Vilken är den bästa hälsningen att använda när du skriver brev och e-postmeddelanden? Att börja ett brev med rätt ton är viktigt i formell skriftlig eller e-postkorrespondens, t.ex Personligt brev eller a tackkort. Det är därför den hälsning du använder i den här korrespondensen är viktig. För informell kommunikation kan din hälsning vara mindre formell.
Bekanta dig med vanliga hälsningar för att hjälpa dig att förmedla rätt nivå av förtrogenhet och respekt i alla professionella situationer.
Riktlinjer för att välja hälsningar
Hälsningen är hälsningen i början av ett brev eller e-postmeddelande. Eftersom hälsningen är det första en rekryterare, rekryterare eller annan affärskontakt kommer att göra se, det är viktigt att hälsningen anger en ton som tolkas som lämplig av mottagare.
Lämpligheten beror på:
- Hur väl känner du mottagaren
- Oavsett om du skickar ett skrivet eller tryckt brev eller ett e-postmeddelande
- Typen av brev du skickar
I allmänhet, ju bättre du känner personen och ju mer avslappnad korrespondens, desto mindre formell hälsning kan du använda.
Hälsningar i e-postmeddelanden är vanligtvis mindre formella än de i skrivna eller tryckta brev.
Formella brevhälsningar
Hälsningar (eller god morgon, god eftermiddag): Betrakta dessa alternativ som en lite mer formell version av "Hej" och "Hej". De är lämpliga för formella skrivna eller tryckta brev och e-postmeddelanden till personer du inte känner (eller bara känner på en tillfällig basis). Överväg till exempel att använda dem när du skickar ett nyhetsbrev till en annan avdelning.
Kära: Denna hälsning är lämplig för de flesta typer av formell skriftlig eller e-postkorrespondens. Du kan använda den oavsett om du känner personen eller inte och om brevets mottagare är en arbetsledare eller en affärsbekant. "Dear" används ofta i följebrev, uppföljningsbrev och uppsägningsbrev till arbetsgivare. Arbetsgivare använder det också i antagnings- och avslagsbrev till arbetssökande.
Till den som detta berör: Detta används i formell skriftlig eller e-postkorrespondens när du inte har ett sätt att känna till den specifika person som du skriver till. Du kan använda "To Whom It May Concern" när du gör en förfrågan om ett jobb du vill söka eller när du söker ett jobb, men du vet inte namnet på den person som leder kandidatsökningen.
Informella brevhälsningar
Hallå: Medan en universell hälsning är "Hej" i allmänhet endast lämpligt i e-postkorrespondens. Även där bör den endast användas i tillfällig korrespondens med personer som du redan har etablerat en professionell relation med (till exempel ett uppskattningsbrev till en handledare).
Hej: Denna informella variation är endast lämplig i den mest avslappnade e-postkorrespondensen med personer du känner väl. Överväg till exempel att använda det i ett tackmeddelande till en nära medarbetare.
Gör ett försök att hitta namnet på någon specifik på avdelningen som du är intresserad av att kontakta. (Försök att använda en företagswebbplats eller LinkedIn för att hitta en specifik kontakt.) Att använda personens namn ger en personlig touch till meddelandet.
Hur man följer en hälsning
Efter den inledande termen som förmedlar din förtrogenhet med personen (som "Kära"), inkludera antingen mottagarens hedersbetygelse och namn (som "Mrs. Hudson" eller "Doctor Zhivago"), ett namn (första eller första och sista, till exempel "Abby" eller "Peter Parker"), eller en generisk titel ("Sir" eller "Madam"), beroende på ditt förhållande till mottagare.
När du känner personen väl
Om du känner personen tillräckligt väl för att vara på förnamnsbasis (till exempel en nuvarande kollega eller handledare), följ hälsningen med endast deras förnamn ("Dear Jamison").
När du inte känner personen
Om du inte känner personen väl, använd Mr./Ms. Efternamn, eller Mr./Ms. Förnamn Efternamn. Om din kontakt har ett könsneutralt namn (som Taylor Brown) och du är osäker på om du är det vänder sig till en kvinna eller en man, följ öppningstermen med personens fullständiga namn ("Kära Taylor Brun").
För en potentiell arbetsgivare
För en potentiell arbetsgivare eller arbetsledare, använd alltid Mr. eller Fröken. om du inte specifikt har blivit ombedd att använda personens förnamn.
Generiska hälsningar
Hälsningarna "Dear Sir or Madam" eller "To Whom It May Concern" kan tolkas som föråldrade av vissa, men det är bättre att ta fel på konservatismen när man tar upp korrespondens inom näringslivet relationer. Det skadar i allmänhet inte att vara alltför formell, medan din professionalism kan ifrågasättas om du väljer en avslappnad hälsning.
Att ta itu med kön
Du kan använda lämplig könstitel (som "Sir" eller "Madam") om du vet könet på personen men inte namnet. Även om du alltid bör adressera dina brev så specifikt som möjligt, om du inte kan få fram personens kön kan du använda deras för- och efternamn: Dear Rory Smythe. Använd "Dear Sir or Madam" som en sista utväg.
Tilltala flera personer
När man tilltalar flera personer är hälsningarna och hälsningarna ovan fortfarande lämpliga. Du bör dock ta med namnen på alla mottagare om det finns tre eller färre namn.
Du kan skriva "Hej, Rick och Jen" eller "Kära Mary, Bob och Sue." Men om det finns fler än tre namn eller om du föredrar en grupphälsning, använd "Alla" eller "Team" efter namnet ("Hej alla" eller "Kära team").
Punktuella hälsningar
I slutet av hälsningen ska du slå på antingen kommatecken eller kolon. Till exempel är alla följande acceptabla:
- Kära fru Brown:
- Kära fru Brown,
- Kära Sarah:
- Kära Sarah,
Som sagt, kolon är det mer formella alternativet, vilket gör det lämpligt för både skriftlig och e-postkorrespondens. Däremot är kommatecken ett lite mer informellt val, vilket gör det mer lämpligt för e-postmeddelanden eller avslappnade skrivna eller tryckta brev.
När ska man byta till mindre formella hälsningar
Tänk på att vissa öppningstermer som kommunicerar en professionell ton i din första korrespondens kan förmedla en stel ton om den används i efterföljande meddelanden, då kommer du att känna till person bättre.
Överväg att reservera formella termer som "kära" eller "hälsningar" för den första kontaktpunkten och växla sedan till mer välbekanta hälsningar och hälsningar (som "Hej igen") i efterföljande e-postmeddelanden.
Ändra på samma sätt hälsningar när din relation med en affärskontakt fördjupas. Till exempel, när en potentiell arbetsgivare blir arbetsledare kan du gå över från "Kära" till "Hej". Och om din kontakt loggar ut med sitt förnamn och tilltalar dig med ditt förnamn, kan du det återgälda.
Att skriva effektiva brev
En hälsning är en viktig komponent i formell korrespondens som drar in mottagaren och sätter en professionell ton. Det finns dock mer att lära sig om att skriva affärsbrev utöver vilken hälsning man ska använda.
Att förbättra din helhet färdigheter i att skriva affärsbrev kommer att hjälpa dig att skapa en övertygande del av brevet så att du kan få den intervjun, skicka ett lämpligt tackbrev och i slutändan vinna över affärskontakter. Att hänvisa till exempel på affärsbrev kan hjälpa dig att utvärdera och förbättra dina brevskrivande färdigheter.
Viktiga takeaways
- Hälsningen sätter tonen. Välj en lämplig baserat på kommunikationssättet, hur väl du känner mottagaren och vilken typ av brev du skickar.
- Använd personens namn när det är möjligt. Om du inte kan ta reda på vad det är, är "To Whom It May Concern" eller "Dear Sir or Madam" lämpligt.
- Med tiden kan hälsningar bli mindre formella. När du korresponderar med någon kan "Dear Mr. Smith" ändras till "Hej igen, Bob." Följ ledningen för den person du kommunicerar med. När du är osäker är det bättre att ta fel på att vara alltför formell snarare än för informell.
