Känner du ett behov av att vara mer organiserad och/eller mer produktiv? Tillbringar du din dag i en frenesi av aktivitet och undrar sedan varför du inte har åstadkommit mycket? Då är dessa tidshanteringstips något för dig – de hjälper dig öka din produktivitet och håll dig sval och samlad.
1. Inse att tidshantering är en myt
Det här är det första du måste förstå tidsplanering, att oavsett hur organiserade vi är så finns det alltid bara 24 timmar på ett dygn. Tiden förändras inte. Allt vi faktiskt kan hantera är oss själva och vad vi gör med den tid vi har. Uppskattar detta. Internalisera det. Och gå vidare så snart som möjligt till nästa tips.
2. Ta reda på var du slösar bort tid
Många av oss är offer för tidsslösare som stjäl tid som vi skulle kunna använda mycket mer produktivt. Vilka är dina tidsbanditer? Lägger du för mycket tid på att surfa på Internet, läsa e-post, posta på Facebook, skicka sms eller ringa personliga samtal?
I en undersökning av salary.com erkände 89 procent av de tillfrågade att de slösat tid varje dag på jobbet:
- 31 procent slösar bort ungefär 30 minuter dagligen
- 31 procent slösar bort ungefär en timme dagligen
- 16 procent slösar bort cirka två timmar dagligen
- 6 procent slösar bort cirka tre timmar dagligen
- 2 procent avfall cirka fyra timmar dagligen
- 2 procent slösar bort fem eller fler timmar dagligen
Är du en tidsfördrivare? Spåra dagliga aktiviteter hjälper till att bilda en korrekt bild av hur mycket tid du lägger på olika aktiviteter, vilket är det första steget till effektiv tidshantering.
3. Skapa tidsplaneringsmål
Kom ihåg att fokus för tidshantering faktiskt är att ändra ditt beteende, inte att ändra tid. Ett bra ställe att börja är genom att eliminera dina personliga tidsslösare. För en vecka, till exempel, sätt ett mål att du inte ska ta personliga telefonsamtal eller svara på icke-jobbrelaterade textmeddelanden medan du arbetar.
4. Implementera en tidshanteringsplan
Se detta som en förlängning av det tredje tipset om tidshantering. Målet är att ändra ditt beteende över tid för att uppnå vilket generellt mål du än har satt upp för dig själv, som att öka din produktivitet eller minska din stress. Så du behöver inte bara sätta dina specifika mål utan spåra dem över tid för att se om du uppnår dem eller inte.
5. Använd verktyg för tidshantering
Oavsett om det är en planerare, ett program eller en telefonapp, är det första steget för att fysiskt hantera din tid att vet vart det tar vägen nu och planera hur du ska spendera din tid i framtiden. Ett program som Outlook, till exempel, låter dig schemalägga händelser enkelt och kan ställas in för att påminna dig om händelser i förväg, vilket gör din tidshantering enklare.
6. Prioritera hänsynslöst
Du bör börja varje dag med en session där du prioriterar uppgifterna för den dagen och sätter ditt prestationsriktmärke. Om du har 20 uppgifter för en viss dag, hur många av dem behöver du verkligen utföra?
7. Lär dig att delegera och/eller outsourca
Delegering är en av de svåraste sakerna att lära sig att göra för många företagsägare, men oavsett hur liten du är affären är att du inte behöver vara en enmansshow – du måste låta andra människor bära en del av ladda. Delegation delar de uppgifter som du skulle vara bättre att lämna till någon annan, så att du kan få ut det mesta av den tid du har.
8. Upprätta rutiner och håll dig till dem så mycket som möjligt
Även om kriser kommer att uppstå, kommer du att bli mycket mer produktiv om du kan följa rutiner för det mesta. För de flesta kan de genom att skapa och följa en rutin komma igång med dagens uppgifter snarare än att slösa bort tiden för att komma igång.
9. Ta för vana att sätta tidsgränser för uppgifter
Till exempel kan läsa och svara på e-post ta hela dagen om du låter det. Sätt istället en gräns på en timme om dagen för denna uppgift och håll dig till den. (Det enklaste sättet att göra detta är att tilldela den här uppgiften ett fast tidsblock i stället för att svara på e-post på begäran.)
10. Se till att dina system är organiserade
Slösar du mycket tid letar efter filer på din dator? Ta dig tid att organisera ett filhanteringssystem. Saktar ditt arkivsystem dig? Gör om det så att det är organiserat så att du snabbt kan lägga händerna på det du behöver.
11. Slösa inte tid på att vänta
Från kundmöten till tandläkarbesök är det omöjligt att undvika att vänta på någon eller något. Men du behöver inte bara sitta där och vrida på tummarna. Tekniken gör det enkelt att arbeta var du än är; din surfplatta eller smartphone hjälper dig att hålla kontakten. Du kan läsa en rapport, kontrollera ett kalkylblad eller planera din nästa marknadsföringskampanj.
Ett bonustips: Din tid tillhör dig
Och här är det viktigaste tidshanteringstipset av alla. Du kan vara i kontroll och åstadkomma det du vill åstadkomma — när du väl har tagit tag i tidshanteringsmyten och tagit kontroll över din tid.
