Effektiva möten är intressanta evenemang med hög energi där teammedlemmar arbetar tillsammans för att fatta beslut eller lösa problem. Tyvärr verkar alltför många av de möten vi deltar i vara precis tvärtom. De värsta mötena tar tid till en crawl som gör alla mentalt och känslomässigt utmattade och mer än lite frustrerade. Skillnaden ligger i hur mötena planeras och genomförs.
De bästa cheferna förstår vikten av dessa händelser, och de förstår att det krävs planering och medveten ansträngning för att skapa ett bra möte. Den här artikeln ger tio tips som hjälper dig att dra nytta av denna värdefulla samarbetstid med ditt team. Här kommer tips på hur du stärker dina teammöten.
Ha en positiv inställning till möten
Det är det enskilt viktigaste en chef kan göra som ledare för att förbättra teammöten. Det är förvånande hur många chefer är stolta över att deklarera sin motvilja mot möten, men att uppnå betydande resultat, lösa problem, fatta beslut, informera, inspirera, samarbeta och motivera, chefer behöver arbeta med människor.
Det innebär att ibland samla dessa människor i ett rum eller på ett konferenssamtal och prata med dem. Att hantera handlar inte om att sitta på kontoret med stängd dörr och skicka e-postmeddelanden. Försök som ledare att se möten som ett uttryck för ledarskap. Det är ledarskapstid, inte något att frukta som en resa till tandläkaren.
Kom ihåg att du äger mötet
Delegera inte agendaplaneringen till en administrativ assistent eller någon annan teammedlem. Som ledare är det din möte för att planera och driva. För att sätta dig själv i rätt sinnesstämning, ställ och svara på följande fråga: "Efter det här mötet, vad vill jag att folk ska ha lärt sig, uppnått eller löst?"
Förbered alltid en agenda
Allt du någonsin kommer att läsa om effektiva arbetsplatsmöten innehåller råd om förbereder en agenda. Ändå har vi alla dykt upp till ett möte där det inte finns någon agenda att hitta. Planeringen av agendan hjälper till att fokusera och identifiera de prioriterade ämnena för mötet.
Be om input på agendan
Även om det är chefens primära ansvar att utveckla agendan, kan teammedlemmar bjudas in att bidra med agendapunkter. Skicka ut en uppmaning om idéer några dagar innan mötet.
Krydda upp det
Lägg lite variation i formatet. Här är några saker du kan göra för att krydda dina teammöten:
- Bjud in gästföreläsare
- Fira något
- Genomför ett "lärande rundabordsbord" - be teammedlemmarna ta en tur och lära varandra något
- Se en Ted Talk som är relevant för mötesagendan
- Kör en teambyggande aktivitet
- Byt plats (överväg att ta mötet utanför platsen)
- Ta med lite rolig eller intressant mat
- Ha ett möte med "en enda punkt agenda".
- Be om blixtrunda uppdateringar
- Engagera teamet i brainstorming
- Byt stol eller byt om något att bryta upp monotonin
Tillåt lite "vitt utrymme" för spontan kreativitet och engagemang
Stoppa inte in så många punkter på agendan att du kämpar för att slutföra den. Lämna istället lite utrymme i slutet för spontan diskussion. Om mötet slutar tidigt, låt alla gå tidigt. Alla uppskattar funnen tid också.
Använd Team Meetings för att samarbeta
Istället för att bara dela information, försök att lösa ett problem eller arbeta med gruppen för att komma fram till ett beslut. Ja, det är utmanande och kan vara rörigt, men det är där vi får mest värde av möten.
Lys upp
Att vara ledare för ett möte handlar inte om att stoltsera med auktoritet eller maktmissbruk. Att tukta någon för att vara sen framför laget är ett exempel på att göra detta. Behåll ett sinne för humor och din ödmjukhet.
Uppföljning
Håll koll på åtgärder och se till att folk gör vad de säger att de ska göra. Det är frustrerande att dyka upp vid nästa möte och få reda på att halva teamet inte brydde sig om att göra det de åtog sig vid det senaste mötet. Följ upp inför mötet och hålla individer ansvariga för sina åtaganden.
Var en förebildsledare
Lagmöten är inte en tid för att svika din vakt och koppla av med ditt team. Håll dig själv och ditt team till de högsta uppförandestandarderna, vilket innebär att du inte kan skämta med andra färger, att du inte tjatar om teammedlemmar, cynism och sarkasm, eller att du slår ut andra avdelningar eller ledningar. Tänk på vilken typ av ledare du vill bli känd som och dyk sedan upp till varje möte varelse den ledaren.
Poängen
En möjlighet att träffa och arbeta med ditt team är en hemsk sak att slösa bort. Det är absolut nödvändigt att du utvecklar disciplinen för att planera och leda möten som människor värdesätter och driver initiativ framåt.
