Arbetsgivare bör aldrig placera särskilda föremål i dina allmänna personalregister. Innehållet i dina anställdas personalfiler och register är i allmänhet tillgängligt för personalen, den anställde och den anställdes chef eller arbetsledare, i vissa företag.
I andra är åtkomsten begränsad till HR-personal och anställda kan begära tillgång till sina register. Advokater kan också stämma innehållet i personalregistren för stämningar och klagomål från Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). En tidigare anställd kan också begära en kopia av sin personaljournal.
Bästa praxis gör att personalfilen endast är tillgänglig för personalen på personalen. Du måste förvara personalakter i lås och slå i ett förråd som gör dem oåtkomliga för andra anställda.
Med alla dessa potentiella användningsområden och potentiella tittare av dina anställdas personalregister måste en arbetsgivare ta se till att upprätthålla en opartisk, saklig dokumentation av en anställds anställningshistorik i din anställdas personal uppgifter.
Följaktligen kommer du att vilja tillämpa dessa allmänna riktlinjer på den dokumentation som du behåller i din organisations personalregister.
Riktlinjer för innehållet i personaljournalen för anställda
Uppgifter i personalboken ska vara sakliga.
Chefens eller personalens åsikter; slumpmässiga anteckningar; skvaller; ogrundade rykten; frågor, rapporter eller påståenden från andra anställda som är outforskade; anklagelser som inte har efterföljts, undersökts och avslutats; och all annan icke-faktisk information, kommentarer eller anteckningar bör uteslutas från en anställds personalakt.
Ett av de värsta exemplen på stötande kommentarer som en HR-chef hittade i en anställds personaljournal, involverade en anställningschefs intervjuanteckningar. En sa: "Möjligen för fet för att gå upp och ner för trappan efter behov." Föreställ dig att medarbetaren, en advokat och till och med framtida anställda och arbetsledare läser kommentarer som dessa.
I ett annat företag hittade chefen ogrundade anteckningar som chefer och andra hade placerat i den anställdes filer som, "Mary är arg för att hon inte fick löneförhöjning. Hon saktade ner sitt arbete målmedvetet för att bli jämn med sin chef." Ser du problemet?
Personalposter måste genomtänkt tilldelas deras lämpliga filplatser.
Bestäm ett protokoll för ditt företags personalregister baserat på statliga och federala lagar, arbetslagar såsom Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996 (HIPAA), och arbetsgivarens bästa praxis.
Håll dig sedan till protokollet. Du vill inte hitta slumpmässiga läkares ursäkter instoppade i personalakten när de hör hemma i en medicinsk fil. Inte heller vill du ha motiveringen och motiveringen för en anställds befordran i löneregistret.
Du vill inte heller ha register över ett anställningsbeslut som innebär bakgrundskontroller eller anteckningar från diskussioner med tidigare arbetsgivare i personalakten.
Arbetsledare, chefer och andra anställda som placerar dokumentation i personaljournaler behöver utbildning.
Varje person som har tillgång till och kan placera dokument i en personalakt behöver utbildning för att skriva dokumentationen på lämpligt sätt.
Att i en anställd tillrättavisning säga att den anställde var en fullständig deadbeat kommer inte att vinna dina personalregister några priser. Men outbildade handledare har varit kända för att skriva liknande uttalanden och placera dem i personalens personalakter.
Ännu bättre, begränsa åtkomsten till filerna till din HR-personal som är ansvarig för journalerna och vet vad som bör och inte bör placeras i en personalakt. Din HR-personal kan kontrollera all dokumentation innan den lämnar in den för att säkerställa att den är saklig och korrekt skriven. Processen med granskning och feedback hjälper dina chefer att lära sig hur man skriver lämplig dokumentation.
Balansera informationen du placerar i personalregister.
Inkludera både de positiva och de negativa aspekterna av en anställds anställningshistoria. Alltför ofta betonar personaljournaler varje negativ händelse och missar de positiva komponenterna som varje anställd upplever. Tänk på att spara bevis på höjningar, erbjudanden, belöningar för utmärkta prestationer och kopior av beröm och tackkort.
Inse skillnaden mellan en arbetsledares personliga anteckningar om deras rapporterande personal och företagets officiella personalregister.
Handledarens anteckningar som används för prestationsförbättringar, för att spåra projekt och måluppfyllelse och för att rättvist fastställa lönehöjningar och prestationsutvecklingsplaner hör till exempel hemma i en arbetsledares privata akt, inte i företagets officiella personal uppgifter.
Inse också behovet av att utbilda handledare i hur man gör anteckningar och underhåller dokumentation i sin hanteringsfil. Samma kriterier för fakta, inte åsikter, och specifika exempel, inte hörsägen, gäller för privata anteckningar.
Handledarens privata anteckningar kan stämmas i fallet med en rättegång, så försiktighet rekommenderas även för privata anteckningar. Dessutom rekommenderas inte praxis hos vissa arbetsledare eller chefer att förvara kopior av register som finns i den officiella personalakten för anställda i deras ledningsfil.
Att anställa dokumentation och intervjuanteckningar är lite av ett problem.
Den bästa praxisen är att upprätthålla en separat fil för varje tjänst du tillsätter som innehåller all dokumentation som är relaterad till att tillsätta den tjänsten från platsannonsen till referenskontrollerna. De sökandes meritförteckningar, följebrev och ansökningar hör till denna fil förutom att du ska flytta den anställdes ansökan till personalakten.
Enligt Society for Human Resource Management (SHRM). "En anställningsfil innehåller dokumenten och de åtgärder som vidtagits för anställningen av varje tjänst. Inkluderat är platsannonser, meritförteckningar, anställningsansökningar, jobborder som skickats till någon byrå, intervjuutvärderingar, referenskontroller, resultat av fysiska undersökningar, resultat från anställningstest, kreditupplysningar, giltighetsdokumentation för tester som används i urvalsprocessen, sökandedata för kandidater som inte anställts och relaterat information."
Den här filen har också de officiella checklistorna och formulären du använder för att sträva efter opartisk representation av en potentiell anställds kvalifikationer och stödja ditt beslut att anställa de mest kvalificerade kandidat. Anställningschefens åsikter och anteckningar som gjordes under anställningsprocessen hör inte hemma i denna fil.
Personal kan samla in dessa anteckningar för att upprätthålla fullständig dokumentation om ett anställningsbeslut, men de hör inte hemma i personalregistren.
Saklig dokumentation om anställningsbeslut.
Denna dokumentation inkluderar sådana beslut som befordran, övergång till en lateral möjlighet och löneökningar och de hör hemma i personalboken. Det gör inte chefens eller HR: s åsikter om medarbetaren. Officiell disciplinär dokumentation som en skriftlig varning hör också hemma i den anställdes personalakt.
Specifika exempel på dokumentation som inte bör finnas i personalregister
Följande information ska inte placeras i personalregister. Dokumentationen kan kräva en separat fil, kan klassificeras som tillsyns- eller ledningsnoteringar eller bör inte förvaras alls av en arbetsgivare.
- Eventuell medicinsk information hör hemma i journalen.
- Löneuppgifter hör hemma i lönefilen.
- Dokument som inkluderar anställdas personnummer eller information om en anställds skyddade klassificeringar som ålder, ras, kön, nationellt ursprung, funktionshinder, civilstånd, religiös övertygelse, genetisk sammansättning, vikt och så vidare ska aldrig behållas i personalen filer.
- Handledningsdokumentation i syfte att hantera en anställds arbete, sätta upp mål, lämna feedback och så vidare bör arkiveras i en privat, arbetsledare eller chefsägd mapp.
- Utredningsmaterial inklusive anställdas klagomål, vittnesförhör, medarbetarintervju, resultat, advokatrekommendationer, och upplösning, plus uppföljning för att säkerställa att inga repressalier inte finns, bör finnas i en utredningsakt som är skild från personalen uppgifter.
- Arkivera anställdas I-9-formulär i en I-9-fil eller plats, borta från anställdas personalregister. (I händelse av en federal granskning av dina I-9s vill du inte avslöja någon annan information som rör dina anställda.)
- Placera bakgrundskontroller inklusive kriminell historia, kreditupplysningar och så vidare och resultaten av drogtester i en separat konfidentiell fil som arbetsledare, chefer och medarbetare inte kan tillgång. SHRM rekommenderar antingen denna separata konfidentiella fil eller alternativt att denna information också kan sparas i den anställdes konfidentiella medicinska fil.
- Anställdas lika möjligheter-register såsom självidentifieringsformulär och myndighetsrapporter bör inte förvaras i personalakten eller någonstans där arbetsledaren har tillgång.
Poängen
Om du följer dessa riktlinjer, lagrar din organisation faktiskt fakta, stödjande anställningshistorik och personaluppgifter på lämpliga platser.
Observera att informationen som tillhandahålls, även om den är auktoritativ, inte garanteras för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och anställningslagar och regler varierar från stat till stat och land till land. Vänligen sök juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är till för vägledning, idéer och hjälp.
