Varje större arbetsprojekt går igenom fem faser. Längden och detaljerna kan variera från projekt till projekt, men alla kommer fortfarande att följa samma grundläggande ram. Medan vissa projektmetoder såsom agila tillvägagångssätt komprimerar eller upprepar de följande stegen i snabbare, iterativa cykler, arbetet i varje fas är synligt och distinkt i varje projekt.
De fem stadierna
De formella stadierna i ett projekt är följande:
- Initiering: bildande av projektteam, projektcharter och kick-off
- Planera: slutföra projektets omfattning, definiera den detaljerade arbetsuppdelningen, bedöma risker, identifiera resursbehov, slutföra schemat och förbereda för det faktiska arbetet
- Avrättning: utföra det faktiska arbete som krävs enligt projektdefinitionen och omfattningen
- Övervaka och kontrollera: den faktiska förvaltningen, rapporteringen och kontrollen av resurser och budgetar under genomförandefasen
- Projekt avslutat: leverans av projektet, bedömning av lärdomar, ajournering av projektgruppen
A
Låt oss titta på dessa stadier mer i detalj.
Initiering
En gedigen projektinitiering kommer inte bara att skapa framgång för ditt projekt, utan det kommer också att lägga grunden för alla framtida skeden. Under initieringen kommer du att få projektteammedlemmarna tilldelade, informera dem om de övergripande projektmålen, och ställ så många frågor som möjligt till kunden eller projektägaren så att du kan planera projektet effektivt. Det är också ett bra tillfälle att bygga teamentusiasm kring projektet och samla in alla sista minuten-detaljer som kan påverka projektplaneringen. Ytterligare steg inkluderar:
- Intressentanalys
- Tilldelning av en verkställande sponsor
- Charterdokumentutveckling och kommunikation
- Formellt startmöte
Planera
När du har initierat projektet och samlat all relevant information börjar du planera ditt projekt. Planeringsstadiet beror på storleken på ditt projekt, hur mycket information du har att organisera och hur stort ditt team är. Resultatet av planeringen bör vara tydligt projekt plan eller schema, från vilket alla kommer att följa sina tilldelade uppgifter.
Att använda ett projektplaneringsprogram som Microsoft Project eller Basecamp är oerhört användbart när du planerar ett projekt. Det finns andra gratisalternativ tillgängliga online också. Ändå, även om det är användbart att använda ett projektplaneringsprogram, är det inte alltid nödvändigt. Att använda Excel och Word för att skapa din plan och kommunicera den till teamet är lika effektivt.
Specifika uppgifter i planeringsfasen inkluderar:
- Skapa en kommunikationsplan för de olika berörda aktörerna
- Utveckla en detaljerad arbetsuppdelningsstruktur
- Att identifiera kritisk väg
- Rita resurser på projektplanen och finslipa sekvenseringen av arbetet utifrån projektberoende och resursbegränsningar
- Utveckla ett detaljerat schema
- Bedöma risker och ta fram en riskprioriterings- och begränsningsplan
Avrättning
Nu när du har en solid projektplan kan teamet börja utföra projektet mot sina tilldelade uppgifter. Detta är scenen där alla börjar göra jobbet. Du vill officiellt kicka igång genomförandestadiet med personliga möten för att säkerställa att alla har vad de behöver för att börja utföra sin del av projektet. Att få teamet igång på rätt spår är en viktig del av ett projekts framgång, så formulera schemat och kommunikationsplanen tydligt.
Övervaka och kontrollera
Medan projektet är i genomförandefasen börjar du övervaka och kontrollera det för att säkerställa att det går framåt som planerat. Det finns en mängd olika sätt att övervaka och kontrollera ett projekt. Tillfälliga incheckningar med teamledare, organiserade dagliga "stand-ups" eller mer formella statusmöten varje vecka är effektiva. Informationen som kommer ut från dessa möten eller kommunikationskanaler kommer att informera feedbackslingan och i slutändan eventuell omplanering och justeringar som kan vara nödvändiga för projektet.
Ytterligare viktiga aktiviteter i detta skede inkluderar:
- Följa din företablerade kommunikationsplan för att säkerställa intressenternas medvetenhet om projektets status
- Övervakning av arbetslag och arbetsaktiviteter på den kritiska vägen
- Identifiera möjligheter att förbättra schemaprestandan genom att snabbspåra eller slutföra aktiviteter parallellt eller, vid behov, krascha schemat genom att lägga till resurser
- Övervakning av faktiska vs. planerade kostnader
- I vissa fall uppföljning, beräkning och rapportering av intjänat värde för projektplanen
- Övervaka och minska risker och förfina riskplanen vid behov
Projekt Stäng
När alla detaljer och uppgifter för ditt projekt har slutförts och godkänts av kunden eller projektägaren kan du äntligen avsluta ditt projekt. Detta kan verka som en formalitet, men avslutandet av ett projekt är lika viktigt som dess initiering, planering och genomförande.
En bra projektledare kommer att dokumentera all information från projektet och organisera den snyggt så att de kan gå tillbaka till den om det behövs. Detta är också ett bra tillfälle att hålla en obduktion av projektet så att alla gruppmedlemmar kan reflektera över vad som gick rätt eller fel under projektet. Alla viktiga projektanteckningar bör också dokumenteras så att resultatet kan delas med andra projektmedlemmar och sparas i en projekthistorikmapp. Slutligen är det viktigt att formellt skjuta upp projektgruppen, ge feedback och prestationsutvärderingar som anges i ditt företags policy.
