste ta en familjemedlem till läkaren under dagen och ta igen timmarna senare samma kväll. Om du ser en anställd ständigt titta utanför kameran under ett videosamtal för att kolla på ett barn, be att få träffa barnet och involvera dem i samtalet. Hitta små sätt att ansluta och främja ömsesidig respekt.
Spendera extra tid mot kund
Om övergången till distansarbete har frigjort personaltid – som för en anställd som inte längre behöver köra till jobbet – ägna den tiden åt kunden. Om du lägger fem extra minuter på att få en kund att känna sig hörd eller för att lösa deras problem utan bråttom, kan folk känna det och det kan verkligen förändra kundrelationerna, sa Dr. Ulrich.
Respektera anställdas balans mellan arbete och liv
Uppmuntra ditt team att skapa sunda gränser mellan arbetsliv och hemliv. Att arbeta på distans tenderar att blanda barriärer mellan en anställds tid på och utanför klockan.
Få inte arbetarna att känna att de alltid borde ha jour – respektera deras hemliv och kontakta dem inte utanför arbetstid om det inte är absolut nödvändigt. När det är möjligt bör chefer försöka se till att deras processer inte är beroende av en enda person för framgång. På så sätt kan de lösa problem utan att behöva kontakta arbetare efter arbetstid.
Skapa anslutning aktivt
"Överlåt inte din distansarbetare åt sitt eget öde när det gäller att bygga kontakter. Du måste, som småföretagare, sätta takten för att hela teamet ska följa med, säger Boydas från RemoteTeam.com.
Småföretagare bör skapa en miljö som stöder sammanhållningen i arbetsstyrkan. Saker som virtuella breakout-sessioner, happy hour, spelkvällar, kaffepauser och gästföreläsare kan hjälpa till att öka företagets moral. Liksom teambyggande aktiviteter som att spela onlinespel tillsammans eller dela upplevelser virtuellt.
Ta dig tid att bekanta dig med icke-verbala signaler
Videokonferenser behöver inte hindra kreativiteten, sa Vela på TransparentBusiness. Det finns saker som chefer kan göra genom vad de säger eller hur de agerar som hjälper till att bryta barriärer och främja ett mer kreativt utbyte. Var medveten om vad som kan kväva någons kreativitet och ge dem det utrymme, stöd eller bekräftelse de behöver.
Vela uppmuntrade chefer att bekanta sig med icke-verbala ledtrådar och ta en utbildning om kroppsspråk eller hur man virtuellt får kontakt med människor. Medan virtuella ickeverbala ledtrådar sannolikt är samma ledtrådar som du skulle fånga upp personligen, betonade han att det mer är en medvetenhet aspekt, en påminnelse om att dessa ledtrådar finns där, och att du kanske inte ens insåg att du plockade upp dem när du var ansikte mot ansikte.
