Successionsplanering är avgörande för att säkerställa långsiktig framgång för alla organisationer. En "successionsplan" betyder vanligtvis en av tre saker:
- Ett koncept, idé, förutsägelse eller hopp där ingenting faktiskt är dokumenterat."Vår vd, som är 63, sa att han kommer att gå i pension om två år. En av dessa dagar måste vi göra en successionsplan."
- En omfattande uppsättning dokument som ofta används i formella styrelse- eller ledande ledningar möten, som inkluderar ersättningsdiagram för nyckelpositioner, positionsprofiler, prestationer och potentiella nät, utvecklingsplaner, chefsprofiler, kompetensmodeller, företags- och talanghanteringsstrategi och andra olika dokument. Även om smarta företag har gjort sitt bästa för att effektivisera dessa dokument till ett fåtal väsentliga, hänvisar många företag fortfarande till denna tio punds hög med dokument som "boken". "Vi måste förbereda vår årliga successionsplan för det kommande styrelsemötet. Bättre beställ en ny pappersbunt."
- En lista över namn som kan ersätta en nyckelposition i en organisation. De kallas ofta "ersättningsdiagram". "Nyckelpositioner" är vanligtvis positioner på "C"-nivå, d.v.s. VD, CFO, COO; sorters positioner där ett företag skulle kunna vara sårbart om den dominerande operatören skulle vinna på lotto eller bli påkörd av en buss.
Successionsplan
Successionsplaner är konfidentiella dokument som vanligtvis endast ses av HR, styrelsen eller chefer på hög nivå med ett behov av att veta. De kan matas in och organiseras med sofistikerade mjukvarusystem, eller så enkelt som ett Word-dokument.
När jag implementerar en successionsplaneringsprocess har jag funnit att det är bra att börja med ett exempel eller en mall och sedan anpassa den efter positionens eller organisationens behov. Faktum är att när det gäller att förklara för chefer hur man slutför en successionsplan, kommer de att ignorera alla detaljerade muntliga eller skriftliga instruktioner du ger dem och fyller bara intuitivt i vilket formulär du tillhandahåller dem. Nittio procent av tiden får de det ungefär rätt, och resten kommer att ringa dig med frågor.
När jag gjorde en Google-sökning efter "succession plan mallar" var det mesta av det jag hittade inte särskilt användbart. Visst, en bra successionsplan bör vara mer än några namn klottrade på baksidan av en servett, men i praktiken är det ofta allt du behöver för att fatta de flesta beslut.
Rätt "Dataelement"
Det spelar ingen roll om du designar ett mjukvarusystem eller använder formulär, här är "dataelementen" som alltid bör inkluderas, tillsammans med instruktioner:
- Placera: Det här är den position du planerar att ersätta en dag – vanligtvis bara en handfull uppdragskritiska positioner, ofta "C-nivå".
- Sittande: Personen som innehar tjänsten idag.
- Kandidater: Namn på personer som har potential att kliva in i positionen. Det finns inget magiskt tal, men vanligtvis ungefär tre. De är vanligtvis interna men kan också vara externa.
- Beredskapsbetyg för varje kandidat: En indikator på hur redo kandidaten är att kliva in i rollen, d.v.s. "omedelbart, inom en till två år, inom två till fem år", eller ett betyg som "hög, medel och låg" eller "grön, gul och röd."
Det handlar egentligen om det. Organisationer kommer ibland att inkludera bilder på den sittande operatören och kandidaterna och presentera dem på ett organisationsschema - ett bra HR-programpaket kommer att göra detta åt dig. Visst, det finns andra fält du kan inkludera, men se bara till att informationen är absolut nödvändig. Uppgifterna kan inkluderas i stöddokument. Till exempel kan ytterligare information om kandidaterna ingå i befattningsprofiler och utvecklingsplaner.
Andra överväganden
- Topp tre utvecklingsbehov för varje kandidat
- De tre bästa utvecklingsåtgärderna för varje kandidat
- Demografisk information för varje kandidat, d.v.s. ålder, kön, EEO-kategori, plats, nuvarande position, lönegrad, etcetera.
- Prestanda och potentiella betyg för varje kandidat, d.v.s. "3A, "1B" etc.
- Bedömningsinformation: prestationsbetyg, potentiella bedömningar, beteendebedömningar, etc.
- Retentionsrisk för dominerande operatör och kandidater
- Omplaceringsförmåga för kandidater eller vilja att flytta
Jag är säker på att det finns mer, men återigen, mer är inte alltid bättre. Jag tror mycket på K.I.S.S. metod för successionsplanering. Som min vän Alex alltid brukade säga till mig, "bara för att vi burk samla in informationen betyder inte att vi skall."
