Den anställdes medicinska journal är arkivet för allt som har att göra med hälsa, hälsoförmåner, anställdas hälsorelaterad ledighet och förmånsurval och täckning för den anställde. Arbetsgivaren för en journal separat för varje anställd. Innehållet i dessa filer blandas aldrig med någon annan personalakt, såsom personalakten.
Eftersom den medicinska akten innehåller känslig och konfidentiell information måste den finnas på en säker, låst, otillgänglig plats. Arkivskåpet som rymmer medarbetarnas medicinska akter bör också låsas och HR-personal ska ha de enda nycklarna. Åtkomsten till anställdas medicinska handlingar är begränsad till personalpersonal.
Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996 (HIPAA) kräver att arbetsgivare skyddar anställdas medicinska journaler som konfidentiella; journaler bör förvaras separat och åtskilda från andra affärsjournaler. Förvara aldrig anställdas journaler i den anställdes allmänna personalakt.
På grund av informationens konfidentialitet måste register isoleras från filer som anställda som arbetsledare eller chefer kan komma åt. (Detta rekommenderas faktiskt också för personalfiler i allmänhet – ge endast HR-personal tillgång.)
Innehållet i den medicinska filen för anställda
Det här är den typ av föremål som ska förvaras säkert undan i den anställdes medicinska akt. Om du är osäker, ta fel på att skydda den medicinskt relaterade informationen från dina anställda.
- Sjukförsäkringsansökningar och blanketter
- Livförsäkringsansökningar och blanketter
- Information om utsedd förmånstagare
- Ansökningar om andra anställdas förmåner som kan kräva medicinsk information såsom synförsäkring
- Begäran om betald eller obetald sjukledighet
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter och relaterade ansökningar och pappersarbete
- Läkarundertecknat FMLA-papper
- Dokumentation om sjukdomar hos en familjemedlem eller ett barn som du ansöker om FMLA-tid för att ge pågående vård
- Medicinskt relaterad ledighetsdokumentation för anställda som inte är berättigade till ledighet från FMLA
- Läkarundersökningar, anteckningar, korrespondens och rekommendationer
- Medicinskt relaterade ursäkter för frånvaro eller försening från en läkare
- Medicinska arbetsrestriktioner med dokumentation från den rekommenderade läkaren
- Olycks- och skaderapporter, inklusive OSHA-krävda dokument
- Arbetsskadeersättningsrapporter om skada eller sjukdom
- Alla andra formulär eller dokument som innehåller privat medicinsk information om en anställd
Om du håller dessa filer konfidentiella kommer dina anställda att lita på dig och du kommer att upprätthålla lagens anda och betydelse.
Observera att informationen som tillhandahålls, även om den är auktoritativ, inte garanteras för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och reglerna varierar från stat till stat och land till land. Vänligen sök juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är till för vägledning, idéer och hjälp.
