När en kollega eller en av dina anställda når framgång i ett projekt är det viktigt att ge dem det erkännande de förtjänar. Det är lätt att skicka ett snabbt gratulationsmail att låta dem veta att deras arbete uppmärksammades i ett positivt ljus.
Att reagera omedelbart på slutförandet av projektet kommer att göra ditt erkännande ännu mer uppskattat.
Människor gillar att veta att det de gör uppmärksammas och att deras inverkan är tillräckligt hög prioritet för att få din snabba uppmärksamhet.
Hur man skriver ett gratulationsmail
Ämnesrad
Skriv "Grattis", "Tack" eller ett annat positivt ord i ämnesraden för att se till att mottagaren känner till innehållet i meddelandet. Detta ökar också oddsen att den kommer att levereras. Meddelanden med tomma ämnesrader hamnar ofta i en skräpmapp.
Hälsning
Börja ditt meddelande med ett hälsning. Vanligtvis är "Kära namn" det lämpliga sättet att starta en tråd. "Hej namn" eller helt enkelt "Namn" eller att bara börja ditt svar är bra för vidare kommunikation i samma tråd.
Brevkropp
Följ din hälsning med ett kortfattat, direkt stycke eller två om detaljerna i det avslutade jobbet.
Avslutning och underskrift
Använd en artig avslutning. Du behöver inte inkludera kontaktinformation om det inte är en del av din normala Epostsignatur. Om det finns uppföljande svar kan stängningen bli mindre formell i efterföljande meddelanden.
Vad du ska inkludera i ett Grattis-e-postmeddelande
I ditt meddelande kan du nämna det avslutade projektet med ett par detaljer om de specifika element som personen arbetat med och effekten av deras input.
Glöm inte att tacka dem för deras hårda arbete och önska dem fortsatt framgång. Om någon annan på företaget (en arbetsledare eller högsta ledningen) skulle veta vilket bra jobb personen gjorde, se till att kopiera dem på meddelandet.
Det kan vara frestande att skicka ett ännu snabbare gratulationssms, men håll dig till e-post. Detta kan skrivas ut och läggas till i en HR-fil, vilket kan ha en positiv inverkan vid medarbetarens granskning för löneförhöjning och/eller befordran.
Grattis E-postexempel
Granska dessa exempel på gratulations-e-postmeddelanden att skicka till en person som har gjort ett bra jobb.
Bra gjort jobb E-post #1
Ämne: Bra gjort!
Kära Emily,
Vilket fantastiskt jobb du gjorde med butiksrenoveringarna! Varuutställningarna är underbara, och inredningen kompletterar vackert atmosfären du försöker skapa.
Utan din genomtänkta planering och tillsyn hade ett sådant här åtagande varit nästan omöjligt.
Hjärtliga gratulationer och lyckönskningar för din fortsatta framgång.
Hälsningar,
Kathy
Bra gjort jobb E-post #2
Ämne: Framgång!
Kära Dave,
Grattis till framgången med din presentation för ledningsgruppen igår. Du svarade säkert och noggrant på varje fråga.
Jag tvivlar inte på att vi kommer att få kontraktet på grund av ditt hårda arbete och tydliga, koncisa förklaring av vårt företags produkter och prestationer.
Tack för att du tog dig tid att se till att vi blev representerade på ett så professionellt sätt.
Bäst,
Paul
Bra gjort jobb E-post #3
Ämne: Grattis!
Kära Katie,
Grattis till nästa års budget för annonsavdelningen. Jag är särskilt glad att du hittat ett sätt att omstrukturera utgifterna så att vi kan avsätta mer för professionell utbildning för personalen.
Du gjorde ett utmärkt jobb, och jag uppskattar verkligen den tid du lagt ner på detta.
Vänliga hälsningar,
Jack
Hur du skickar ditt meddelande
Naturligtvis finns det många anledningar till att du vill dela grattis med dina anställda och kollegor.
E-post är vanligtvis det snabbaste och enklaste sättet att skicka ditt meddelande, men ibland kan en traditionell handskriven anteckning förmedla en mer personlig touch. Under vissa omständigheter är ett formellt affärsbrev ett lämpligare sätt att uttrycka dina lyckönskningar och tack.
Korrekturläsa och redigera
Med all skriftlig kommunikation är det viktigt att se till korrekturläsa ditt meddelande innan du skickar den. Även om din kollega också är en vän, bör dina arbetsrelaterade e-postmeddelanden innehålla korrekt grammatik, stavning och skiljetecken.
Många gånger slutar affärskommunikation med att vidarebefordras helt eller delvis till andra anställda – ibland av misstag – så se till att allt du skriver i ett e-postmeddelande är korrekt och lämpligt för arbetsplatsen.
