När någon bestämmer sig för att öppna en restaurang, särskilt för första gången, drivs de vanligtvis av en passion för mat i kombination med ett engagemang för gästfrihet. Men samtidigt som att vara en bra kock och att ha en vinnande personlighet är två nyckelingredienser, är det inte de enda. Om ett litet företag misslyckas, är det ofta under det första året och vanligtvis på grund av dåliga affärsbeslut och praxis. När du startar en restaurang är det avgörande att sätta upp ett bra redovisningssystem för att ge ditt företag bästa möjliga chans att överleva.
Att utveckla ett redovisningssystem för restaurang liknar att sätta upp ett redovisningssystem för alla små företag, men det finns viktiga skillnader att tänka på. Restauranger har små vinstmarginaler, så det är viktigt att hålla koll på sina nyckeltal (KPI: er).
Hur ett restaurangredovisningssystem fungerar
Ditt redovisningssystem kommer att spåra alla restaurangens finansiella transaktioner, förbereda rapporter baserade på dessa ekonomiska transaktioner, samla in lämplig information för skatter och sammanfatta information åt dig i ett format du kan förstå.
Med hjälp av den informationen kan du fatta de ekonomiska besluten för din restaurang som kommer att minimera dina utgifter, maximera din vinst och hålla dina kunder nöjda. Utan ett restaurangbokföringssystem skulle allt detta vara ett virrvarr och du skulle inte ha informationen till ditt förfogande för att hjälpa dig att fatta de bästa besluten.
Följ dessa steg för att ställa in ett grundläggande restaurangbokföringssystem.
Steg för att implementera ett restaurangredovisningssystem
Anlita en bokförare eller revisor
Om du inte är en revisor eller bokhållare tillsammans med att vara kock eller restaurangägare, kommer du att behöva lite hjälp för att sätta upp ett restaurangbokföringssystem. Även de minsta kaféerna måste föra ekonomiska register så att de kan lämna in sina skatter och fatta bra beslut för att hålla verksamheten flytande.
Du bör överväga att anlita en intern bokförare och lägga ut redovisningstjänster på entreprenad.
Det är skillnad på bokföring och redovisning. Bokföring är processen att registrera finansiella transaktioner och organisera kvitton och annan dokumentation. Redovisning är samtidigt praxis att analysera informationen som tillhandahålls av bokhållaren och utveckla rapporter för att göra siffrorna begripliga för en icke-affärsorienterad person. Ett annat alternativ är att göra bokföringen själv och endast anlita en revisor. Det är ett plus om du kan anlita en bokhållare och revisor som är bekant med besöksnäringen.
Välj bokföringsprogram
Det finns ett antal robusta programvara för restaurangbokföring. Du vill välja en som är lätt att lära sig och använda men som erbjuder starka rapporterings- och finansiell analysfunktioner. Du måste överväga programvara som genererar vinst och förlust (inkomst) och andra finansiella rapporter. Programvaran måste också ha lagerhanteringsfunktioner, och den bör integreras med löneprogramvara om du gör löner internt.
Andra viktiga funktioner är fakturering, hantering av kundfordringar och leverantörsreskontra, schemaläggning av anställda och menyplanering för att nämna några.
Komplexiteten hos din restaurang och dess utbud bör hjälpa till att diktera vilken programvara du köper. Din bokhållare eller revisor kan ge dig råd om vilket programpaket du bör välja.
Restauranglönelistan är komplicerad med olika löner, dricks och varierande arbetsscheman. Det är ofta en bra idé att lägga ut din lönebok till din revisor eller till en lönetjänst. Om du gör löneadministration internt måste du välja löneprogram. Detsamma gäller för skatteplanering och förberedelser.
Välj din redovisningsmetod
Du har några beslut att fatta som går hand i hand med att välja ditt bokföringsprogram. Först måste du bestämma om du använder enkel eller dubbel bokföring för att organisera dina böcker. Eftersom restaurangbranschen innebär att hålla lager, är dubbel bokföring vanligtvis att rekommendera.
Du måste också bestämma om du ska använda kontant- eller periodiserad redovisning. Periodisering ger dig en mer exakt finansiell bild eftersom den registrerar intäkter och kostnader så snart transaktioner inträffar.
Välj ett kassasystem (POS) för kontanthantering
Ett försäljningsställe (POS) är den plats där en kund betalar för sin måltid och alla andra produkter eller tjänster som de har köpt på en restaurang. Restauranger behöver särskilda funktioner i deras POS programvara, som att spåra försäljning. Vissa POS-paket kan hjälpa till med menyförberedelser och tidtagning för anställda. Restauranger behöver också POS-programvara som har starka lagerhanteringsfunktioner både för framsidan av huset och back office. Programvaran kan till och med hjälpa till med att förbereda löner.
En restaurangs POS-system bör ha en knappsats vid registret på grund av mängden kreditkortstransaktioner. Kunder kan sedan använda sina kreditkort för att göra en kontaktlös transaktion.
Sammanställ restaurangens kontoplan
Kontoplanen är en lista över alla de fem kontokategorier som utgör resultaträkningen och balansräkningen. Dessa konton är tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Pengar flödar in och ut från dessa konton under den normala verksamheten. När du antingen spenderar pengar eller tjänar pengar, debiterar och krediterar du dessa konton på lämpligt sätt enligt redovisningsprinciper.
Vart och ett av dessa konton kommer att ha underkonton som är branschspecifika. Till exempel kommer en kontoplan för en restaurang att vara annorlunda än en kontoplan för andra typer av företag. Se exemplet nedan:
Om du investerar i bokföringsprogram för restauranger hjälper det dig att skapa en lämplig kontoplan för din restaurang.
Hur man spårar restaurangens flöde av pengar
Det finns specifika konton i en kontoplan som är särskilt viktiga för restauranger. Håll ett öga på följande:
Löner
Det kanske mest problematiska kontot på restauranger är löner. Restaurangarbetare kan vara både heltids- och deltidsarbetande till olika lönenivåer. Det är tillrådligt att antingen lägga ut dina lönetjänster på entreprenad eller åtminstone använda specifik löneprogramvara för denna uppgift.
Lager
På en restaurang kommer ditt lager att bestå av två breda klasser: mat och förnödenheter. Spåra ditt lager så att du inte har för mycket, som kommer att sluta som avfall, eller för lite, vilket kommer att skada din försäljning. Du vill hålla ditt genomsnittliga dagliga lager så lågt som möjligt utan att orsaka brist. Din POS-programvara är ovärderlig för att hjälpa dig hålla reda på ditt lager.
Leverantörsreskontra
Leverantörsskulder är vad du är skyldig dina leverantörer och finns med i din balansräkning. När du får en faktura, skriv in den i ditt bokföringsprogram. På så sätt kommer du inte att vara sen med att betala dina räkningar. En god relation med dina leverantörer och leverantörer hjälper ditt företag att fungera smidigt.
Pengaflöde
Håll koll på hur mycket pengar som går in och ut ur ditt företag. Det är till hjälp att känna till ditt kassaflöde på en daglig, veckovis, månads- och kvartalsbasis. Att utveckla både en kassabudget och en redogörelse för kassaflöden hjälper dig att spåra ditt kassaflöde.
Försäljning
Det är viktigt för en restaurangägare att veta hur mycket av din försäljning som kommer från mat och hur mycket från drycker. Du kan ytterligare dela upp detta i äter-i-måltider, utförandemåltider och till och med i olika menyalternativ genom att använda ditt bokföringsprogram.
Kostnad för sålda varor
Kostnader för sålda varor (COGS) på en restaurang består av all mat och all tillbehör som används för att göra föremålen på din meny. Du bör skilja COGS från de andra kostnaderna för att driva ett företag, såsom hyra och el eller beläggningskostnader. Kontoplanen för en restaurang listar alla beläggningskostnader som utgifter medan mat och förnödenheter listas under COGS.
Vilka rapporter är viktiga för restaurangredovisning
Det finns rapporter som är specifika för restaurangbokföring och andra rapporter som alla småföretag bör upprätthålla för både skatter och ansvarsskyldighet. De restaurangspecifika rapporterna avgränsar dina KPI: er. Dessa rapporter kan vanligtvis genereras av restaurangens bokföringsprogram och POS-programvaran::
- Daglig försäljningsrapport: Den här rapporten låter dig jämföra din försäljning från vecka till vecka eller månad till månad för att se hur det går för din restaurang innan du drar av utgifter.
- Matkostnader: Du måste se hur mycket mat kostar jämfört med de totala intäkterna från försäljningen av matvaror. Ditt POS-system tillhandahåller dessa siffror.
- Beläggningskostnader: Dessa kostnader, som hyra och el, är dina omkostnader och förändras inte mycket.
- Prime kostnader: Den här rapporten jämför dina arbetskostnader plus COGS med dina intäkter. Vanligtvis utgör arbetskostnaden, som inkluderar löner tillsammans med personalförmåner, cirka 30 % av intäkterna. Själva kostnaden på en restaurang utgör det mesta av dina utgifter. Håll ett öga på prime cost eftersom det är där du kan spara mest pengar.
- Driftskostnader: Dessa utgifter är allt som inte täcks av självkostnads- och beläggningskostnader, som till exempel marknadsförings- och reklamkostnader.
Dessa är rapporterna som varje litet företag bör underhålla:
- Resultaträkning: Resultaträkningen är din resultaträkning. Det kommer att visa dina utgifter över en tidsperiod som en månad eller ett kvartal. Resultaträkningen visar dina intäkter jämfört med dina utgifter.
- Balansräkning: Balansräkningen visar vad företaget äger (tillgångar) och vad det är skyldigt (skulder), samt ägarens egna kapital. Om du är skyldig mer än du äger bör du vidta åtgärder för att öka dina intäkter och minska din skuldbelastning.
- Rapport över kassaflöden: Kassaflödesanalysen visar in- och utflöden av kontanter inom ditt företag. Det är ett ovärderligt verktyg för att hålla reda på dina kontantbehov.
